Как хранить коммерческую тайну

Как хранить коммерческую тайну

Алексей Слипачук , консультант по безопасности бизнеса

Что является коммерческой тайной в век современных технологий, когда разнообразные базы данных скачиваются, продаются, и доступны чуть ли не всякому желающему на каждом углу? База клиентов? Цены? Поставщики? Потребители? Партнеры? Объемы продаж? Какая же это тайна?! Вам нужно? Да без проблем!

 Наверное, почти каждый из нас получает по электронной почте «спамовые» рассылки типа: «Хотите знать, что делают Ваши конкуренты? Приобретайте перечень баз: Частные предприниматели-2006, ГАИ-Крим-2007, Финотчеты и балансы 2007/2006, Объемы производства, и т.д.».
Бизнес — это война, а на войне защитой пренебрегают только отчаянные и неопытные.
Как понять и оценить риски, которые конкуренты несут именно вашему предприятию, и выбрать действительно адекватные меры защиты?
Начать предлагаем с самого главного, без чего нет смысла продолжать дальнейший разговор — с определения того явления, которое мы будем обсуждать, а именно — понятия термина «коммерческая тайна».
У нас под коммерческой тайной часто подразумевают то, что по сути происходит тайно и противозаконно, хотя это совсем не так.
В Украине нет единого термина «коммерческая тайна». В Законе «О предприятиях в Украине», в Хозяйственном и Гражданском кодексах термин «коммерческая тайна» трактуется по-разному. Попробуем выделить основные черты, характеризующие понятие «коммерческая тайна». Это:

         сведения, которые представляют коммерческую ценность для субъекта предпринимательской деятельности;

         сведения, к которым установлен ограниченный доступ. Они не должны быть общедоступными;

         сведения, которые являются собственностью субъекта предпринимательской деятельности;

         сведения, к которым применяются меры относительно сохранения секретности;

Следует учесть, что коммерческая тайна не является государственной тайной.
Следовательно, к коммерческой тайне, могут быть отнесены только те сведения, разглашение которых может нанести вред предприятию. Причем, не имеет значения, какой вид ущерба может быть нанесен — ущерб имущественным или неимущественным правам (моральный ущерб). В любом случае, права предприятия подлежат юридической защите, а причиненный ущерб возмещается в обоих случаях.
В принципе, коммерческой тайной может быть все что угодно: от рецепта приготовления пирожных до правил поведения сотрудников предприятия в случае рейдерского захвата.
Следует также знать, что существуют и сведения, которые находятся в собственности, в использовании, в распоряжении отдельных физических или юридических лиц и могут распространяться ими по собственному желанию, в соответствии с предусмотренными ими же условиями. Эти сведения носят название — конфиденциальная информация.
С точки зрения юридического права только собственник может определять круг сведений, подлежащих разглашению, устанавливать случаи и круг ответственных лиц, которые могут разглашать как коммерческую тайну, так и конфиденциальную информацию.
Необходимо учесть, что нормативными актами Украины может быть предусмотрено обязательное требование предоставления или публичного обнародования сведений, составляющих коммерческую тайну. Разглашение коммерческой тайны или конфиденциальной информации во всех других случаях является неправомерным.
Требование не разглашать коммерческую тайну или конфиденциальную информацию имеет двойную направленность: внутреннюю и внешнюю. Внутренняя направлена на работников предприятия, внешняя — на служебных лиц проверяющих органов и организаций-контрагентов.
За нарушение прав собственника, то есть за разглашение коммерческой тайны, другими лицами законодательством Украины установлены следующие виды ответственности:
1) ответственность в рамках трудовых отношений;
2) гражданско-правовая ответственность;
3) административная ответственность;
4) уголовная ответственность.
Но считать те или другие сведения коммерческой тайной можно только после того, как все будет оформлено в установленном законодательством порядке.
Как могут использовать такую информацию ваши лояльные (на первый взгляд) сотрудники? На сегодняшний день, в Украине иски, связанные с разглашением коммерческой информации, — большая редкость.

Порой таким судебным тяжбам нет конца. Вопрос « Была ли использована коммерческая тайна?» — так и остается открытым.
Но самое главное — коммерческую тайну компании в нашей стране можно узнать и без подсылки шпионов и подкупа работников компании. Серьезное место для злоупотреблений — право органов государственной власти и органов местного самоуправления требовать от любой компании предоставления доступа к разного рода документации, в том числе содержащей коммерческую тайну. Эта лазейка создает возможность получения информации через, так сказать, третьи руки.
Предприниматели чаще всего спускают возникшую проблему на тормозах, хотя убытки от утечки информации могут превосходить расходы на содержание службы безопасности и даже привести к финансовому коллапсу фирмы. По мнению юристов, в большинстве случаев попытки довести дело до суда и выиграть процесс, обречены на провал, потому что наш отечественный бизнес еще не умеет выстраивать политику информационной безопасности. И потом доказать в суде факт разглашения коммерческой тайны довольно таки сложно. Сложность заключается в том, чтобы доказать, что информация, которая представляла коммерческую ценность, действительно держалась в тайне. Для этого нужно представить целый комплекс мер по ее охране. Вряд ли какая украинская компания имеет сведения, в которых был бы указан полный перечень деловой документации, которая сопровождает и обеспечивает безопасность.

Юридическое оформление документации, обеспечивающей защиту ценной информации

Юридически оформить право субъекта предпринимательской деятельности на коммерческую тайну можно на действующих предприятиях через внесение соответствующих дополнений в учредительные и другие документы предприятия, а при создании новых предприятий — сразу же закрепить его в аналогичных документах.
Закрепление права на коммерческую тайну осуществляется в таких документах предприятия:

        уставе предприятия, (прописать, что на предприятии вводится режим коммерческой тайны);

        учредительском договоре;

        коллективном договоре;

        положении «О коммерческой тайне и правилах ее сохранения»;

        положениях «О разрешительной системе доступа исполнителей к документам и сведениям, которые являются коммерческой тайной предприятия», «Режим работы с коммерческой тайной сотрудников»;

        и других аналогичных документах.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

Если предприятие нуждается в элементах защиты коммерческой тайны, оно должно создать специальную комиссию, которая пропишет эти моменты во внутренних документах и определит степень ответственности за их нарушение. Главой комиссии, как правило, назначается руководитель предприятия. Комиссия занимается группировкой и уточнением информации для непосредственного определения перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.
Так если с экономической точки зрения определенный вид деятельности отвечает целям предприятия и на данный момент, и в перспективе, а прибыль является выше, чем у конкурирующих фирм, то эксперты должны определить, что именно в данном виде деятельности позволяет получать прибыль. Ответ на этот вопрос и будет коммерческой тайной предприятия.
Например, для сведений делового характера это будут:

         сведения о заключенных или запланированных контрактах;

         данные о контрагентах (поставщиках и клиентах);

         структура цен, уровень прибыли и ценовая политика;

         обзоры рынка;

         результаты маркетинговых исследований;

         информация о конфиденциальных переговорах;

         финансовые и административные планы развития предприятия и его инвестиций;

         разработка новых проектов, брендов, ноу-хау.

         разные договоры также должны считаться коммерческой тайной, причем как сам текст договора, так и факт их заключения;

         должны быть отнесены к коммерческой тайне и ведомости об изобретениях и рацпредложениях, которые еще не защищены авторским или патентным правом.

При оформлении перечня сведений, которые составляют коммерческую тайну, в своей деятельности комиссия должна руководствоваться следующим:

        если предприятие имеет в распоряжении информацию, которая принадлежит к государственной тайне, ее следует выделить в отдельную позицию, поскольку этот вид информации охраняется законодательством Украины о государственной тайне;

        в отдельную позицию также следует выделить ту информацию, которая не является коммерческой тайной предприятия согласно с Постановлением Кабинета Министров Украины «О перечне сведений, не составляющих коммерческую тайну» от 09.08.1993 г. № 611 (далее — Постановление № 611). Эти сведения используются при осуществлении проверок контролирующими органами, при сдаче отчетности в разные фонды, аудиторами для проведения аудита.

Методы защиты

Кроме утверждения такого перечня на руководителя и комиссию предприятия возлагается также обязанность относительно установления порядка защиты коммерческой тайны. Среди методов такой защиты можно выделить:

1. разработку положения о коммерческой тайне на предприятии;
2. разработку инструкций относительно соблюдения сотрудниками режима неразглашения коммерческой тайны;
3. включение в устав предприятия разделов, регламентирующих защиту коммерческой тайны;
4.  разработку соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которое заключается с лицами, имеющими доступ к этой информации.

Положение о коммерческой тайне является основным документом в защите информации от несанкционированного доступа.
В положении о коммерческой тайне на предприятии нужно отобразить:

        функции руководства предприятия в сфере защиты информации, разграничения доступа к этой информации;

        порядок определения и учета информации, содержащей коммерческую тайну;

        порядок проведения инвентаризации такой информации;

        механизм обеспечения сохранности информации, являющейся коммерческой тайной;

        механизм обеспечения доступа к коммерческой тайне посторонних лиц (включая органы государственной власти, которые имеют право на получение определенной информации);

        порядок распространения коммерческой тайны;

        меру ответственности за разглашение коммерческой тайны;

        конкретный срок, на который информация приобретает статус коммерческой тайны и порядок исключения информации из состава коммерческой тайны.

Порядок доступа к ценной информации проверяющих

Хотя сведения указанные в Постановлении № 611 не отнесены государством к сведениям, составляющим коммерческую тайну, но для предприятия они имеют определенную ценность, а поэтому не являются открытыми и общедоступными. Предоставляться такие данные могут лишь на основании установленных нормативных актов Украины. Так, например, согласно Закону Украины «О милиции» от 20.12.1990 г. сотрудникам милиции для выполнения своих обязанностей дано право беспрепятственно и бесплатно по письменному запросу получать от предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности сведения, в том числе и составляющие коммерческую тайну, которые необходимые по делам о преступлениях, находящимися на рассмотрении милиции. С целью осуществления общего надзора прокурор по письменному требованию, также может получить любые сведения о деятельности предприятия (в том числе и сведения, составляющие коммерческую тайну).
Для эффективной защиты коммерческой тайны необходимо использовать организационные мероприятия. Речь идет об организации работы для получения доступа к коммерческой тайне.

Доступ к коммерческой тайне — это письменная санкция владельца предприятия на ознакомление, или работу со сведениями, являющимися коммерческой тайной.

Предприятие должно предусмотреть норму, согласно которой к ознакомлению с документами, содержащими коммерческую тайну, могут допускаться посторонние лица, например, правоохранительные органы, проверяющие и аудиторы. Так, для того чтобы проверяющие получили доступ к такой информации, они должны придерживаться всех процедур, которые установлены на предприятии. Предоставление такого доступа осуществляется через оформление специального распоряжения владельца предприятия при наличии письменного запроса от вышеуказанных лиц.
При этом такие лица должны: