Командообразование и преимущества работы в команде

     Даже если сначала они будут несовершенны (в дальнейшем они будут отшлифованы на практике), они сыграют свою положительную роль: ликвидируется управленческий "тупик", укрепится вера коллектива в эффективную управляемость организации в целом.

     В отношении организации взаимодействия между командами за основу принимается принцип приоритетности интересов организации в целом:

     1. Руководитель любой команды несет личную ответственность за своевременное согласование своих плановых позиций со взаимодействующими командами и службами;

     2. При участии нескольких команд и служб в выполнении планового задания (или внеплановой работы) решающей является позиция той команды или службы, которая несет ответственность за конечный результат.

     При формировании календарных планов (долгосрочных и оперативных) каждая команда представляет на утверждение руководству проект своего плана, подписанный руководителями взаимодействующих команд или внешних партнеров. Их отсутствие часто свидетельствует о неумении конкретного руководителя устанавливать нормальное деловое сотрудничество со смежными командами или иными внешними партнерами.

     Соответственно, при определении целевых установок на календарное планирование руководство информирует всех руководителей команд и служб о структуре общих плановых позиций организации в целом и об ответственности всех руководителей за профессиональное согласование всех позиций. В дальнейшем руководство совместно решает только те вопросы организации взаимодействия, которые по объективным обстоятельствам команды не могут решить самостоятельно.

Планирование деятельности команды

     Второе условие продуктивной деятельности команды -- планирование.

     Планирование -- это процесс создания комплекса согласованных между собой действий, позволяющих команде реализовывать поставленные задачи и достичь намеченных целей.

     Планирование не является прерогативой только руководителя команды или организации. Каждый член команды составляет текущий план распределения своего рабочего времени по осуществлению закрепленных за ним позиций общего плана.

     Планирование включает следующие процедуры (выполняемые одновременно или в течение некоторого времени):

     1. Определение стратегических и оперативных целей ("Куда двигаться?");

     2. Определение стратегии развития ("Как двигаться?");

     3. Составление долгосрочного плана достижения стратегических целей ("Каким образом достичь результата?");

     4. Оперативное календарное планирование ("Каким конкретным способом решать задачи?");

     5. Организация отчетности по установленным плановым позициям ("Как себя проконтролировать, чтобы не сбиться с пути?").

     Необходимость планирования побуждает всех членов команды детально проработать для себя всю схему последовательных действий по выполнению плановых позиций и сопутствующих установок.

     В награду команда получает следующие преимущества:

     более четкое представление о результате, после достижения которого цель (план) считается выполненной;

     состав и характер ожидаемых "уязвимых мест", о которых ранее имелось расплывчатое представление;

     более ясное представление о степени реализуемости отдельных намеченных мероприятий;

     четкое представление о состоянии и качестве наличных ресурсов (материальных, финансовых, кадровых, организационных, строительных и др.);

     перечень проблем, не решенных на стадии формирования плана из-за недостатка информации и неопределенности ситуации;

     выбор рационального плана действий из нескольких возможных вариантов на основе анализа возможных потерь (оценки рисков) при срыве намеченного плана;

     оценка характера ряда неопределенностей на этапе формирования плана, требующих последующей оперативной корректировки плана; оценка имеющегося резерва на блокирование непредвиденных обстоятельств.

     Если кто-то из членов команды ссылается на отсутствие условий для планирования, то обычно это попытка оправдать собственное неумение планировать.

     Один из парадоксов рыночной экономики заключается в том, что именно во времена высокой нестабильности общества планированию уделяется больше внимания: чем больше внешнего хаоса, тем больше порядка должно быть во внутренней организации действий команды (приходится учиться управлять обстоятельствами).

     Составляя рациональный план действий, команда создает собственный инструмент контроля и управления продвижением к намеченным целям. Одновременно план является эффективным тренингом профессионального самообучения, в ходе которого приобретаются знания, опыт и профессионализм, которые можно получить, только освоив эффективное планирование.

     Этапы планирования деятельности

 

       Цель -- есть форма представления результата. Формулировка цели должна раскрыть этот ожидаемый результат. Чем конкретнее цель, тем реальнее результат и перспектива его достижения.

     Для того чтобы сформулировать цель, необходимо записать первую подходящую формулировку цели и оценить, какие явления (показатели, параметры, эффекты) явились бы доказательством того, что цель достигнута. Это и будет ожидаемый результат. Найдя наиболее удобное (убедительное) явление, подтверждающее выполнение цели, необходимо скорректировать ее формулировку.

     Формулировка цели-результата -- это самый важный этап планирования, так как в процессе формулирования цели-результата члены команды прорабатывают схему его достижения, т. е. содержательную часть самого плана.

     Главное, не ставить слишком абстрактных или далеких целей. Чем дальше во времени цель, тем меньше в данный момент точной информации о возможностях ее достижения. Кроме того, нельзя забывать и о вероятностной природе сопутствующих условий и обстоятельств.

     Определение направлений достижения намеченной цели (разработка стратегии и тактики)

     В зависимости от того, какие результаты должны быть достигнуты, конечная цель может быть разбита на несколько задач. Назначение этой процедуры планирования -- составление набора различных вариантов выполнения поставленных задач. Для того чтобы составить набор вариантов, необходимо проанализировать:

     1. Фактические и ожидаемые ресурсы команды;

     2. Реальные социально-экономические условия и конъюнктуру;

     3. Поведение внешних партнеров и руководящих органов;

     4. Уровень подготовки членов команды.

     Затем из всех существующих вариантов выбирается один-два рациональных варианта, удовлетворяющие следующим требованиям:

     1. Достаточные собственные ресурсы команды;

     2. Достаточная реальность выполнения в планируемые сроки (на уровне прогнозируемого развития внешней и внутренней ситуации);

     3. Допустимый уровень потерь при выполнении выбранного варианта действии (оценка рисков).

     Выбранные варианты действий и составят основу стратегии достижения поставленной цели. Выбор основного направления действий производится на основе оценки соотношения "важность (срочность) решения задач -- допустимый уровень затрат и рисков".

Составление долгосрочного плана

     Стратегический план составляется на обозримый период времени, от трех до пяти лет.

     В современных условиях целесообразно опираться на трехлетние планы и набор жизненно важных стратегических целей на пятилетку. Составление 5-летних планов развития целесообразно в установившихся рыночных условиях после того, как экономика страны вышла на стабильный уровень развития.

     Стратегический план должен содержать следующие сведения:

     Набор стратегических жизненно важных целей по различным направлениям деятельности команды с указанием ожидаемых результатов;

     Основные пути достижения стратегических целей с указанием основных этапов промежуточных годовых результатов;

     Список членов команды, ответственных за различные этапы подготовки и реализации долгосрочного плана;

     Социальные перспективы реализации стратегического плана для всех членов команды, как основа мотивации его исполнения;

     Ресурсы и результаты работы, на которые опирается разработка стратегического плана;

     Варианты изменения стратегического плана при возникновении прогнозируемых негативных обстоятельств;

     Как правило, необходима периодическая корректировка стратегического плана.

     Основные рекомендации по составлению стратегического плана:

     План не может быть исчерпывающим и изначально утвержденным на весь период планирования, так как его разработка всегда осуществляется в условиях частичной неопределенности;

     Необходимо сопоставлять несколько вариантов стратегии. При этом самый рациональный план -- необязательно самый экономичный по затратам;

     Необходимо заложить определенные резервы (времени, средств и т.п.) для решения непредвиденных проблем. Под резервами понимаются также возможности подключения новых членов команды, нового сотрудничества, партнерства и другие неформальные действия, подготовленные и предусмотренные заранее. В противном случае составленный план рухнет при первом столкновении с реальностью;

     При этом необходимо учитывать, что в любой работе неизбежны организационные ошибки членов команды, задержки и проволочки в работе различных структур (что приводит к изменению исходной ситуации), внешние и внутренние помехи.

     И, конечно, нужно помнить, что реализация любого плана, тем более стратегического, опирается на личную ответственность всех членов команды.

Оперативное календарное планирование

     Для оперативно-календарного планирования определяющим является годовой план работы команды, сформированный на основе ранее разработанного стратегического плана развития.

     Оперативно-календарное планирование включает в себя квартальное и ежемесячное планирование.

     Недельные графики работ, как правило, составляются в периоды напряженной непрерывной работы, когда в силу различных обстоятельств установлены крайне сжатые сроки.

     Ежедневные, еженедельные графики работ команды составляются, когда необходимо создать опережающее выполнение плановых сроков с целью формирования резервов (времени, материалов и др.), необходимых для нейтрализации ожидаемых помех.

     Важно отметить, что на любом уровне планирования, в том числе и в недельных графиках, должна четко записываться форма представления результата и дата исполнения определенной работы. В противном случае план из инструмента оперативного регулирования превращается в бюрократическую отчетность, что в работе команды недопустимо.

     Планируя свою работу, члены команды должны помнить следующее:

     основная работа всегда выполняется вовремя, губят ее "мелочи" по оформлению и представлению результата в срок;

     в рыночной экономике важен результат, а не ссылки на непредусмотренные объективные обстоятельства;