Контроль и регулирование проекта

                              Контроль и регулирование  проекта.                   

1.Измерение прогресса и анализ результатов:

Собранные данные используются для расчета прогресса  выполнения работ проекта по показателям:

• время,
• стоимость,
• качество,
• организация проекта,
• содержание работ.

С момента начала реализации проекта задача оценки фактических  параметров работ и сравнения  их с запланированными становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.

Фактическая информация по выполнению работ не оказывает  влияния на исходный план; по определению, исходный план является основанием для  измерения прогресса. Исходный план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах.

Однако фактическая  информация используется для составления  новых графиков, базирующихся на действительных данных. Для каждой работы оценивается  ее состояние, вычисляются новые  продолжительности для выполняющихся  работ. Эти новые продолжительности, которые могут быть длиннее или  короче продолжительности по исходному  плану, перемещают все последовательные работы по графику и это влечет изменение дат работ, которые  еще не начаты. Этот процесс обычно приводит к новой дате завершения проекта.

После получения  первого же отчета с фактическими данными, получается два графика  работ: исходный график и текущий  график, включающий влияние последних  фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта  заключается в сравнении этих двух планов.  
 

Пример диаграммы Ганта, отображающей исходный график, выполненные (закрашены черным цветом) и предстоящие работы, показан на рисунке 1:

Рис.1 Фрагмент диаграммы Ганта, план/факт

Отметим, что  отчет по проценту завершения часто  не дает разработчику полезной информации по прогрессу в работе - например, как в случае работ, которые достигли 90% завершенности, а затем оставшаяся часть работ выполняется в  течение 50% или более от общего времени  их выполнения. С другой стороны, отчет  по выполненной продолжительности  дает возможность оценить время, затраченное на выполнение работы, но не рассматривает, сколько дополнительных усилий потребуется для ее завершения. Для обеспечения полноценной  поддержки принятия решений разработчик  должен использовать комплекс методов  и набор стандартных отчетов, обеспечивающих его значимой информацией.

Предсказание сроков окончания работ:

Временные параметры  проекта являются наиболее очевидными для контроля. Если были обнаружены задержки в работах критического пути или в достижении ключевых вех  проекта, то скорее всего весь проект будет задержан на соответствующий  срок.

Общая продолжительность  работы всегда равна сумме уже  прошедших рабочих периодов к  данной дате и оценки числа необходимых  будущих рабочих периодов. Это  верно для временных оценок, и  та же основа применяется для ресурсных  и стоимостных оценок.

Выполненная продолжительность + оставшаяся продолжительность (оценка) = (пересмотренная) общая продолжительность.

Использование методов планирования временных  параметров проекта позволяет легко  пересчитать даты окончания всех работ.

Выполнение  и потраченное  время:

Как было замечено ранее, часто существует значительное несоответствие между количеством  времени, которое проект или работа использовали к текущей дате и  действительными результатами, степенью завершенности работы. Методики, включающие в анализ фактические объемы работ, были разработаны для помощи в  решении этого вопроса.

Подходы, основанные на объеме фактической выработки, заменяют прямолинейный процесс подсчета сроков завершения работ на целевой  анализ, основанный на затраченном  времени и выполненных объемах  работ. Метод начинается со структуризации работы на промежуточные результаты и вехи, которые являются достаточно детальными для того, чтобы обеспечить непрерывный поток информации о  состоянии работ. Основные вехи не должны отстоять друг от друга далее,чем  на два или три месяца, а пакеты работ по получении какого-либо результата не должны быть длиннее нескольких недель (или даже измеряться в часах). Разработчик определяет оптимальную  длину для таких контрольных  точек исходя из специфики проекта. Если платежи заказчика привязаны  к контрольным точкам и эти  точки далеко отстоят друг от друга  в продолжительных проектах, поступления  по проекту будут серьезно задерживаться.

В процессе выполнения проекта планирующая команда  выполняет анализ состояния проекта  по фактической выработке, принимая в расчет полностью законченные  продукты, достигнутые промежуточные  результаты, поддающиеся измерению, и оценки завершенности работ, находящихся  в процессе выполнения.

Оценки по выполненным  и предстоящим объемам работ  также могут быть полезны для  принятия решений в следующих  аспектах:

• для пересмотра оценок длительностей работ;
• для определения причин задержек;
• для стоимостного анализа на основе фактической выработки.

 
 
 

Пересмотр оценок длительностей работ:

Если на стадии планирования использовались ошибочные  оценки для определения длительностей  работ на основе их объема, это неизбежно  проявится в отчетах о фактическом  выполнении. В данном случае оценки длительностей должны быть пересмотрены.

Определение причин задержек:

Совместный анализ отклонений от плана по времени и  выполненым объемам работ может  дать менеджеру начальные идеи о причинах задержек. Таблица 1 показывает зависимости между возможными причинами отклонений и показателями проекта по срокам и объемам работ.

Таблица 1. Определение причин задержек путем сравнения объема работ и дат завершения.

 
 

Основные показатели, используемые для анализа состояния  проекта по времени и объему работ, представлены в Таблице 2.  
 
 
 

Таблица 2.Показатели временных параметров и объемов работ

Оценка  стоимости выполнения и предсказание стоимости  проекта.

Менеджер собирает информацию по фактическим затратам за самый последний отчетный период, и затем проводит стоимостной  анализ, выполняя два вида оценок для  каждой работы, находящейся в процессе выполнения, и для всего проекта  в целом:  

Необходимо  Для Завершения (НДЗ): устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта.

Оценка НДЗ  является наилучшей текущей оценкой  того, сколько надо дополнительно  вложить на данный момент, чтобы  завершить работу.

Расчетная Стоимость ( PC ): наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завершении.

Для вычисления PC используется следующая формула:

PC = Фактические  затраты на текущую дату + НДЗ 

Этот анализ проводится на основе информации с  детальных уровней проекта и  часто выявляет драматические ситуации на верхних уровнях. Однако, данный подход имеет ограничения - он не рассматривает  фактическую и плановую информацию по календарному плану работ. Для  включения этих факторов в рассмотрение менеджер должен использовать стоимостной  анализ с учетом фактической выработки ( Earned Value Analysis ).

Стоимостной анализ с учетом фактической  выработки основан на измерении соотношения фактических затрат с объемом работ, которые должны быть выполнены к определенной дате. Для этого, объединяется информация по стоимости, плановому и фактическому графику работ и генерируется общая оценка по состоянию работ на данный момент. Тенденции, заложенные в текущем состоянии используются для предсказания будущей стоимости общего объема работ при завершении и факторов оказывающих влияние на график работ.

Стоимостной анализ с учетом фактической выработки  использует три текущих элемента данных для того, чтобы зафиксировать  расхождения в графике работ  и стоимости:

• Плановая Стоимость Запланированных Работ (ПСЗР) представляет запланированную стоимость выполнения работ каждого периода по графику. Плановые стоимостные показатели были заложены в финансовом плане.
• Фактическая Стоимость Выполненных Работ (ФСВР) является результатом сбора информации по затратам на работы к определенной дате.
• Плановая Стоимость Выполненных Работ (ПСВР) представляет стоимость работ, выполненных к дате проведения анализа, полученную исходя из плановых оценок.

 

Перерасход представляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных  работ (ФСВР) и плановой стоимости  выполненных работ (ПСВР). Для работы, находящейся в процессе выполнения, необходимо выполнить процентную оценку завершенности (с точки зрения затрат).

Отставание от графика определяется разностью  между бюджетной стоимостью работ  по графику (ПСЗР) и плановой стоимостью выполненных работ (ПСВР).

Данные показатели в MS Project 98: