Контроль как функция менеджмента

Контроль как функцию менеджмента.

Понятие «контроль» (проверка) как вид административной деятельности выходит за рамки понятия  «контролирование». Кроме того, он включает и активную деятельность менеджера - управление.

Управленческий  контроль - процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации  с целью облегчения выполнения управленческих задач.

Контроль, в общем виде, можно определить как процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.

Как видно из определения, контроль имеет меньшее отношение  к отдаванию приказов сотрудникам, и большее - к процедуре планов и удовлетворения потребностей внутренней и внешней среды.

Функцию контроля в классическом менеджменте следует  понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой  можно удерживать организацию на нужном пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

Некоторые организации  создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. Тот кто владеет более современными и точными системами контроля, имеет больше шансов на успех. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Системы контроля базируются на идее обратной связи. Они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы или исправить негативные результаты, или усилить действия, если результаты позитивные.

В практике управления существует своего рода технология контроля: выбор концепции контроля, определение  цели контроля, нормы контроля, методы контроля, объем и область контроля.

Какая бы технология контроля не применялась, окончательная  его цель - обслужить различные  планы и цели менеджмента.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие основные требования (критерии):

- эффективность  контроля - определяется успешность, полезность контроля (уменьшение  расходов, связанных с обнаружением  и устранением выявленных в  процессе контроля недоработок;  сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику  контроля);

- эффект влияния  на людей - выясняется вопрос, вызывает ли у работников применяемая  технология контроля положительные  стимулы или негативные, стрессовые  реакции (демотивация труда);

- выполнение задач  контроля - контроль должен определить  совпадения или отклонения в  системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений;

- определение границ  контроля - контрольные мероприятия  не могут осуществляться без  ограничений. Длина проверяемых  отрезков должна позволять выявить  отклонения на самой ранней  стадии.

Нужно соблюдать  нормы контроля, определенные действующим  законодательством.

Существуют следующие  виды контроля.

1.Предварительный контроль. Некоторые аспекты контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Предварительный контроль называется потому, что он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области  человеческих ресурсов контроль достигается  за счет анализа тех деловых и  профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в  области материальных - контроль за качеством сырья, чтобы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает ответ на вопрос, когда, сколько и какие средства потребуются организации.

Различают две разновидности  предварительного контроля: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, указывающие на то, что в организации  что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2.Текущий контроль, осуществляется в ходе проведения работ. Его объектом являются сотрудники, а сам он преимущественно проводится непосредственным начальником. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь.

3.Заключительный контроль. Цель такого контроля - помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. И хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы что-то исправить он дает информацию для планирования в дальнейшем подобных работ и способствует мотивации.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа.

Этап А - установление стандартов. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Данные цели вырастают из процесса планирования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап Б - сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять одно важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Эта деятельность наиболее заметна и заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Этап В - принятие необходимых корректирующих действий. Контроль хотя и важен, но может быть очень дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учесть ряд факторов и дать ответы на вопросы:

- понимают ли  сотрудники цели организации?

- спроектирована  ли система контроля так, чтобы  обеспечить существенные, а не  тривиальные измерения?

- представляет  ли действующая система контроля  менеджерам информацию, на основе  которой можно действовать в  разумных временных рамках?

Функция контроля не является конечным пунктом всего  процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает  своего рода постепенное круговое движение. На всех уровнях управления используются и выполняются четыре функции  управления: планирование, организация, мотивация и контроль.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что  контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого  не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению  к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе  внешним элементом, может вмешиваться  в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих  временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме  показателей результативности объекта  управления для всех его ключевых областей, которые определяются при  планировании.

На втором этапе сравнения  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В  соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение  результатов - является обычно самым  хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая  измеренные результаты с заданными  стандартами, менеджер получает возможность  определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут  быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и  всех других стадий управления. Поэтому  при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное  и непосредственное воздействие  на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно  делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить  их направить свои усилия на достижение целей организации.

К сожалению, хотя большинство  менеджеров хорошо знают о том, что  процесс контроля может быть использован  для оказания положительного воздействия  на поведение сотрудников, некоторые  забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении  людей. Эти негативные явления часто  являются побочными результатами наглядности  действия системы контроля.

Контроль часто оказывает  сильное влияние на поведение  системы. Неудачно спроектированные системы  контроля могут сделать поведение  работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия  могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих  вследствие воздействия системы  контроля, можно избежать, задавая  осмысленные приемлемые стандарты  контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего  контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля. Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность  контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными  свойствами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Основы менеджмента:  учеб.пособие/Н.И.Кабушкин. - 7-е изд., стереотип. - М.: Новое знание, 2004.

2. Лекции по менеджменту:  решение, предвидение, риск: учеб.пособие/В.А.Абчук. - СПб.: Союз, 1999.

3. Менеджмент:учеб./А.С.Виханский, А.Н.Наумов. - 3-е изд. - М., 1998.