Понятие и виды документов о работе

В приходно-расходную книгу  вносятся все операции, связанные  с получением и расходованием  бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним, с указанием серии и  номера каждого бланка. Книга ведётся  бухгалтерией.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведётся  кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим приём и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному  нанимателю, а так же трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, впервые поступающим на работу. При получении трудовой книжки в связи с увольнением, работник расписывается в личной карточке и в книге учёта. Все записи в книге учёта должны быть сделаны одновременно с принятием работника, заполнением или выдачей трудовой книжки или вкладыша.

Приходно-расходная книга  и книга учёта движения трудовых книжек должны быть пронумерованы и  прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и сургучной печатью [7, с. 66-67].

В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт, как для документов строгой  отчётности, о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей  к ним. Составленный акт  и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения.

Выдача трудовой книжки на руки предусматривается только при  увольнении, за исключением случаев, когда работнику необходимо предъявить оригинал трудовой книжки нотариусу  при удостоверении копии для  оформления лицензии на оказание правовых услуг. При необходимости наниматель по просьбе работника может выдать ему заверенную выписку сведений о работе  из трудовой книжки. При увольнении гражданина все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесённые в трудовую книжку за время его работы, заверяются подписью нанимателя или специально уполномоченным лица и печатью нанимателя. Оформленная трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения. Если работник отсутствует в день увольнения, то наниматель в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. В почтовом уведомление указывается порядок работы службы кадров и ответственное лицо, к которому необходимо обратиться за получением трудовой книжки. При задержании выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Выдача справок в замен трудовых книжек не допускается [10, с. 37].

При задержке трудовой книжки по вине нанимателя днём увольнения считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издаётся приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесённая запись о дне увольнения признаётся недействительной. Пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия  владельца данной книжки.

В случае когда работник отказывается получить трудовую книжку, не смотря на уведомления о необходимости  получения трудовой книжки, не является за ней и не выражает желания высылки  её по почте, наниматель не несёт ответственности  за задержку выдачи трудовой книжки и  время, в течении которого уволенный  работник не получал трудовую книжку не по вине нанимателя, оплате не подлежит.

В случае смерти работника, трудовая книжка выдаётся на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. Трудовые книжки, не полученные их владельцами, хранятся в службе кадров.

По просьбе работника  нанимателем, внесшим такую запись, выдается дубликат трудовой книжки без  внесения в нее этой записи. На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат", и она  возвращается владельцу для представления  ее впоследствии в органы по труду  и социальной защите для документального  подтверждения трудового стажа  до поступления на работу к нанимателю, выдавшему указанный дубликат [16, с. 236].

В таком же порядке признается недействительной запись и выдается дубликат трудовой книжки работнику  в случае признания в установленном  законодательством порядке незаконными  привлечения к уголовной ответственности, осуждения, послуживших отстранению  от должности, освобождению от работы (должности).

Основания выдачи дубликата  трудовой книжки

Законодательством установлены  случаи, когда выдается дубликат трудовой книжки:

1) в случае утери трудовой  книжки;

2) в случае, если книжка  пришла в негодность;

3) в случае отбытия  наказания в виде лишения права  занимать определенные должности  или заниматься определенной  деятельностью;

4) в случае признания  недействительной записи об увольнении  в связи с незаконным осуждением;

5) в случае признания  недействительной записи об увольнении  в связи с признанием увольнения  незаконным или изменением формулировки  причины увольнения [14] .

    Постановлением  Министерства труда и социальной  защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 Инструкция дополнена  положением о том, что при  приеме от работника трудовой  книжки лицом, оформляющим прием  и увольнение работников, ему  выдается расписка в получении  трудовой книжки в произвольной  форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя.

Все копии документов, связанных  с работой, должны предоставляться  работнику бесплатно.

Наниматель выдает работнику  по его письменной просьбе трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных  дней.

При утрате трудовой книжки в случае выдачи ее на руки работнику  выдается дубликат трудовой книжки с  взиманием его стоимости.

Наниматель вправе в таких  случаях отказать работнику в  содействии при получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) после увольнения работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Следует обратить внимание, что в нормативных правовых актах, регулирующих этот вопрос, имеется  противоречие, касающееся срока обращения  работника к нанимателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Согласно подп. 1.6 постановления № 1635 в случае потери трудовой книжки (вкладыша к ней) работник вправе обратиться к  нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Постановлением Министерства труда  и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 в п. 51 Инструкции внесены изменения, согласно которым  работник вправе обратиться за выдачей  дубликата трудовой книжки в течение  трех месяцев.

В данном случае должно действовать  правило, установленное ч. 5 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями  и дополнениями, согласно которому законы, декреты, указы и постановления  Совета Министров Республики Беларусь имеют большую юридическую силу по отношению к нормативным правовым актам министерств, иных республиканских  органов государственного управления и Национального банка Республики Беларусь [13, ст. 10 ч. 5].

Таким образом, в данном случае должны действовать положения постановления  № 1635, поскольку оно имеет большую  юридическую силу по сравнению с  постановлением Министерства труда  и социальной защиты.

Не позднее 15 дней после  получения заявления наниматель обязан выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (нового образца) с надписью «Дубликат» в  правом верхнем углу первой страницы.

При прекращении деятельности нанимателя уволенный работник обращается по вопросу выдачи справки о времени  работы у данного нанимателя, размере  заработной платы, а также других документов по месту хранения сданных  в установленном порядке документов строгой отчетности (собственник  ликвидируемого нанимателя, местный  исполнительный и распорядительный орган, архив и др.) [14].

Контроль за соблюдением  установленного порядка ведения, учёта,  хранения и выдачи трудовых книжек возложен на Комитет по инспекции  труда при Министерстве труда  и социальной защитых [11]. Наниматели должны:

- принимать меры к строгому  соблюдению установленного порядка  ведения трудовых книжек работников;

- укреплять кадры работников, осуществляющих ведение трудовых  книжек, грамотными и знающими  трудовое законодательство специалистами;

- обеспечивать их действующими  законодательными материалами по  этому вопросу;

- принимать меры по  улучшению хранения архивных  документов, относящихся к трудовой  деятельности работников.

Иногда ошибки, допущенные при оформлении трудовых книжек, приводят к незаконным выплатам государственных  пенсий. Поэтому следует знать, что  за нарушение установленного порядка  ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек наниматели и специально уполномоченные ими лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных  законодательством случаях –  иную ответственностьх [7, с. 69].

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Таким образом, можно сделать вывод, что документ является основным носителем информации, значение и сила которых определяется в первую очередь правильностью его оформления.

В трудовой сфере трудовая книжка является одним из самых важных документов. Когда приходит время  оформления трудовой пенсии, то одним из основных документов, подтверждающих трудовой стаж, является трудовая книжка.  Если трудовая книжка была повреждена, или неправильно оформлена, то может стать под сомнение безупречный трудовой стаж. Так же кадровик может отказать в законной надбавке к зарплате или вообще усомниться в достоверности, если запись в трудовой книжке не будет соответствовать законодательству. Трудовой кодекс, а также Инструкция четко указывают, что трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Несмотря на это одним из наиболее распространенных нарушений трудового законодательства является нежелание нанимателя заводить трудовую книжку на работника, работающего непродолжительный период времени.

Довольно распространенной ошибкой является заполнение трудовой книжки (либо внесение записи о работе при ее наличии) на лиц, выполняющих  работу по гражданско-правовым договорам. При этом должностные лица, ответственные  за кадровую работу, утверждают, что  внесли запись о работе по желанию  лица, выполнявшего такую работу [12]. В таких случаях необходимо руководствоваться п. 5 Инструкции, в соответствии с которым запись в трудовую книжку о выполнении работы по гражданско-правовым договорам не вносится [8].

Должностному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек работников, необходимо учитывать, что заполнение трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу, должно быть осуществлено в  срок не позднее одной недели со дня приема на работу. Кроме того, с каждой записью, вносимой в трудовую книжку, наниматель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке формы Т-2, в которой также  производится запись, соответствующая  записи в трудовой книжке.

Распространенной ошибкой  при занесении данных о работнике  в трудовую книжку является запись сведений о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании со слов работника. Все вышеуказанные сведения заносятся в трудовую книжку только на основании соответствующих документов (паспорт, свидетельство о рождении, диплом, документ, подтверждающий получение среднего специального образования, и др.) [12].

С целью подтверждения  правильности внесения нанимателем  сведений в трудовую книжку после  указания даты ее заполнения работник заверяет правильность сведений своей  подписью.

Что касается занесения сведений о работе в трудовую книжку, то наиболее распространенной ошибкой нанимателя является внесение записей по несуществующим наименованиям профессий, должностей и специальностей работников. При  занесении в трудовую книжку сведений о работе нанимателю необходимо руководствоваться  п. 21 Инструкции, в соответствии с  которым запись о наименовании профессии, должности производится на основании  штатного расписания и должна соответствовать  Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих  и должности служащих» [8].

 Существует проблема, связанная с порядком исправления неправильных записей на титульном листе трудовой книжки. Этот вопрос не рассмотрен ни в Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек работников, утв. постановлением Министерства Труда РБ от 9 марта № 30, ни в Постановлении Совета Министров РБ «О трудовых книжках». Следует также отметить, что и в этих нормативных правовых актах говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении как ошибочных. Кроме того, Инструкция содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта. И все же в реальной жизни нередки случаи предъявления работником давно оформленной трудовой книжки с незамеченной своевременно ошибкой на титульном листе. В связи с этим трудовую книжку можно признать как недействительный документ.