Информационное управление как процесс в деятельности организации

Глава 2.«Информационное управление как процесс в деятельности организации»

1. Характеристика компании
2. Причины перехода на процессную систему управления.
3. Особенности информационного менеджмента как процесса.
1. Состав процесса
4. Пример процесса информационного менеджмента.

1. Характеристика  компании

     INFMAN создана независимыми профессионалами  более 3 лет назад. Мы предлагаем  новейшие услуги в сфере информационного  менеджмента и консалтинга. Компания INFMAN занимается моделированием, разработкой и сопровождением информационных систем для малого и среднего бизнеса. История компании начинается с 1999 года, когда была разработана первая система [SIM].

     Предлагаем  высокотехнологичные и надежные решения по управлению бизнесом. Эти  решения базируются на ведущих мировых стандартах и технологиях.

     Миссия  компании

     Помогать  рынку малого и среднего бизнеса  в развитии и адаптации информационных технологий с помощью методологии  информационного менеджмента и  информационного консалтинга Специфика  работы компании заключается в разработке специализированных решений под конкретный бизнес заказчика. Наши решения - в первую очередь бизнес-ориентированы. Мы используем типовые best-practices наших отечественных и зарубежных партнеров.

     Наши  партнеры  

• Консалтинговая компания "Логика Бизнеса" 
• IBM
• «Твой софт»

     2. Причины перехода на процессную систему управления.

     Во  многих организациях, которые существуют сегодня в условиях жесткой конкуренции, плохо налажен процесс управления. Это приводит к тому, что появляются такие традиционные негативные черты менеджмента, как рост бюрократического аппарата (интенсификация бумажно-документного оборота), дробление функций персонала на более мелкие и увеличение кол-ва занятых рутиной работой сотрудников и др.

     Не  только избавиться от подобных проблем, но и увеличить эффективность  управления бизнесом, позволяет процессно-ориентированный  подход. Он предполагает выделение и построение бизнес-процессов в соответствии с решаемыми задачами организации. Любая организация традиционно рассматривалась как совокупность организационных структур, отделов, департаментов и т.д. Процессно-ориентированный подход выделяет цепочки бизнес-процессов, под которые подстраиваются организационные структуры и ИТ-поддержка. 

3. Особенности информационного  управления как процесса.

     Информационный  менеджмент – это один из процессов  в организации, который существует в рамках жестко заданных ограничений. Перечислим их:

• На вход процесса поступает информационная потребность, на выходе -сформированный информационный сервис, который предоставляется заказчику и конечному пользователю.
• Процесс протекает независимо от организационной структуры и функциональных бизнес-задач/операций.
• Процесс управления информацией может также протекать в обратном направлении: от сформированного сервиса происходит анализ ИТ-инфраструктуры и выявляется новая потребность, которая до этого не рассматривалась или была невостребованной.

        Состав процесса

     На  диаграмме изображена VAD-диаграмма  протекания процесса управления информацией. VAD-диаграмма (или диаграмма цепочки  добавленного качества) по методологии ARIS наиболее полно отображает протекание процесса и добавление качественно нового информационного лага на каждом этапе процесса.

     Диаграмма 1

     Диаграмма 1.Управление как информационный процесс 

     На  диаграмме 1 показано, что процесс управления информацией (Information Management Proccess) начинается с выявления или поступления информационной потребности заказчика. На выходе подпроцесса управления информационной потребностью формируется перечень средств, необходимых для достижения поставленных целей. (Цели формируются на основании анализа потребности). Подпроцесс управления ИТ-инфраструктурой подразумевает управление средствами ИТ-поддержки (подсистемы технического, программного и организационного обеспечения) для реализации потребности и запланированного ее удовлетворения на основе автоматизированных средств (компьютеры, телефония и т.д.). Подпроцесс управления ИТ-инфраструктурой начинается с управления техническими средствами, далее управление программными средствами, затем управление информационной безопасностью. На Рис. 1 также определено место, которое занимает управление СИМ-системой (Система информационного менеджмента – программный продукт).

     На  выходе подпроцесса управления ИТ-инфраструктуры поступает информация о комплексе налаженных подсистем, которые работают для заказчика, выполняя удовлетворение информационной потребности. Подпроцесс управления отношениями с заказчиком является важным подпроцессом, т.к. здесь формируются замечания к построенной системе, доработка, техническая поддержка и многие другие виды деятельности.

     Общим выходом процесса управления информацией  является сформированный и работающий для заказчика информационный сервис. 

     4. Пример процесса  информационного  менеджмента. 

     Одним из проектов, которые ведутся в InfMan, является разработка информационной системы  управления материальными и финансовыми  потоками отдела закупок крупной  производственной компании.

     Причиной  разработки системы послужила возникшая  потребность сотрудников и начальника отдела в быстром предоставлении отчетной и статистической информации по текущим и прошедшим за определенный период времени закупкам/оплатам.

     Требования  к системе были предъявлены таким  образом, что стандартные решения  в области учета и бухгалтерии заказчику не подходили. Было решено создать частное решение, основанное на концепции бизнес-объектов и SIM. В частности для реализации идеи сбора и накопления сведений по бизнес-действиям и развернутой статистики по ним была выбрана технология OLAP. Это решение было принято в процессе управления информационной потребностью. Также была продумана организационная структура и общая система управления на основании задач, выполняемых сотрудниками. Эти решения отразились в диаграммах ARIS.

     Далее у заказчика было осуществлено внедрение технических (сервер SQL и OLAP, компьютерные станции), программных (операционные системы, общеприкладное ПО, а также клиенты СИМ), информационных (должностные инструкции, справочная система) средств. Для реализации информационной безопасности выбрана платформа Windows2000 и установлены серверные компоненты из линейки BackOffice2000: Internet Security and Acceleration Server, Active Directory, Internet Information Services. Доступ к БД регулируется с помощью AD-интегрированной базы учетных записей. Это позволяет четко регламентировать доступ пользователей к базе данных, детализируя разрешения на уровне доступа к полям отдельных таблиц.

     После внедрения системы на выходе процесса управления информацией заказчик имеет  информационный сервис - прекрасное средство управления отделом закупок с помощью информационных технологий, OLAP-средство для построения статистики и прогнозов динамики финансовых и материальных поступлений. Дальнейшее протекание процесса управления отношениями с заказчиком проецируется по различным направлениям: расширение базы (атрибутов), интеграция с Internet, проектные разработки для деятельности других отделов той же организации с образованием единого информационного пространства деятельности организации.

     Заключение 

     И так делаем выводы что 

     Таким образом, в рамках любой организации  в явном или неявном виде происходит процесс управления информации. Задача нашего проекта заключается в выявлении данного процесса, его регламентации, реинжениринге (кардинальной перестройке процесса), а также создание и поддержка основных информационных сервисов (включая СИМ-систему) для поддержки бизнеса заказчика.

     Из  данного примера видно, что процесс информационного менеджмента (управления информацией), протекающий в современных организациях, является неотъемлемой частью процесса управления организацией и необходимым процессом в организациях для повышения эффективности бизнес-процессов в современных экономических условиях.