По  содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

     Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

     Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

     Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.

 

 
Рисунок 1- Классификация внутренней отчетности 

     По  уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

     Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

     Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

     Оперативная информация, предназначенная для  низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

     По  объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю [19, cтр. 23]. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

     По  формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

     Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

     Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

     Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

     Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

     Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

     Разнообразие функций, выполняемых отдельными подразделениями предприятия, определяет состав и содержание информации, включаемых во внутреннюю бухгалтерскую отчетность. Например, отчеты о результатах деятельности составляются по каждому виду деятельности предприятия. Наличие таких или аналогичных отчетов необходим практически на любом предприятии, поэтому приведенный перечень управленческих отчетов можно считать стандартным. Однако для решения задач конкретного предприятия перечисленных форм отчетности может быть недостаточно.

 

      2. Анализ организации внутренней отчетности в ООО «Грескерамик»

2.1. Краткая характеристика  ООО «Грескерамик»

 

     Полное  наименование коммерческой организации: Общество с ограниченной ответственностью «Грескерамик». Сокращенное наименование коммерческой организации: ООО «Грескерамик».

     Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью. Форма собственности: частная. Местоположение: Москва, Павелецкая набережная, д.2, стр.2.

      ООО «Грескерамик» было основано 19 августа 2003 года.  Динамично развиваясь, в настоящее время организация удерживает ведущие позиции на рынке оптовой торговли керамического гранита, натурального камня, подсистемы для вентилируемых фасадов  и сопутствующих материалов. Компания ООО «Грескерамик» - это:

• оптовая продажа керамического гранита, натурального камня, подсистем для вентилируемых фасадов;
• гибкая ценовая политика;
• всегда в наличии полный ассортимент товаров;
• весь товар сертифицирован;
• выезд консультанта с образцами товара, каталогами и рекламной продукцией;
• доставка товаров железнодорожным транспортом в любую точку России;
• всегда быстрое и качественное обслуживание.

В таблице 2 представлены показатели работы ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг.

                                                                                      

 

Таблица 1 - Основные финансово-экономические показатели деятельности

 ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг. 

 

     Как показывают данные таблицы 1, основные экономические показатели ООО «Грескерамик» за 2009-2010гг. увеличились. Выручка от реализации продукции выросла на 6699 тыс.руб. или на 22,4%. Себестоимость реализации продукции при этом выросла на 3771 тыс.руб. или на 21,3%. Тем не менее, за 2009-2010гг. затраты на 1 руб. уменьшились на 2 коп. Это положительная тенденция. Рентабельность выросла на 1,7%. Следует отметить, что позитивным моментом является то, что темпы роста выручки от реализации и прибыли опережают темпы роста себестоимости товарной продукции и фонда оплаты труда. Это говорит о том, что предприятие ведет правильную кадровую и сбытовую политику.

 

2.2. Внутренние  отчеты для разных  уровней управления

ООО «Грескерамик»

 

     Предприятием составляется довольно много разных видов внутренних отчетов, каждый из которых предназначен для своего уровня управления.

     Формирование  отчетных данных начинается на каждом из участков нижнего уровня управления, потом их отчеты консолидируются  на среднем уровне и подаются выше. Высший уровень менеджмента сводит воедино отчетность среднего уровня и предоставляет генеральному директору.

     Для того, чтоб лучше понять выше сказанное, рассмотрим управленческую структуру  предприятия (рисунок 2).

 

 

 

 

 
 

Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО «Грескерамик»

     Рассмотрим  на примере Отчета о расходах его формирование на каждом из уровней управления в ООО «Грескерамик».

     Так, отчет о расходах предприятия, предоставляемый  генеральному директору, будет иметь вид: 

Таблица 2 - Отчет о расходах ООО «Грескерамик» за декабрь 2010 года (тыс.руб.) 

 

     Из  отчета генеральному директору видно, что за месяц перерасход средств  составил 13,4 тыс.руб. Потратили выше сметы отдел маркетинга, а также  были использованы дополнительные средства на планирование и расчеты и на прочие издержки.

     Рассмотрим  отчет, предназначенный для заместителя генерального директора (табл.3). 
Таблица 3 - Месячный отчет заместителя генерального директора (тыс.руб).

 

     По  итогам такого отчета заместитель генерального директора видит, по каким главным  статьям расходов сформировалась экономия, а по каким – перерасход. Так, по сравнению со сметными данными  выросли расходы на коммунальные услуги, общехозяйственные издержки и содержание подразделений.