Автоматизированное завершение отчетного периода и составление отчетности

- журналы-ордера;

- Главную книгу;

- и др.

На основании журнала можно также  получить  регламентированные  внешние отчеты, а также отчеты произвольной формы созданные пользователем:

- баланс;

- расчеты по налогам;

Существует  также  возможность  используя  встроенный  язык   создавать достаточно сложные  алгоритмы  обработки  информации  в  бланках,  журналах, картотеках.

    Программный комплекс «БЕСТ»

Разработан фирмой «Интеллект-Сервис» и предназначен  для  автоматизации деятельности бухгалтерии,  начиная с формирования  первичной  документации вплоть до генерации главной книги и набора  бланков  финансовой  отчетности. Кроме  того, на  основе обобщенных   данных  пакет выполняет функции экономического   анализа   хозяйственной   деятельности и  формирования статистической  отчетности  по  предприятию.  Программа  «БЭСТ»  может  быть применена  на  средних  и  малых  предприятиях,  в  локальном  варианте   на предприятиях  с  объемом  операций  не  более  40-50  в  день.  Обычно   это предприятия с численностью 250-300 человек. Сетевая версия  программы  может использоваться на предприятиях с численностью 2000-2500 человек.

Программа «БЭСТ» обеспечивает:

-  ведение сплошного учета, т.е. адекватное отражение каждой хозяйственной операции в рамках системы;

- непрерывность учета;

- организацию взаимосвязанного учета;

- осуществление многовалютного  учета,  многоуровневого  разветвленного

складского учета.

Данная программа представляет собой набор программных  модулей,  каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе  комплекса. При всех условиях  необходимо  наличие  модулей  настройки  ведение  главной книги, так как только в них осуществляется привязка программы  к  компьютеру и настройка плана счетов.

Программа «БЭСТ» состоит из следующих подсистем (модулей): Модуль настройки и системных утилит. В  нем  устанавливается  начальная

дата эксплуатации,  настройка  аппаратных  средств,  поддерживаются  функции сервисного обслуживания баз данных и резервного копирования информации. Модуль «АРМ главного  бухгалтера».  Здесь  выполняется  формирование  и ведение  всей   системы   и   аналитического   учета   и   общих   системных классификаторов. Выполняются также  функции  учета  хозяйственных  операций, экспорт и  импорт  данных,  формирование  всей  отчетности  и  аналитических ведомостей.

Модуль «Касса, подотчетные лица».реализует  возможность  одновременного ведения нескольких касс, в том числе и валютной. В нем составляется  регистр кассовых  документов,  формируется  отчет  кассира,   распечатывается весь комплекс кассовых документов по расчетам с подотчетными лицами.

Модуль «Расчетные и валютные  счета».  Обеспечивает  учет  операций  по расчетным, валютным и специальным счетам, а также  учет  кредиторов.  В  нем формируются платежные документы. Модуль «Основные средства и нематериальные активы».  Здесь  выполняется учет основных средств и нематериальных активов. Аналитический  учет  ведется в  натуральном  и  стоимостном   выражении   в   разрезе   групп   объектов,

подразделений и материально ответственных лиц.

Модуль   «Управление   закупками».   В    нем  осуществляется учет

производственных запасов. Аналитический учет  ведется  по  счетам,  группам, объектам учета и складским помещениям. По этому модулю формируется более  30 аналитических отчетов. Модуль «Склад товаров и готовой продукции». Предполагает учет товаров и готовой продукции аналогично модулю «Управление закупками». Модуль «Управление продажами». Обеспечивает ведение  учета  заказов  по предприятию, степени их выполнения, расчетов с клиентами, выписку  расчетных документов на оплату и отгрузку, учет операций по  комиссионной  торговле  и посреднических операций.  Этот  модуль  напрямую  связан  с  модулем  «Склад товаров и готовой продукции».[12]

Модуль «Заработная плата». Реализован в двух вариантах: полный набор по всем системам оплаты и  упрощенная  форма  (для  предприятий  с  повременной оплатой труда). В нем ведутся  лицевые  счета  по  сотрудникам  предприятий, имеется возможность настройки списка  начислений  (удержаний),  формирования расчетно-платежных ведомостей, индивидуальных  расчетных  листов,  расходных кассовых ордеров, налоговой и сводной отчетности по заработной плате.

5. Общие принципы автоматизации аудита

Правилом (стандартом) аудиторской  деятельности  «Проведение  аудита  с помощью компьютеров» (одобрено Комиссией  по  аудиторской  деятельности  при Президенте РФ 11.07.2000 протокол №1) предусмотрены следующие  требования  к используемым в аудите программным средствам:

- анализ содержания формируемой в бухгалтерии  экономического  субъекта

базы данных, если таковая существует и доступна;

- контроль показателей, содержащихся в регистрах  бухгалтерского  учета

экономического субъекта;

- тестирование алгоритмов, используемых  в  автоматизированной  системе

бухгалтерского учета;

-  контроль   соответствия   показателей,   содержащихся   в   форматах

бухгалтерской отчетности, данным бухгалтерских регистров  или  базы  данных, формируемой в бухгалтерии при обработке первичных документов;

- использование возможностей поисково-справочных информационных  систем в   области   нормативных   и   законодательных   актов,    регламентирующих бухгалтерский учет и аудит в РФ;

- формирование аудиторской документации (рабочей и итоговой).

Следует отметить тот факт, что на рынке компьютерных  программ  сегодня присутствует  только  три  специализированных  продукта,   направленных   на решение задач  аудита:  «Помощник  аудитора»  компании  «ДИЦ»  и  «Экспресс- аудит», «Ассистент аудитора» консалтинговой группы «Термика»  (Москва),  что свидетельствует об отсутствии общепринятых принципов автоматизации аудита.

В известных публикациях  по  автоматизации  аудита  прослеживаются  два принципиально различающихся подхода. Первый  предполагает  использование  набора  тестов  (рабочих  таблиц), ориентированных на ввод  констатирующей  информации  (типа  «да»,  «нет»)  о соблюдении тех или иных правил бухгалтерского учета. При этом  бухгалтерская информация клиента полностью или частично  игнорируется. Такой путь может привести к существенному риску пропуска ошибок. Второй подход ориентирован на первичную информацию клиента,  в  которой отражены хозяйственные операции на синтетическом и аналитическом уровне. В этом случае требуются существенные затраты времени на ввод данных клиента.[13]

Наиболее правильно гибкое сочетание упомянутых  подходов,  позволяющее формировать окончательное мнение аудитора  как  на  основе  тестов  (рабочих таблиц), так  и  на  основе  оценки  достоверности  первичной  бухгалтерской информации клиента.

6. Организационные  и  технические  особенности  проведения  аудита  с

использованием программных средств

Очевидно, что рабочим инструментом  аудитора  при  проведении  проверки является компьютер. Программа должна быть сетевой, а все данные –  храниться в   единой   базе,   к   которой   пользователи   системы    должны    иметь автоматизированный доступ соответствующего  уровня.  Наряду  с  операционной системой Windows 95/98 и выше на каждом компьютере желательно иметь  браузер Internet Explorer версии не ниже 5.0.

Вход в систему должен быть авторизован, чтобы в процессе  работы  можно было автоматически отслеживать, кто, когда и какие данные вносил  (изменял). Пользователям предоставляют разные права по работе  с  системой,  которые  в простом варианте делятся на два уровня:  руководитель  проверки  и  аудитор. Все  информация,  записанная  в  базу  данных  (БД),  должна  быть  доступна одновременно всем членам аудиторской группы.

Этапы проведения аудиторской проверки.[14]

1.Подготовительный этап. Здесь выполняются следующие мероприятия.  Изучается  и  записывается  в базу  данных  информация  о  клиенте:  данные  Главной книги, показатели бухгалтерской отчетности и другая доступная информация. На основе полученной информации проводятся  предварительный  финансовый

анализ, оценка уровня существенности и аудиторского риска.

С учетом полученных результатов разрабатывается  общий  план  аудита  и распределяются обязанности между членами аудиторской группы. Далее  аудиторы в соответствии с  полученным  заданием  самостоятельно  выполняют  следующие работы:

- проводят анализ  бухгалтерских  записей  по  Главной  книге  с  целью

выявления некорректных и нетипичных операций по порученным им разделам;

- определяют уровень существенности по своим разделам;

- разрабатывают программы аудита  по  разделам  с  учетом  особенностей

экономического субъекта и полученной о нем информации (анализ  отчетности  и Главной книги);

- в  соответствии  с  базой  правил  самостоятельно  формируют  рабочие

таблицы по разделам для тестирования выполнения правил бухгалтерского  учета и записывают их в БД, составляя локальную базу правил для своих разделов.

На  основании  записанных  в базу данных  показателей   бухгалтерской отчетности все  расчеты  по  анализу  финансового  положения  клиента  могут выполняться сразу же,  однако  до выражения окончательного   мнения о достоверности проверяемой отчетности пользователя этими результатами надо  с осторожностью.

Большим  удобством  при  проведении  проверки  оказывается  доступность каждому аудитору данных отчетности и Главной книги непосредственно на  своем рабочем  месте  (компьютеревоем  рабочем  месте  ().и  проверки  оказывается доступность каждому аудитору данных   отчетности   и Главной   книги непосредственно на ).

По окончании подготовительного этапа можно приступать непосредственно к проверке.

    2. Этап проверки.

После выполнения мероприятий подготовительного этапа аудитор приступает к проведению проверки своего раздела. Очевидно, что результатом  его  работы

должно быть  выражение  мнения  о  достоверности  комплекса  учетных  задач, проверка которого  ему  поручена  в  соответствии  с  общим  планом  аудита. Разумеется, мнение должно быть обоснованным и  выражено  в  форме,  принятой внутренними стандартами  аудиторской  фирмы.  Общая  схема  работы аудитора может содержать следующие этапы:   планирование;   изучение   исходной информации; выражение мнения аудитора и составление отчета руководителю.

Исследуя  отдельную  хозяйственную  операцию,  аудитор   должен   иметь следующие возможности: в ходе работы обращаться к сформированной на  подготовительном  этап локальной базе правил по своему разделу; регистрировать  в  базе  данных  все  проверенные  операции  и  свои комментарии по ним; регистрировать  допущенные  ошибки  и  нарушения  по  рассматриваемой хозяйственной операции, используя справочник типовых  бухгалтерских  ошибок. В  случае  выявления  ошибки,  отсутствующей  в   справочнике, его можно оперативно пополнить; регистрировать в локальной базе  правил  своего  раздела  собственные профессиональные  суждения  о  соблюдении  (несоблюдении)  отдельных  правил бухгалтерского учета, при необходимости записывая комментарии.[15]

Таким  образом,  вся  информация  по каждому элементу   проверяемой совокупности должна записываться в  базу  данных  непосредственно  в  момент выражения аудитором частного мнения по проведенной операции. Как правило,  в случаях несложных нарушений запись информации об одной операции  занимает  у опытного аудитора не более 1-2 минут.

3. Завершающий этап.

Здесь аудитор производит оценку  и  анализ  полученной  в  ходе  аудита информации. Автоматизация позволяет ему  производить  оценку  существенности выявленных нарушений по проверяемой совокупности  в  любой  момент  времени. Модулем   обработки   и   оценки   должен   быстро   производиться расчет существенности выявленных нарушений на основе данных: о принятом уровне существенности; о проведенных операциях; о сумме выявленных нарушений по счету; о величине проверяемой совокупности (по данным Главной книги).

Одновременно  с  этим  должна  формироваться  справка  о  количестве  и характере так называемых качественных  нарушений  по  проверенному  разделу, т.е. нарушений, не влияющих на сальдо  проверяемого  счета  или  по  которым невозможно определить величину искажения отчетности. Примером может  служить отсутствие расшифровки подписей должностных лиц. Итогом проверки  раздела  для  аудитора  является  выражение  мнения  о достоверности проверенного раздела, документирование проведенной проверки  и подготовка отчета руководителю.

7. Преимущества автоматизации аудиторской деятельности

В ходе проверки аудитор находится в принципиально  иной  информационной среде, чем при обычных методах проведения аудита.  Каждому  аудитору  должна быть доступна информация, содержащаяся в бухгалтерской отчетности и  Главной книге клиента, а также результаты ее обработки. Собранная в ходе проверки всеми членами аудиторской  группы  информация должна записываться в единую базу данных,  в  результате  вся  она  доступна всем членам группы, что делает возможность аудитору (руководителю  проверки) использовать результаты работы своих коллег.