Учет денежных средств в кассе

Не реже 1 раза в месяц  должна производиться проверка кассы  и кассовых операций.

Если при проверке кассы  обнаружена недостача, то она может  быть списана двумя способами:

1. Если виноват кассир, то недостача денег в кассе  возмещается за его счет. При  этом составляются следующие  записи:

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
73	94	Сумма недостачи отнесена на виновное лицо
70	73	Сумма недостачи удержана из заработной платы

2. Если виновное лицо  не обнаружено, то сумма недостачи  относится на финансовый результат:

Дебет	Кредит	Расшифровка
94	50	Списание недостачи из кассы
91	94	Сумма недостачи отнесена на расходы

Если недостача произошла  вследствие чрезвычайных обстоятельств, она относится на счет 99 «Прибыли и убытки»:

 

Д 99 -- К 50 .

При выявлении излишков наличные деньги приходуются, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации (Счет 91-1 «Прочие  доходы»):

Д 50 -- К 91.

II . Учет денежных средств в кассе на примере ООО «…».

1 Общая характеристика ООО «…»

ООО «Простор» представляет собой коммерческую организацию, занимающейся продажей мебели.

ООО «Простор» действует  на основании Гражданского кодекса  РФ, Федерального закона, учредительных  документов общества, действующего законодательства Российской Федерации.

Общество является юридическим  лицом по законодательству РФ и приобретает  права юридического лица с момента  его государственной регистрации.

Общество несет имущественную  ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом и выступает  в отношении с третьими лицами от своего имени.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается  полученной прибылью, оставшейся в  его распоряжении после уплаты налогов  и других обязательных платежей.

ООО «Простор» самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности для осуществления  постановки бухгалтерского учета. Учетная  политика организации соответствует  нормативным актам РФ в области  бухгалтерского учета и закреплена отдельным приказом по предприятию. Учетная политика организации определяет и направляет дальнейшую работу не только бухгалтерских служб, но и  всей организации.

Общество действует на основании устава, имеет самостоятельный  баланс, расчетный счет, круглую  печать, бланки и штамп со своим  полным фирменным наименование.

Организационная структура  управления ООО «Простор» представлена в виде схемы 1.

Схема 1.

Организационная структура управления ООО «…»

Директор ООО «…»

Управленческая служба	Служащие	Обслуживающий персонал

Бухгалтерия	Торговый отдел
Главный бухгалтер	Товаровед	Уборщица
Бухгалтер	Продавцы-крнсультанты	Грузчики
Кассир

Данная структура управления является линейной. Для таких структур характерна жесткая централизация  работы. С одной стороны, это улучшает управляемость всей структуры в  целом, уменьшается вероятность  хищений товарно-материальных ценностей  на местах, что тоже играет не последнюю  роль в работе торговых организаций.

Но, с другой стороны, является ухудшением гибкости всей структуры, так  как для решения даже оперативных  вопросов необходимо согласование с  высшим руководством.

Организационная структура  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации.

Ответственность за организацию  бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.

Бухгалтерия осуществляет контроль за выполнением хозяйственных договоров, ведет учет и анализ движения товаров  и денежных средств, расчеты с  поставщиками и покупателями, рассчитывает и анализирует финансовый результаты, составляет бухгалтерские отчеты, бухгалтерский  баланс, ведет счета аналитического учета, текущие счета, начисляет  заработную плату работникам организации. Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, которому подчинены бухгалтер  и кассир.

Главный бухгалтер следит за финансовым потоком в организации, созданием системы финансовой информации, работой бухгалтерии.

Торговый отдел собирает и анализирует информацию по наличию  товара в ООО «…», по необходимости  пополнения запасов по отдельным  группам товаров, составляет заявки на товар с поставщиками, следит за качеством товара, изучает спрос  покупателей.

Деятельность работников регламентируется должностными инструкциями, где определены задачи, права, обязанности  и полномочия конкретных работников. Каждый работник четко знает круг своих прав и обязанностей, а также  степень ответственности за принимаемые  им решения.

2 Учет денежных средств в ООО «Простор»

Бухгалтерский учет ООО «…»  ведется согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11. 1996 г.

Бухгалтерский учет на предприятии  ведется согласно Положению о  бухгалтерском учете и отчетности РФ и другим нормативным документам с учетом последующих изменений  и дополнений в них.

Бухгалтерия предприятия  пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и предприятий, утвержденного Приказом МФ РФ от 31.10.2000г. №94н.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на счетах рабочего плана  счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические  счета.

В ООО «…» применяется  журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное  значение учета, облегчает составление  отчетов.

На предприятии используется автоматизированная система бухгалтерского учета и отчетности «1С: Предприятие 7.7» .

Для ведения кассовых операций в штатном расписании ООО «…»  предусмотрена должность кассира. С кассиром заключен договор о  полной материальной ответственности. (См. Приложение 1.). В своей работе кассир руководствуется «Порядком  ведения кассовых операций», числится в составе бухгалтерии и подчиняется  главному бухгалтеру.

Прием и выдачу денег кассир производит только на основании первичных  документов установленной формы, подписанных  руководителем и главным бухгалтером. Движение наличных денежных средств  в кассе ООО «…» оформляется  приходными и расходными кассовыми  ордерами. (См. Приложение 2, 3.).

Приходные, расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в  журнале регистрации приходных  и расходных документов, и документам присваивается порядковый номер. Журнал регистрации контролирует целевое  назначение полученных и израсходованных  наличных денег организации, присвоенные  номера кассовым документам позволяют  проверить полноту произведенных  кассиром операций.

Сразу после получения  или выдачи денег по каждому кассовому  документу кассир делает разноску в  кассовой книге, которая предназначена  для операций движения наличных денег  по кассе.

Кассир посчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе и передает в  бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми ордерами. Кассовая книга заполняется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого месяца.

Для обеспечения полной сохранности  документов кассовая книга в ООО  «…» ведется автоматизированным способом, при котором ее листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира». (См. Приложение 4).

Лимит денежных средств в  кассе ООО «…» составляет 10000 рублей. Вся денежная наличность сверх  лимита инкассируется в банк.

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе  используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие  суммы свободных денег в кассе  предприятия на начало месяца; оборот по дебету -- суммы, поступившие наличными  в кассу, а по кредиту -- суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме  того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и  ведомости № 1 служат отчеты кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводится следующим  образом: к сальдо на начало месяца прибавляются итог дебетового оборота  за месяц и итог кредитового оборота  за месяц, отраженный в журнале - ордере № 1. Полученное сальдо сверяют с  остатками в кассе, числящимся по последнему отчету кассира, и отражают в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо на конец месяца.

Журнал - ордер № 1 и ведомость  № 1 - регистр месячного обращения. Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносятся ежемесячно из журнала - ордера № 1 в Главную  книгу организации следующим  способом: общий кредитовый оборот из журнала - ордера записываются в  Главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетовым счетам переносятся в  дебет соответствующих корреспондирующих  счетов.

Необходимо отметить, что  прежде чем перенести итоги журнала - ордера № 1 бухгалтерия проводит взаимную сверку оборотов в регистрах.

После сверки и разноски итогов в Главную книгу в журнале - ордере № 1 делается соответствующая  отметка, журнал - ордер подписывается  исполнителями, а также главным  бухгалтером ООО «…».

В таблице 4 приведены основные корреспонденции кассовых операций, выписанных из кассовой книги в ООО  «…» за период с 1 марта 2008 г. по 31 марта 2008 г.

Таблица 4

Журнал регистрации кассовых операций за март 2008 г.

№ п/п	Наименование проведенной операции	Документ	Сумма ( руб.)	Корреспонденция счетов
				Дт	Кт
1	Получено в кассу с расчетного счета на выплату заработной платы	Чек, ПКО, выписка банка	85000	50	51
2	Возвращены в кассу подотчетным  лицом Смирновым А.Н. неиспользованные подотчетные суммы	ПКО	130	50	71
3	Возврат от поставщика предварительной  оплаты за товар	ПКО	15000	50	60
4	Получено от покупателя за товар	ПКО	25000	50	62
5	Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудника в  счет погашения материального ущерба	ПКО	1700	50	73
6	Сданы денежные средства на расчетный счет	РКО	130000	51	50
7	Выдана заработная плата работникам по ведомости	РКО, платежная ведомость	70000	70	50
8	Выдано под отчет Орлову М.А. на приобретение канцелярских товаров (выдана доверенность)	Служебная записка, РКО, доверенность	1000	71	50
9	Выдача пособия на рождения ребенка  за счет средств социального страхования	РКО	8000	69	50
10	Возвращена на расчетный счет депонированная заработная плата	РКО	15000	51	50

В ООО «…» приняты необходимые  меры для обеспечения сохранности  денежных средств в кассе. Для  кассы выделено отдельное помещение  с сейфом, который по окончанию  работы кассир закрывает ключом и  опечатывает сургучной печатью.

Помещение кассы изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны.