Особенности электронного документооборота в современной России

Согласно Федеральному закону об ЭЦП:

«Сертификат ключа подписи  – документ на бумажном носителе или  электронный документ с электронной  цифровой подписью уполномоченного  лица удостоверяющего центра, которые  включают в себя открытый ключ электронной  цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику  информационной системы для подтверждения  подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца  сертификата ключа подписи» (ст.3)

Таким образом, сертификат ключа  подписи – либо удостоверение на бумажном носителе, либо электронный документ с электронной цифровой подписью лица, выдавшего этот сертификат.

Согласно тому же Федеральному закону:

«Сертификат ключа подписи  должен содержать следующие сведения:

• Уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;
• Фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;
• Открытый ключ электронной цифровой подписи;
• Наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;
• Наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи;
• Сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение (п.1 ст. 6)

В случае необходимости в  сертификате ключа подписи на основании подтверждающих документов указываются должность (с указанием  наименования и места нахождения организации, в которой установлена  эта должность) и квалификация владельца  сертификата ключа подписи, а  по его заявлению в письменной форме – иные сведения, подтверждаемые соответствующими документами» (п.2 ст.6)

Когда пользователь подписывает  электронный документ, криптографическая  программа проверяет наличие  сертификата ключа подписи. Если срок его действия окончился, сертификат отозван, поставить электронную  подпись на документе будет невозможно.

Средства криптографической  защиты информации и ключи, которые  соответствующим образом не сертифицированы, использовать категорически запрещается: электронные цифровые подписи, выполненные  при помощи несертифицированных  средств криптографической защиты информации и ключей, считаются недействительными.

Федеральный закон об ЭЦП  предупреждает:

«Возмещение убытков, причиненных  в связи с созданием ключей электронных цифровых подписей несертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей и распространителей этих средств  в соответствии с законодательном Российской Федерации» (п.2 ст.5)

 

Удостоверяющие центры

 

Средства криптографической  защиты информации сертифицируются  ФСБ России. Обязанности по сертификации ключей возложены государством на так  называемые удостоверяющие центры.

Согласно Федеральному закону об ЭЦП:

«Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для  использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные настоящим Федеральным  законом. При этом удостоверяющий центр  должен обладать необходимыми материальными  и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность  перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые  могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (п.1 ст.8)

Таким образом, рядом с  отправителем и получателем направляемой по телекоммуникационным каналам связи  корреспонденции (налогоплательщиком и налоговым органом) появляются постоянно действующие звенья: удостоверяющие центры. Они для участников электронного документооборота могут быть как общими (когда один удостоверяющий центр обслуживает и налогоплательщика, и налоговый орган), так и разными (налогоплательщик и налоговый орган имеют разные удостоверяющие центры)

Обязанности удостоверяющего  центра согласно Федеральному закону об ЭЦП таковы:

«Удостоверяющий центр:

• Изготавливает сертификаты ключей подписей;
• Создает ключи электронных цифровых подписей по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа электронной цифровой подписи;
• Приостанавливает и возобновляет действие сертификатов ключей подписей, а также аннулирует их;
• Ведет реестр сертификатов ключей подписей, обеспечивает его актуальность и возможность свободного доступа к нему участников информационных систем;
• Проверяет уникальность открытых ключей электронных цифровых подписей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;
• Выдает сертификаты ключей подписей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;
• Осуществляет по обращениям пользователей сертификатов ключей подписей подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов ключей подписей;
• Может предоставлять участникам информационных систем иные связанные с использованием электронных цифровых подписей услуги» (п.1 ст.9).

 

Специализированные операторы  связи

 

Помимо подключения к  Интернету, сертифицированных средств криптографической защиты связи и ключей для передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи необходимо, чтобы процесс передачи данных сопровождался технической поддержкой и консультационным обслуживанием. Именно поэтому государством были назначены ответственные: коммерческие организации, с которыми налогоплательщику приходится заключать договор.

Согласно приказу МНС  России от 02.04.2022 №БГ-3-32/169:

«Представление налоговой  декларации в электронном виде осуществляется через специализированного оператора  связи, оказывающего услуги налогоплательщику» (п.5 ст.1)

Между  налогоплательщиком и налоговой инспекцией возникает  промежуточное звено: специализированный оператор связи, осуществляющий техническое  обслуживание процесса пересылки отчетности по телекоммуникационным каналам связи, а кроме того, подтверждающий дату представления отчетности.

В принципе удостоверяющий центр и оператор связи делают одно дело: обеспечивают пересылку  отчетности по Интернету, поэтому часто  эти два лица объединяются в одно. Однако объединяются не всегда – в  некоторых случаях это разные лица.

В настоящий момент в России действуют 2 крупных организации, занимающие лидирующие позиции на рынке услуг по техническому обеспечению электронного документооборота – «ТАКСКОМ» и «СКБ Контур».

«Контур-Экстерн»

 

Компания «СКБ Контур» - разработчик  системы «Контур-Экстерн» - была создана  в 1988 году. Основным направлением деятельности компании на протяжении всей истории  была и остается разработка программного обеспечения, предназначенного для  упрощения и автоматизации бухучета на предприятиях разных сфер деятельности. После того, как налоговые органы и пенсионный фонд РФ в 1996 году начали принимать часть отчетности в  электронном виде, компания активизировала свою работу. Уже в 2000 году началась разработка первой автоматизированной системы «Налоговая отчетность через  интернет». К осени 2002 года компания «СКБ Контур» получает первый сертификат о соответствии системы «Налоговая отчетность через интернет» принятым форматам документооборота. Вскоре после этого «СКБ Контур» заключает договор с налоговыми службами Свердловской области и становится региональным специализированным оператором связи. Дальнейшее расширение географии деятельности компании привело к необходимости создания сети сервисных центров, обеспечивающих поддержку абонентов системы в Свердловской, Челябинской области, Ямало-Ненецком и Ханты-Мансийском АО. Уже к 2003 году практический опыт применения системы «Налоговая отчетность через интернет» привел к разработке концепции усовершенствованной системы «Контур-Экстерн». Система начала свое развитие в сторону формирования единого телекоммуникационного пространства, позволяющего вести юридически значимый документооборот между государственными службами и налогоплательщиками. Важными особенностями системы стали: высокая степень защищенности информации и каналов передачи данных, интеграция с большинством бухгалтерских приложений и автоматическое обновление с единого сервера. Новая система позволила начать эксперимент по обеспечению документооборота налогоплательщиков не только с налоговыми службами, но и с Росстатом, Пенсионным фондом РФ, фондом Социального страхования. Сегодня система «Контур-Экстерн» представлена во всех субъектах Российской Федерации. На территории страны действует более 500 авторизованных сервисных центров, обеспечивающих поддержку более чем миллион региональных абонентов системы. То есть, свыше миллиона пользователей по всей России экономят свое время и средства, сдавая налоговую отчетность и ведя документооборот с различными государственными органами при помощи системы «Контур-Экстерн». И это число возрастет многократно, ведь компания «СКБ Контур» активно работает над развитием системы, планомерно расширяя возможности и повышая удобство ее использования.

«ТАКСОМ-Спринтер»

Компания «ТАКСОМ» осуществляет свою деятельность с 2000 года. Она первая начала работу в Московском регионе и в настоящее время является одной из крупнейших организаций, предоставляющих услуги в сфере электронного документооборота. На сегодняшний день у этой компании есть клиенты в 90% регионов России, а в остальных регионах, где они не ведут свою деятельность, работают их партнеры, являющиеся специализированными операторами связи, имеющие собственную техническую базу, договоры с территориальными управлениями ФНС России и работающие пр технологиям «ТАКСКОМ-Спринтер»

"Система "ТАКСКОМ-Спринтер" была разработана для обеспечения возможности формирования и отправки налоговой и бухгалтерской отчетности налогоплательщиком в налоговые органы по каналам электронной почты.

Преимущества, которые предоставляет система «Такском-Спринтер»:

- передача отчетности  без посещения налоговой инспекции,  Пенсионного фонда и без дублирования  документов на печатных носителях;

- сдача отчетов до 24 часов  последнего дня ее предоставления;

- подтверждение доставки  отчетности (высылается протокол  о приеме документов);

- оперативное обновление  форм отчетности, средств контроля  через Интернет и общедоступной  информации от налоговых органов;

- автоматическая выгрузка  отчетности из программ 1С и других бухгалтерских программ;

- неограниченный объем  сдачи исправленных и уточненных  отчетов; 

- получение в электронном  виде сведений о состоянии  расчетов с бюджетом, а в дальнейшем  – проведение электронной сверки;

- конфиденциальность, достигаемая  с помощью использования средств криптографической защиты (зашифрованная электронная подпись);

- программные средства  просты в обращения, что позволяет  быстро освоиться даже неискушенным  пользователям компьютера.

Система представления налоговой  и бухгалтерской отчетности в  электронном виде рекомендована  Федеральной налоговой службой и открывает качественно новый этап во взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов, обеспечивая надежный двухсторонний информационный обмен между ними.

Технология работы в электронном  документообороте, описанная в статье, используется в системе «ТАКСКОМ-Спринтер».

Однако у любой системы  электронного документооборота есть и  недостатки. Один из них – доступность  Интернета. Конечно, он есть в крупных  городах, но далеко не все организации  в отдаленных уголках нашей страны имеют к нему доступ. Второй же недостаток, и основной, - недостаточная компьютерная грамотность. Безусловно, если бухгалтер  сумел освоить бухгалтерские  компьютерные программы, то ему будет  гораздо легче овладеть и программами  электронного документооборота. Но все  же из-за малой компьютерной грамотности  населения вытекает и следующий  недостаток – боязнь нового. Российские бухгалтера привыкли составлять и передавать в налоговую инспекцию отчетность лично и в бумажном виде. А теперь им предлагается новая система, которая требует совершенно других действий. Но пока бухгалтер не узнает всех подробностей, всех подводных камней, он будет сторониться использовать эти малознакомые методы. Собственно, это уже не бухгалтерские, а общечеловеческие фобии:  такие страхи обыкновенны при встрече с новым и неизвестным. Однако такие сомнения в эффективности электронного документооборота быстро рассеиваются после консультаций со специалистами, работающими в сфере телекоммуникационных каналов связи.

Принимая во внимание все преимущества использования электронного документооборота, можно сделать вывод, что она серьезно облегчает работу бухгалтеров и налоговых органов. Помимо этого, прогресс не останавливается, и то, что сейчас является новшеством, в скором будущем будет являться нормальной повседневной практикой. Бухгалтерам уже не потребуется выполнять процедуры подготовки и передачи отчетности. Система все сделает сама, ведь если все данные внесены бухгалтером правильно, то и от системы потребуется только присутствие алгоритмов формирования отчетности. Таким образом, будут сэкономлены и время бухгалтера, и средства на хранение, обработку и передачу отчетности. И несомненно, это стоит тех затрат на покупку программного обеспечения той или иной компании.