Бизнес обслуживания в гостиничных комплексах

1.2. Основные факторы влияющие на выбор гостиницы для проведения бизнес мероприятия.

1.2.1. Особенности бизнес - отелей

Бизнес-отель - специализированная гостиница для обслуживания бизнесменов.

Гостиницы бизнес класса рассчитаны на путешественников, деловых людей и всех, кому ежедневно необходим комфорт, быстрые коммуникации, удобное месторасположение и отзывчивый персонал с обязательным знанием иностранного языка.

Деловая клиентура представляет определенные требования к гостиницам. Основными из них являются:

                  Местонахождение в центре города;

                  Сочетание всех черт домашней обстановки с чертами офиса –полным набором услуг связи, оргтехники, компьютерной техники и т.д.;

                  Гостиницы должны располагать удобной и надежной системой резервирования;

                  Быстрое оформление по прибытии и въезде;

                  Приемлемая цена;

                  Удобные для клиента форма платежа с предоставлением копии счета для отчета перед компанией;

                  Круглосуточное обслуживание в номерах и др.

1.3 Бизнес – услуги в гостинице

     Современные бизнес – отели обычно расположены в центре города или его деловой районе – в зонах, удобных для целевых групп. Это самая крупная группа отелей. Она обслуживает в основном бизнесменов. Но, не смотря на это, многие туристские группы, туристы – индивидуалы, небольшие конференц - группы находят эти отели привлекательными. К Услугам гостей в этих отелях – газеты, утренний кофе, местная телефонная связь, кабельное телевидение др. Гости могут воспользоваться арендованной машиной, транспортом из аэропорта, кафетерием, обеденным залом и др.

Большинство подобных отелей располагает конференц-залами, номерами «люкс» и банкетными залами. К услугам гостей - прачечная, химчистка, предоставление необходимой информацией, киоски розничной торговли, бассейны, оздоровительные клубы, теннисные корты, сауны, спортивные площадки.

Можно выделить общий перечень подобных услуг:

                  Наличие бизнес - центра;

                  Комнаты для ведения переговоров;

                  Конференц-залы;

                  Банкетные залы;

                  Возможность организации встреч и различных банкетов, свадеб, юбилеев, а также специальное обслуживание от кофе-брейков до официальных банкетов;

                  Предоставление услуг переводчиков;

                  WI-FI - интернет;

                  Телефонная связь;

                  Оборудование для проведения конференций:

1.                  экраны;

2.                  слайд - проекторы;

3.                  флип - чарты;

4.                  LCD-проектор;

5.                  телевизор;

6.                  магнитофон;

7.                  черные, белые и фланелевые стенды;

8.                  стенды с бумагой;

9.                  канцелярские предметы;

10.              именные карточки;

Помимо этого сюда так же могут включаться услуги секретаря, кабины для синхронного перевода, факсимильный и копировальные аппараты.

Большинство или все номера бизнес - отеля(3-4*) оборудованы новейшими средствами коммуникации и максимально приспособлены не только для отдыха гостей отеля, но и для их полноценной работы. К услугам бизнесменов в каждом номере находится: несколько телефонов с прямым набором номера и функцией голосовой почты, удобный письменный стол, возможность подключения к Интернету прямо из номера. В каждом номере есть личный электронный сейф.

Если же гостиница не работает исключительно с бизнес – клиентами, то размещение таких гостей проводится в «обычных» номерах, в которых есть «рабочий уголок», оборудованный под маленький офис. Здесь обычно находится большой письменный стол, удобная настольная лампа, принтер и эргономичное офисное кресло. Во всем остальном это обычный стандартный номер – такая же площадь, телевизор, телефон, мини-бар, кондиционер и сейф.

Гостиницы предоставляют конференц-залы, обычно несколько, разных размеров для проведения встреч и конференций самого высокого уровня.

Так же обязательно наличие бизнес- центра. Он состоит из нескольких конференц-залов разной вместительности, переговорных комнат, мебели и канцелярии. Необходимое дополнительное и специальное оборудование может быть арендовано в сервис-бюро гостиницы за дополнительную плату. Кроме этого, возможно получение дополнительных услуг - это организация экскурсионных поездок с предоставлением гидов - переводчиков; возможно бронирование и продажа авиа и железнодорожных билетов, а также бронирование столиков в ресторанах. 24 часа в сутки для гостя доступен полный комплекс бизнес услуг от копирования документов до проката автомобилей.

Также к услугам гостей трансфер (индивидуальный и групповой) до аэропорта и железнодорожных вокзалов. Возможно VIP-обслуживание в аэропортах, аренда автомобилей с водителем, визовая поддержка и оформление медицинских страховых полисов. А также бронирование и продажа билетов в театры, концертные залы, цирки и рестораны.

Также доступ к Интернету может осуществляться в специально отведенном месте –Интернет –комнате. Она работает круглосуточно и необыкновенно удобна для работающих людей. В любое время суток, бизнесмен может по Интернету отправить или получить нужную ему информацию.

Также с бизнес – услугам относится организация банкетов и иных массовых мероприятий.

1.4. Основные этапы проведения бизнес мероприятий

- зарегистрировать грядущее мероприятие (на странице своей компании);
- выложить полную информацию о планируемом мероприятии (любые виды материалов);
- оповестить потенциальных участников и гостей мероприятия, разослав им приглашения;
- организовать автоматическую регистрацию гостей (с последующим подтверждением их согласия на участие в вашем мероприятии);
- отслеживать статистику по мероприятию и зарегистрировавшимся участникам;
- наладить контакт с участниками мероприятия, организовав специальный форум;
- оперативно оповещать участников мероприятия об изменениях в условиях проведения, если таковые возникнут;
- по итогам мероприятия сформировать отчет и выложить итоговые материалы.

Создать бизнес-мероприятие может любая компания, зарегистрированная на данном сайте. Для этого достаточно ввести название регистрируемого события - оно сразу же считается созданным. Впоследствии вы должны будете дополнить мероприятие более подробной информацией -  обозначить дату, место проведения, условия проведения и общее описание события (без этих данных мероприятие будет считаться "неопределенным"). Желающие поучаствовать в бизнес-мероприятии могут присоединяться к нему еще на самом первом, "нулевом" этапе создания, когда никаких конкретных данных - сроков и т.д. - о мероприятии нет.

Вы можете выкладывать любую информацию о грядущем событии, все необходимые материалы, независимо от их типа. Все это будет доступно на странице бизнес-мероприятия и любой желающий сможет ознакомиться с этими данными. 

Создав событие и оформив его должным образом, вы сможете оповестить о нем потенциальных участников, разослав им приглашения (все это делается легко средствами портала, все необходимые для этого инструменты располагаются на странице мероприятия). Все зарегистрировавшиеся пользователи и компании проходят проверку - вы должны будете подтвердить их участие в мероприятии (или отвергнуть его). Таким образом вы всегда будете в курсе того, кто собирается участвовать в вашем бизнес-мероприятии, что даст вам возможность принимать правильные организационные решения.

Отчетные материалы можно выкладывать не только в самом конце, по итогам мероприятия, но и в процессе его проведения - чтобы полнее отразить происходящее на каждом этапе.

Преимущества сервиса "Бизнес-мероприятия":

- вам не придется создавать под бизнес-мероприятие отдельный сайт или вносить изменения в свой корпоративный сайт;
- вся информация о вашем бизнес-мероприятии сосредоточена в одном месте и доступна по отдельной ссылке;
- возможность размещать любые материалы, касающиеся мероприятия, и оперативно менять информацию;
- процесс регистрации участников находится полностью под вашим контролем, вы можете с ними общаться (обратная связь немаловажна в этом деле), а также оперативно уведомлять их обо всех изменениях;
- удобная регистрация для желающих поучаствовать в мероприятии, полная и легко доступная информация о нем, которую сможет просмотреть любой пользователь.

Справка по меню:

Первый шаг - внести основную информацию, указать название бизнес-мероприятия, и выбрать его аудиторию, которой будет видна информация о нем, а также дать краткое описание мероприятия (необязательно, но желательно).
В меню "Видно" можно выбрать, кому будет доступно для ознакомления данное мероприятие: 
- любому человеку, зашедшему на сайт;
- зарегистрированным пользователям;
- людям, зарегистрировавшим свою компанию.

Раздел "Место и время". В графе "Время проведения" необходимо ввести информацию о времени проведения вашего мероприятия. Сначала нужно выбрать способ задания времени. Для "Фиксированного" указываются конкретные дни (по календарю), начало и конец для каждого дня. Здесь, с помощью кнопок "+" и "-" можно добавить еще день или удалить необходимый. Для "Периодического" указываем конкретные дни, в которые мероприятие будет проходить каждую неделю.

Далее следует выбрать место его проведения (регион и город) и указать конкретный адрес, при желании можно загрузить схему проезда, описать более подробно место, где будет проводиться мероприятие. Галочка напротив пункта обсуждение позволяет создать форум для данного мероприятия.

Раздел "Контактные лица". Заполните в таблицу информацию о людях отвечающих за проведение мероприятия или тех к которым должны обращаться желающие принять в нем участие. При заполнении всех строк и нажатии кнопки сохранить появляется еще одна свободная строка.

Раздел "Требования к участникам" Опишите требования, которые вы предъявляйте к участникам мероприятия. Если количество возможных участников мероприятия ограничено, вы можете указать его. Галочка на пункте "Подтверждение регистрации участников" означает, что зарегистрировавшиеся гости мероприятия станут его участниками, только после вашего подтверждения, а "Показывать участников всем" - что вы делаете список участников доступным для просмотра другими пользователями. Если для регистрации на вашем мероприятии необходимо указать свой адрес и паспортные данные - поставьте соответствующие галочки, а галочка "Компании" говорит о том, что зарегистрировавшийся должен обязательно быть представителем какой либо компании. Если вы хотите разослать напоминания о мероприятии зарегистрировавшимся пользователям за определенный срок до его начала, воспользуйтесь меню "Напоминать" (по умолчанию стоит срок 1 день).

В разделе "Материалы" можно загрузить фотографии и файлы, связанные с вашим бизнес-мероприятием (поддерживаются все основные форматы).

Раздел "Приглашения". Здесь вы можете разослать приглашения на свое мероприятие. Для этого предусмотрено три способа:
- рассылка приглашений на e-mail (до 30 адресов одновременно);
- рассылка приглашений компаниям, зарегистрированным на сайте, путем выбора конкретных компаний из каталога (поиск по названиям);
- рассылка приглашений компаниям, находящимся в определенном регионе и/или работающим в определенной сфере (возможность создать выборку по сфере деятельности и региону, выборок можно сделать несколько, максимум 3).
Разослать приглашение можно будет только один раз, после этого данная функция для конкретного мероприятия становится недоступна.

Раздел "Анонс". Вы можете анонсировать ваше бизнес-мероприятие на странице своей компании (чтобы анонс стал виден всем, не забудьте поставить галочку "показывать анонс", в противном случае он будет доступен только вам). 

Само бизнес-мероприятие при любых заполненных данных отображается на странице мероприятия, доступной для просмотра пользователям, а доступ к нему они смогут получить со страницы вашей компании или из календаря. Помимо всевозможной информации, на странице мероприятия еще отображаются функции управления, доступные только вам. Это управление участниками, рассылка приглашений, рассылка напоминаний, фиксация даты события по кворуму, а также редактирование.

Глава II

2.1 Разработка проведений бизнес мероприятий в гостинице «Англетер»

В «Англетере» любили собираться поэты и революционеры, сегодня он по-прежнему популярен среди организаторов семинаров, деловых встреч, конференций. 
Конференц-зал амфитеатром на 200 человек с системой синхронного перевода, и три переговорные комнаты: Анна Павлова, Булгаков, Борсалино на 100 человек каждая создают все возможности для проведения мероприятий делового формата.

- Указанные цены распространяются на проведение конференц-мероприятий, для выставок, приемов и банкетов действуют другие тарифы.
- Цены указаны в рублях, в том числе НДС.

Отель «Англетер» предоставляет все необходимое оборудование и услуги для организации деловых мероприятий:

- флипчарт 
- доска с маркерами 
- экран 
- слайд-проектор 
- кассетный магнитофон 
- графопроектор 
- компьютерный видеопроектор 
- система звукоусиления 
- лазерная указка 
- телевизор / видеомагнитофон 
- проигрыватель компакт-дисков 
- услуги технического специалиста 

Гости отеля «Англетер» могут также воспользоваться услугами отеля «Астория», который входит в единый гостиничный комплекс под управлением Rocco Forte Hotels. «Астория» предлагает Зимний сад и Банкетный зал общей вместимостью 450 человек, переговорные комнаты Шаляпин, Тургенев, Репин -  вместимостью от 8 до 36 человек, а также бизнес-центр с широким спектром услуг для бизнесменов.

Составление семинара:

Программа семинара (образец)