Информационное обеспечение финансового менеджмента и его роль в принятии управленческих решений

     Собранные в отдельных местах ИП образуют в  информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов  нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или  вне создающих их управляющих  систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

     На рис. b изображена структура глобального информационного поля в метасистеме с точки зрения менеджера предприятия.

     В метасистеме можно выделить государственные  и негосударственные управляющие  системы и нейтральные системы. Последние посылают в глобальное информационное поле свои информационные изделия, которые по внешнему виду, структуре и технологии изготовления не отличаются от ИП.

     В глобальном информационном поле происходят постоянные движения (между источниками, накопителями и потребителями), дубликационное размножение, размножение с искажением, уничтожение информационных продуктов  и изделий.

     Казалось  бы, управляющие системы должны направлять свои ИП непосредственно на объекты управления или, по крайней мере, в такие накопители, которые им были бы доступны. Однако в действительности этого не происходит.

     На рис. b отражено то обстоятельство, что физическая граница предприятия как обособленной системы является и границей, отделяющей его от внешней части глобального информационного поля, так как материальные информационные продукты находятся в информационных накопителях, которые сами являются оргсистемами.

     Процесс наполнения информационных накопителей  достаточно сложен и неоднозначен. Во-первых, часть из них вообще недоступна менеджеру (ведомственные, иностранные  библиотеки). Во-вторых, доступные накопители не получают все ИП, процесс приобретения ими ИП зависит от целей их существования  и напрямую не связан с интересами предприятия. В-третьих, приобретая неоригинальные ИП, хранилища накапливают копии, которые в процессе переработки  могут не соответствовать оригиналам (ручное наполнение информационных баз  данных на машинных носителях). В этом случае вся ответственность за поведение, соответствующее искаженному ИП, ложится не на информационный накопитель, а на менеджера. 

 

      Рис. B Структура глобального информационного поля

       

     ВИН - ведомственные информационные накопители;

     НИН - независимые информационные накопители;

     ИП - информационные продукты;

     ИИ - информационные изделия;

     ТИИ - точечные источники информации

     Некоторые управляющие ИП поступают не только в информационное поле, но и непосредственно  на предприятие через средства массового  информирования (газеты, журналы) на относительно недолговечных носителях. Проблема состоит в том, что ИП перемешаны в них с посторонними для менеджера  информационными изделиями. 

     3.2 Внешнее управление  предприятием 

     Предприятие в метасистеме является самостоятельным  субъектом деятельности, имеющим  большую свободу действий, поэтому  управление им со стороны внешних  систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые  оно подлежит управляющему воздействию.

     Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия в форме множества его параметров.

     Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось  в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение  при добровольном достижении им определенной ситуации.

     Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

     Собственно, внешнее управление состоит в  передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика  ситуационного управления состоит  в том, что управляющие системы  направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие  обязано самостоятельно найти и  приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание.

     Повседневная  деятельность менеджера включает в  себя: постановку целей, прогнозирование, планирование, организацию, мотивацию  и стимулирование, контроль и регулирование, оценку исполнения, интерпретацию результатов.

     Каждый  шаг его деятельности сопровождается принятием управленческого решения.

     Широкое толкование термина «принятие управленческого  решения» включает:

     формирование  цели, которую необходимо достигнуть;

     измерение текущего и планируемого конечного  состояния системы;

     целенаправленный  сбор информации, влияющей на принятие решения;

     выработка вариантов решения;

     выбор критериев сравнения вариантов;

     сравнение вариантов;

     выбор по критериям одного рационального  варианта;

     воплощение  в жизнь;

     оценка  результата достижения цели».5

     Для принятия эффективного управленческого  решения менеджер должен целенаправленно  собрать всю информацию о состоянии  и условиях функционирования его  предприятия в рамках требований управляющих систем метасистемы. Иными  словами, менеджер должен выбрать и  приобрести все ИП, относящиеся к  его деятельности.

     Однако  информационные накопители создаются  и размещаются, не сообразуясь с  желаниями и потребностями менеджера. В рыночных условиях накопители продают  имеющиеся у них ИП предприятию, однако первичный сбор ими информационных продуктов и изделий осуществляется в общем случае хаотично. Иными  словами, они не могут дать менеджеру  полного информационного обеспечения  его управленческих решений.

     Конкуренты  предприятия находятся с ним  в одном информационном поле, поэтому, чем более умело организована на предприятии эффективная система  поиска и приобретения ИП, тем выше его конкурентоспособность. 

     3.3 Информационный потенциал 

     Внешняя система направляет свои ИП для того, чтобы предприятие адекватно  изменило свое поведение, однако это  возможно лишь в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.

     Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания  и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний. «Совокупность знаний, позволяющих  распознать некоторое множество  информационных продуктов, называется информационным потенциалом».6

     Обучение, или формирование информационного  потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно разделить все  ИП на управляющие и обучающие. Следует  заметить, что сами системы такого явного деления не производят.

     Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся  о том, чтобы самим же изготавливать  адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах или  что какая-то другая система их уже  выпустила или выпустит позже. Наиболее ярко это выражается в финансовой сфере, когда постановления Правительства  разъясняются затем налоговой службой  или центральным банком.

     Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются  с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.

     При подготовке управленческого решения  выработка возможных вариантов  должна согласовываться также и  с ограничениями, накладываемыми управляющими системами. Однако степень ограничений  зависит от вида управляющей системы.

     Отношение управляющих систем к предприятию  определяется их положением в метасистеме (государственные органы) или опытом предыдущей деятельности (конкуренты, партнеры). Права одних систем по отношению к предприятию могут  быть безусловными (государственные  органы), других - условными (добровольное взаимодействие с партнерами), а  третьих - смешанными (условными до взаимодействия и безусловными после  взаимодействия с партнерами - договорные отношения).

     Прямой  и постоянный контроль за поведением предприятия осуществляет государственная  система управления, состоящая из управляющих и контролирующих систем.

     Если  управляющая система регламентирует поведение предприятия только в  случае соответствия его состояния  определенной ситуации, она посылает ситуативные управляющие ИП. При этом регламентированное поведение может быть либо обязательным (нормативным), либо рекомендательным. Управляющие ИП можно разделить соответственно на нормативные и методические.

     Информационный  потенциал менеджера должен обеспечить восприятие всех видов ИП, чтобы  его управленческие решения не привели  к отрицательным последствиям для  предприятия. Жизнеспособность предприятия  напрямую зависит от его информационного  потенциала. 

     3.4 Технология принятия  управленческого  решения 

     В процессе управления встречаются самые  различные ситуации, весьма сложные  проблемы и задачи. Поэтому менеджеру  приходится принимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и  технические решения.

     При рассмотрении организационно-экономических  решений видно, что принимая решение, менеджер должен выполнить следующие  шаги, обеспечивающие согласованность  с требованиями метасистемы:

     формализовать будущую ситуацию, в которой окажется предприятие;

     выявить множество систем, управляющих предприятием в данной ситуации;

     классифицировать  эти системы по степени их прав в отношении предприятия;

     найти и приобрести обучающие ИП;

     переработать  обучающие ИП для увеличения информационного  потенциала;

     найти и приобрести управляющие ИП;

     переработать  управляющие ИП и зафиксировать  ограничения и требования управляющих  систем по отношению к предприятию.

     При выборе конечного варианта необходимо учесть результаты информационного  анализа требований внешней Среды.

     Обозначим через Т - время, необходимое для  последовательного выполнения всех шагов, через t - время, отпущенное менеджеру  для принятия конкретного решения. Для абсолютного большинства  ситуаций будет справедливо соотношение: T >> t. На практике чаще всего менеджер просто не выполняет этих действий в силу указанных ниже причин.

     В условиях дефицита необходимых управляющих  ИП и соответствующего информационного  потенциала менеджер генерирует также  и вредные варианты управленческого  решения, которые наравне с полезными  рассматриваются при выборе рационального  решения.

     Для обеспечения T < t менеджеру необходимо предварительно освоить все обучающие  ИП и сформировать полный информационный потенциал, настроенный на все возможные  ситуации. Очевидно, что один человек  в силу физических, физиологических  и финансовых ограничений не имеет  возможности найти в ситуативном  информационном поле, приобрести и  переработать все имеющиеся и  относящиеся к управлению предприятием ИП.