Функції менеджменту

ФУНКЦІЇ МЕНЕДЖМЕНТУ  
.1. Поняття і класифікація функцій менеджменту 
Слово “ф у н к ц і я” – від латинського functio, що в перекладі українською мовою означає виконання, коло діяльності, призначення, обов’язок тощо. 
Функції менеджменту – це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу. 
Функції менеджменту вперше в теорії управління класифікував французький учений А. Файоль. Він виділив чотири основних функцій менеджменту: планування, організацію, мотивацію та контроль. 
Кожна із чотирьох функцій менеджменту є для організації життєво важливою, але планування забезпечує основу для інших функцій, і тому вважається головною серед них. Решта ж функцій орієнтовані на виконання оперативних, тактичних та стратегічних планів організації. 
 
Рис. 9. Циклічний взаємозв’язок функцій менеджменту

4.2. Планування як функція  менеджменту  
Планування як функція менеджменту – це розробка змісту та послідовності дій, направлених на досягнення запланованих цілей управління. 
Першим кроком у плануванні є розробка наступних цілей: внесення моменту організації діяльності, спонукання менеджерів до погодження своїх щоденних дій з перспективними, контроль фактичних результатів роботи організації. 
Основними принципами функції планування є: повнота (охоплення всіх напрямів діяльності організації), точність (кількісні та якісні показники дій), економічність (окупність затрат на планування), безперервність (зміни як у просторі, так і у часі), гнучкість (постійне коригування залежно від ситуації), масовість (залучення виконавців до розробки планів). 
Основними методами планування є: метод послідовного опису операцій (у вигляді таблиць тощо), побудова графіків виконання (де передбачено строки виконання і виконавці), сітьове планування (графічне зображення послідовності робіт), метод робочого календаря ( план на короткий період).  
Цілі управління – це майбутній стан об’єкта управління, який хоче досягти колектив організації своєю працею. 
Основна роль цілей управління – це бути контрольним стандартом, з яким порівнюють фактично досягнуті результати як окрема особа, так і весь колектив. 
Основними вимогами до цілей є реальність, зрозумілість, кількісна та якісна визначеність, розмежованість тощо. 
Управління щодо цілей – це метод управління, який об’єднує планування і контроль у сфері людських відносин. 
Етапи процесу управління за наступними цілями: розробка цілей, планування дій, перевірка й оцінка дій, коригування дій. 
Плани класифікують за такими ознаками: предметами планування (цілей, засобів, процесів), строками планування (довгострокові, середньострокові, короткострокові, оперативні), масштабами планування (загальноорганізаційні, галузеві, проектні), сферами планування (фінансова, виробнича, персоналу тощо). 
Основними видами планів є політика організації, обов’язкові документи, процедури, методи, правила, бюджет, програми, проекти, тайм-менеджмент. 
Політика організації – це напрям розробки управлінських рішень менеджерами організації. 
Обов’язковий документ – це вказівка, яка надходить в організацію ззовні, з вищих за ієрархією управлінських структур. 
Процедура – це план багаторазового використання при досягненні цілей. 
Метод – це типовий план дій, але більш деталізований, ніж процедура. 
Правило – це принцип регулювання, вказівка, які обов’язково необхідно виконати або застосувати. 
Бюджет – це план отримання результатів, які показані в кількісному цифровому вимірі, зокрема у грошових сумах. 
Програма – це план одноразового застосування для прийняття спеціального рішення в межах загальних цілей організації. 
Проект – це частина загальної програми для щоденної діяльності підрозділу в організації. 
Тайм-менеджмент – це план менеджера найбільш ефективного використання особистого робочого часу та постійний контроль за його використанням.  
 
Рис. 10. Етапи процесу управління щодо цілей 
 
Рис. 11. Основні види планів

Кросворд до параграфа 4.2 
 
По горизонталі: 2. Заключний етап управління щодо цілей. 3. Принцип планування. 5. Ціль на термін більше 3-х років. 8. Одна з функцій менеджменту. 10. План до 1-го року. 11. Деталізований план на короткий термін. 12. Цілі високої керованості організацією. 14. Принцип мінімальних затрат. 16. План, що визначає витрати. 
По вертикалі: 1. Метод планування, де конкретизується термін. 17. Перший етап управління щодо цілей. 4. Цілі, що характеризують розширення виробництва. 6. Принцип найефективнішого використання часу.7. План боротьби за перше місце на ринку. 8. Один із етапів управління щодо цілей. 9. Один із принципів планування. 18. Цілі, які направлені на покращання умов праці. 15. Цілі з терміном до 3-х років.13. Процес досягнення цілей.

4.3. Організація як функція  менеджменту  
Функція організації – це процес систематичного коригування багатьох завдань і взаємовідносин між людьми, що їх виконують. 
Організація будь-якого технологічного процесу складається зі структурної організації та організації самого процесу. 
Структурна організація – це процес визначення відповідальних за певну функцію в організації та перелік виконавчих органів, згідно з нормами керованості, її апарату управління. 
Чисельність підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина, залежить від можливостей менеджера, кількості його помічників, здібностей працівників, видів виконуваних робіт, їх стандартизації та розміщення робочих зон чи місць. 
Організація процесу – це комплекс таких дій менеджера, як формулювання рішень, визначення необхідності ресурсів для виконання рішення, своєчасне доведення рішень до виконавців і контроль за виконанням рішень. 
У великих організаціях для визначення відповідальності підлеглих керівник делегує їх повноваження. 
Повноваження – це надання підлеглому обмеженого права використовувати ресурси організації та направляти зусилля співробітників на виконання відповідних завдань. 
До основних повноважень належать лінійні, рекомендовані, паралельні, функціональні тощо. 
Лінійні повноваження – це безпосереднє передавання керівником обмеженого права на розподіл ресурсів підлеглому. 
Рекомендовані повноваження – це надання керівником права підлеглому проводити консультації лінійним керівникам за їх проханням. 
Паралельні повноваження – це надання керівником права підлеглому відхиляти рішення лінійного керівництва з метою контролю лінійних повноважень. 
Функціональні повноваження – це надання керівником права підлеглому як пропонувати, так і забороняти рішення лінійних керівників. 
Делегування повноважень – це засіб, за допомогою якого керівники розподіляють між підлеглими багаточисельні завдання, направлені на досягнення цілей усієї організації. 
Відповідальність (у контексті делегування повноважень) – це відповідальність підлеглого за результати виконання завдання перед своїм керівником. Вона настає тільки після передачі повноважень. 
До основних заходів попередження порушень дисципліни належать усні попередження, письмові, штраф, перевід працівника в інший підрозділ, перевід на меншу за рівнем оплати посаду, звільнення. 
 
Рис. 12. Організація процесу 
 
Рис. 13. Основні види повноважень 
 
Кросворд до параграфа 4.3 
 
По горизонталі: 1. Обмежене право використовувати ресурси. 2. Розподіл повноважень між співробітниками. 3. Визначення відповідальних за певні функції. 4. Надання підлеглому обмеженого права. 5. Повноваження, які безпосередньо передаються підлеглим. 6. Апарат управління для надання консультацій. 7. Апарат управління для виконання основних функцій. 8. Повноваження, що дають право як забороняти, так і пропонувати рішення лінійним керівникам. 
По вертикалі: 1. Сукупні повноваження. 2. Наслідок виконання завдань вищого керівництва. 3. Повноваження відхиляти рішення лінійних керівників. 4. Апаратні повноваження для надання консультацій. 5. Тип апарату управління. 6. Одна з функцій менеджменту. 7. Встановлення правил, процедур для обмеження повноважень.

4.4. Мотивація як функція  менеджменту 
Мотивація – це процес заохочення себе та інших до праці з метою досягнення особистих цілей або організації. 
Як і чому заохочуює людина себе, влучно визначив у свій час А. Сміт. На його думку, природне бажання людей покращити свій добробут і є великим стимулом до праці. Для менеджера є головним завданням знаходити ті стимули, які цікавлять кожного з підлеглих управлінської структури, і використовувати їх в управлінні. 
Теоретично мотиваційний процес складається зі стадій виникнення фізіологічних, психологічних або соціальних потреб, шукання шляхів задоволення чи пригнічення або непомічання потреб, визначення напрямів дій, виконання дій, одержання винагороди за виконану дію, усунення потреб. 
Основними методами мотивації до праці є застосування “батога та пряника”, психології та сучасної теорії мотивації. 
Метод “батога та пряника” – це вплив на людину через наділення або втрату тих чи інших ресурсів. 
Метод псигології – це вплив однієї особи в організації на іншу за допомогою слова. 
Менеджер, перш ніж говорити слово підлеглому, повинен враховувати його психологічні особливості: здібності, волю, темперамент, сумістність, авторитет тощо. 
Сучасні методи мотивації до праці поділяються на змістовні та процесуальні. Змістовні грунтуються на внутрішній мотивах людей, які змушують їх діяти так, а не інакше. Процесуальні – на поведінці людей з урахуванням їх сприйняття та знання. 
До змістовних теорій мотивації належать такі: теорія потреб А. Маслоу, теорія Х/У Д. Мак-Грегора, теорія двох факторів Ф. Герцберга, продуктивності Д. Мак-Клелланда, теорія очікувань В. Врума тощо. 
А. Маслоу (1908 – 1970) виділяв п’ять видів потреб: фізіологічні, безпеки, належності до певної соціальної групи, поваги до себе і самоствердження. 
Д. Мак-Грегор (1906 – 1964) висунув «теорію Х» і «теорію У», у яких характеризував різне ставлення працівників до роботи. За «теорією Х» є люди, які вимагають постійного контролю за їх роботою, і за «теорією У» – ініціативні виконавці. 
Д. Мак-Клелланд стверджував ідею потреб людини до досягнень, співучасті, влади. 
Ф. Герцберг зробив висновок, що при відсутності незадоволення не може бути задоволення. 
В. Врум розробив модель «шлях-ціль», тобто підкреслив роль суб’єктивного вибору шляху для досягнення цілі. 
До процесуальних теорій мотивації належать такі: чекання, справедливість, модель Портера-Лоулера тощо. 
Теорія справедливості – це суб’єктивна оцінка відповідності отриманої винагороди до затрачених зусиль і співставлення її з винагородою інших працівників, що виконували подібну роботу. 
Процес мотивації за Портером-Лоулером залежить від намагань працівника, оцінки своєї ролі у процесі праці, результатів виконаної роботи, винагороди, ступеня задоволення. Усе це об’єднує теорію чекання і справедливості. 
 
Рис. 14. Схема мотиваційного процесу 
 
Рис. 15. Піраміда Маслоу 
 
Кросворд до параграфа 4.4 
 
По горизонталі: 4. Вчений, який поєднував теорію справедливості і чекання. 6. Мотив до влади. 7. Розмір зарплати керівників. 9. Зарплата у вигляді доплати. 10. Державні мотиваційні важелі. 11. Одна з процесуальних теорій. 13. Наука, що вивчає вплив за допомогою слова. 15. Вчений з теорії мотивації. 16. Метод мотивації.  
По вертикалі: 1. Вчений, що працював над проблемами мотивації. 2. Один із засобів мотивації. 5. Функція з проблем стимулів. 3. Від чого визначають зарплату керівників. 8. Внутрішнє бажання людини у задоволенні потреб? 11. Дії щодо досягнення своїх потреб. 12. Мотиви за визначенням Мадсона. 14. Мотиви, що викликані страхом. 17. Вчений економіст, що розробив теорію двох факторів мотивації. 
4.5. Контроль як функція менеджменту  
Контроль – це процес, за допомогою якого керівництво організації визначає, чи правільні їх рішення і чи не потребують вони корегування, тобто змін у ту чи іншу сторону. 
Процес контролю – це послідовність дій, яка складається із встановлення стандартів, виміру фактично досягнених результатів і проведення корегування у випадках суттєвого відхилення досягнених результатів від попередньо встановлених стандартів. 
Функція контролю проводиться за допомогою попереднього, поточного і заключного видів. Попередній відбувається до фактичного початку робіт у процесі їх планування, поточний – під час проведення робіт і заключний – після проведених робіт. Останні два – за допомогою зворотного зв’язку. 
 
Рис. 16. Процес контролю 
Основним вимогам проведення ефективного контролю відповідають стратегічна його направленість, орієнтир на результат, своєчасність, гнучкість, економічність тощо. 
 
Рис. 17. Основні види контролю 
Кросворд до параграфа 4.5 
 
По горизонталі: 2. На, що необхідно орієнтувати контроль. 3. Один із принципів контролю. 5. Вид контролю. 6. Принцип контролю. 10. Одна із систем контролю. 13. Вид контролю до початку робіт. 14. Характеристика принципу контролю. 15. Визначення правільності рішень менеджером. 
По вертикалі: 1. Вид контролю після робіт. 4. Критерій оцінки виконання фінансового плану. 5. Служба проведення контролю в організації. 7. Етап контролю. 8. Вид контролю. 9. Система контролю. 11. Один із видів контролю.

4.6. Спеціальні функції  менеджменту 
Коли основні функції менеджменту притаманні всім організаціям будь-якої галузі народного господарства, то спеціальні – організаціям певних галузей економіки або певним органам управління. 
 
Рис. 18. Схема структури спеціальних функцій менеджменту 
Спеціальні функції менеджменту розподіляються за формою поділу процесу управління на складові частини, наприклад, технологічна підготовка виробництва, матеріально-технічне забезпечення, капітальне будівництво і реконструкція, організація праці і заробітної плати, бухгалтерський облік і фінансова діяльність, зовнішньоекономічний зв’язок тощо.

Функції менеджменту(організація)

Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрями управлінської діяльності (трудові процеси в сфері управління), які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління. Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій. Визначення переліку цих функцій - одне з найважливіших завдань теорії менеджменту.

Управління  розглядається як процес, оскільки робота для досягнення мети за допомогою  іншої — це не якась одноразова дія, а серія безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожна з яких сама по собі є процесом, дуже важливі для успіху організації. їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процесом, тому що складається із серії взаємопов'язаних дій. Процес управління — це є загальна сума всіх функцій, а саме:

- планування;

- організація;

- мотивація;

- контроль.

Ці чотири первинні функції управління об'єднані зв'язуючими процесами комунікації і прийняття рішення. [2, c. 12]

Функція планування

Вирішує те, якою повинна бути мета організації і що мають робити члени організації, щоб досягти її. За своєю суттю, функція планування відповідає на три основні питання:

1. Де ми  знаходимось наданий час? Керівники  повинні оцінити сильні і слабкі  сторони організації в таких  важливих галузях, як фінанси,  маркетинг, виробництво, наукові  дослідження і розробки, трудові ресурси. Все це здійснюється з метою визначення, чого може реально досягти організація.

2. Куди ми  хочемо прямувати? Оцінюючи можливості  і загрози в навколишньому  середовищі, такі як конкуренція,  клієнти, закони, політичні фактори,  економічні умови, технологія, постачання, соціальні та культурні зміни керівництво визначає, що може перешкодити організації досягненню цих цілей.

3. Як ми  збираємось це зробити? Керівники  повинні вирішити як в загальних  рисах, так і конкретно, що  повинні робити члени організації,  щоб досягти виконання цілей  організації.

За допомогою  планування керівництво намагається  встановити основні напрями зусиль і прийняти рішення, які забезпечують єдність цілей для всіх членів організації. Іншими словами, планування — це один із засобів, за допомогою якого керівництво забезпечує єдиний напрям зусиль всіх членів організації для досягнення її загальної мети.

Планування  в організації не є окремим  одноразовим явищем через дві  суттєві причини.

1. Хоч деякі  організації припиняють своє  існування після досягнення мети, заради якої вони створювалися, багато з них намагаються продовжити своє існування якомога довше.

2. Друга причина,  за якою планування повинно  здійснюватись безперервно, —  це постійна невизначеність майбутнього.  В силу змін у навколишньому  середовищі або помилок у судженнях  явища можуть розвиватися не  так, як це передбачало керівництво  при розробці планів.

Тому плани  необхідно переглядати, щоб вони узгоджувались з реальністю

Організація

Організовувати  — значить створювати певну структуру. Існує багато елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і досягати таким чином своєї мети. Одним із цих елементів є робота, конкретні завдання організації, такі як спорудження житлових будинків або забезпечення страхування життя. Промислова революція почалася з усвідомлення того, що організація роботи певним чином дозволяє групі працівників досягти значно більшого, ніж вони могли б без певної організації. Організація роботи була в центрі уваги руху за наукове управління.

Оскільки  в організації роботу виконують  люди, другим важливим аспектом функції  організації є визначення, хто  саме повинен виконувати кожне конкретне завдання із великої кількості тих, що існують в рамках організації, в т. ч. управління. Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Ці суб'єкти делегування беруть на себе відповідальність за успішне виконання своїх обов'язків. Поступаючи таким чином, вони вважають себе підлеглими щодо керівника.

Мотивація

Керівник  завжди повинен пам'ятати, що навіть чітко розроблені плани і найдосконаліша структура організації позбавлені сенсу, якщо хтось не виконує фактичну роботу організації. І завдання функції  мотивації полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу згідно з делегованими їм обов'язками і узгоджуючи з планом.