Особенности электронного документооборота в современной России

Особенности электронного документооборота в современной  России

Жарков Андрей, Полякова Анастасия

Группа ДЭБ-401,

специальность –  Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Научный руководитель:

Д.э.н., профессор, зав. кафедрой НиН

 Шувалова Е.Б.

 

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела  в экономике уже давно. Внедрение электронного документооборота несет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т. д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, сокращение количества ошибок, возможность оперативного поиска нужного документа в электронном архиве.

Теперь и государство  многое делает в этом направлении. В 2002 году был принят закон «Об электронной  цифровой подписи», которым установлена  юридическая значимость электронных  документов, подписанных ЭЦП.

6 апреля 2011 года Президент  РФ подписал Федеральный закон  № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение  недостатков действующего Федерального  закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи», а также на  расширение сферы использования  электронных подписей.

Чтобы переслать налоговую  отчетность по телекоммуникационным каналам связи необходимо, чтобы это было законодательно разрешено. Обратимся к основному правовому документу, регламентирующему деятельность в области бухгалтерского учета, - Федеральному закону «О бухгалтерском учете»:

«Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях. При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательство Российской Федерации» (п.6 ст.13)

«Бухгалтерская отчетность может быть представлена пользователю организацией непосредственно или  передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления  с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи» (п.5 ст.15)

 

В Налоговом Кодексе Российской Федерации также упоминается  о данном способе передачи отчетности:

«Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или  через представителя, направлена в  виде почтового отправления с  описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи» (п.4 ст. 80)

«Налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган  по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде вместе с документами, которые в соответствии с настоящим  Кодексом должны прилагаться к налоговой  декларации (расчету). Налогоплательщики вправе представить документы, которые в соответствии с настоящим Кодексом должны прилагаться к налоговой декларации (расчету), в электронном виде» (п. 3 ст. 80)

Таким образом, пересылка  бухгалтерской и налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи официально разрешена. Более того, в некоторых случаях она прямо предписана, то есть должна исполняться в обязательном порядке:

«Налогоплательщики, среднесписочная  численность работников которых  за предшествующий календарный год  превышает 100 человек, а также вновь  созданные (в том числе при  реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде, если иной порядок представления информации, отнесенной к государственной тайне, не предусмотрен законодательством Российской Федерации» (п.3 ст.80)

«Налогоплательщики, в соответствии со статьей 83 настоящего Кодекса отнесенные к категории крупнейших, представляют все налоговые декларации (расчеты), которые они обязаны представлять в соответствии с настоящим Кодексом, в налоговый орган по месту  учета в качестве крупнейших налогоплательщиков по установленным форматам в электронном  виде, если иной порядок представления  информации, отнесенной к государственной  тайне, не предусмотрен законодательством  Российской Федерации» (п.3 ст.80)

 

Технология пересылки  отчетности по Интернету

Теперь рассмотрим технические  возможности, позволяющие пересылать отчетность по телекоммуникационным каналам связи.

Формат данных

 

При пересылке отчетности по Интернету абсолютно необходимо использовать единый формат представления  данных. Дело в том, что при отсутствии единого формата данных все организации будут высылать отчетность в совершенно различных формах, а это значит, что все эти данные не смогут быть обработаны компьютерной программой из-за совершенно разнородной и бессистемной информации, наверняка содержащей ошибки. Следовательно, тогда потеряется смысл всей системы электронного документооборота. Во избежание подобных неприятностей вводится формат – единый стандарт представления данных, в данном случае представления электронной отчетности в налоговые органы.

Согласно Налоговому Кодексу  Российской Федерации:

«Форматы представления  налоговых деклараций (расчетов) в  электронном виде утверждаются федеральным  органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области  налогов и сборов, на основании  форм налоговых деклараций (расчетов) и порядка их заполнения, утвержденных Министерством финансов Российской Федерации» (п.7 ст.80)

Уполномоченный по контролю и надзору в области налогов  и сборов орган - ФНС России –  данную работу осуществляет, регулярно  разрабатывая и утверждая форматы  бухгалтерской и налоговой отчетности по каждой из отчетных форм.

В приказах ФНС России содержится подробное описание таких форматов. Отчетные формы в их бухгалтерском  понимании – как отчетный бланк определенного вида, на котором проставляются показатели, - и формат представления данных, с точки зрения программиста, имеют мало общего. В ФНС России форма представляется в формате TXT или XML. Единый формат представления данных позволяет налоговым органам автоматически находить содержащиеся в отчетности ошибки и автоматически помещать сведения о производственной деятельности организаций в единую компьютерную базу.

 

Шифрование

 

Очень важно позаботиться о шифровании передаваемой информации, так как хакерство в современном  мире достигло определенных успехов, поэтому  пресечь деятельность потенциальных  хакеров-злоумышленников можно, только зашифровав отчетность. Современные  средства криптографической защиты информации таковы, что хакеру для  раскрытия шифра понадобятся  сотня лет работы с использованием самых современных вычислительных средств.

Современная криптография отвергает  симметричный метод шифрования как  устаревший, а взамен него предлагает ассиметричный способ, предполагающий создание пары взаимосвязанных ключей: открытого и закрытого. Вместо одинаковых ключей для каждой пары участников информационной системы у каждой организации есть два взаимосвязанных ключа – свой и чужой. Открытый ключ, предназначенный для шифрования, свободно раздается всем тем лицам и организациям, от которых ожидаются сообщения. В то же время закрытый ключ (индивидуальный для каждого субъекта) каждый субъект хранит в строгом секрете. В результате послать сообщение субъекту может любое лицо, обладающее его открытым ключом, а прочитать сообщение может только сам субъект – владелец закрытого ключа. Ключи, генерируемые участниками, на самом деле представляют собой некую последовательность символов.

После того, как сообщение  зашифровано, оно приобретает совершенно нечитабельный вид, гарантирующий  защиту коммерческой тайны от конкурентов. Передача зашифрованного сообщения (от отправителя к получателю) включает следующую последовательность действий:

• Отправитель зашифровывает сообщение при помощи открытого ключа получателя и своего закрытого ключа;
• Получатель расшифровывает сообщение при помощи открытого ключа отправителя и своего закрытого ключа.

              Названные  операции выполняются автоматически – для их выполнения требуется лишь предъявить ключи. Поскольку ключ – последовательность неких символов, вы предъявляете эту последовательность символов в виде файла, записанного на дискету, флэш-карту или другой магнитный носитель.

 

 

Электронная цифровая подпись

Зашифрованное сообщение  необходимо подписать и защитить от искажений, иначе налоговый орган  не сможет понять, какой из двух присланной организацией документ правильный. Современное  программное обеспечение хакеров  позволяет изменить адрес отправки, то есть злоумышленник вполне может  указать электронный адрес организации, а не свой. Для устранения подобных проблем документы перед шифрованием подписываются так называемой электронной цифровой подписью.  Этому методу, характерному для электронного документооборота, посвящен Федеральный закон об ЭЦП, согласно которому:

«Электронная цифровая подпись  – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного  электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием  закрытого ключа электронной  цифровой подписи и позволяющий  идентифицировать владельца сертификата  ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в  электронном документе» (ст.3)

Таким образом, электронная цифровая подпись представляет собой дополнительные данные, содержащиеся в самом электронном документе или в виде прилагаемого к нему файла.

Как записано в Федеральном  законе об ЭЦП, подобная процедура выполняется  при помощи закрытого ключа и  предназначена для того, чтобы:

• подтвердить авторство электронного документа;
• защитить пересылаемые по Интернету документы от искажений, как случайных, так и сознательных.

При создании ЭЦП используется не только закрытый ключ, но и содержание самого электронного документа, в результате чего сгенерированная для разных электронных документов последовательность символов получится разной. Поэтому, если электронный документ в процессе пересылки будет случайно или  сознательно искажен, это обнаружит  получатель при проверке ЭЦП –  она не будет соответствовать  новому содержанию документа. Такую  проверку производит криптографическая  компьютерная программа, обмануть которую  невозможно.

Несмотря на то, что опасность  фальсификации документа – и  бумажного,  и электронного –  сохраняется, для электронных документов она на порядок меньше: подписанный  ЭЦП электронный документ никому не удастся подправить незаметно. Ввиду надежности  ЭЦП она уже сейчас  - в переходный от бумажного к электронному документообороту период – приравнивается к подписи на бумажном документе.

Согласно Федеральному закону об ЭЦП:

«Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью  и преобразованного в электронный  документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением  сторон может заверяться электронной  цифровой подписью уполномоченного  лица» (п.2 ст.19)

«В случаях, установленных  законами и иными нормативными правовыми  актами Российской Федерации или  соглашением сторон, электронная  цифровая подпись в электронном  документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении  данных отношений сведения о правомочиях  его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в  документе на бумажном носителе, заверенном печатью» (п.2, ст.19)

 

Сертификация

 

При использовании ключей пользователю необходимо знать, что  программы и ключи пригодны для  шифрования, то есть не устарели, функционируют  исправно. Так как шифрование отчетности крайне важно, то государство позаботилось о том, чтобы организации использовали только проверенные, а значит, одобренные компетентными государственными органами, средства.

Согласно приказу МНС  России от 02.04.2002 №БГ-3-32/169:

«С целью защиты информации, содержащейся в налоговой декларации, при передаче ее по каналам связи участниками обмена информацией применяются средства криптографической защиты информации (далее – СКЗИ), сертифицированные Федеральным агентством правительственной связи и информации при Президенте РФ» (п.9 ст.1)

В настоящее время в  связи с реорганизацией средства криптографической защиты информации  сертифицируют непосредственно  ФСБ России.

Согласно Федеральному закону об ЭЦП:

«При создании ключей электронных  цифровых подписей для использования  в информационной системе общего пользования должны применяться  только сертифицированные средства электронной цифровой подписи» (п.2 ст.5)

Ключей, генерируемых участниками  электронного документооборота, используется множество (пара на каждого участника), причем генерировать их приходится регулярно, поскольку срок годности ключей –  один год. Ясно, что ключи необходимо сертифицировать. В качестве подтверждающего  сертификацию документа выдается так  называемый сертификат ключа подписи.