Інформаційні системи в менеджменті

Л.В.Остапенко, студ.гр.МЕ-09-1, В.В.Баранов, ст.викл., канд.екон.наук

Кіровоградський національний технічний університет

Інформаційні системи: використання, перспективи

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп’ютерні мережі та системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі Iнтернет. Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином,організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.
Сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.
П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.
В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках: значне підвищення показників ефективності технології, спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів програмного забезпечення та широкого застосування “відкритих технологій“, створення дружнього інтерфейсу для користувача, істотне покращення якості і функцій інформаційних технологій зниження їх вартості.
Використання електронних таблиць, наприклад, особливо корисне у питаннях фінансового контролю. Експертні системи створюють сприятливі умови для автоматизації рейтингу кредиту. Телеконференції полегшують спілкування менеджерів, які можуть бути віддалені географічно, таким чином, економляться витрати і прискорюються прийняття рішень. Системи демонстраційних залів, які оснащені базами даних і відеозв’язком, сприяють плануванню і контролю: затрати на інвестиції в нові технології дуже високі, навіть беручи до уваги великі потенційні можливості останніх досягнень. Підприємства можуть витрачати 5-10% своїх прибутків від реалізації на розвиток технологій.
Тож відзначимо основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити результативність ділових переговорів. Застосування інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми управління організацією у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень. Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою кабельних радіорелейних і супутникових ліній зв’язку. Створюються нові можливості для ефективної співпраці, оскільки, з одного боку, забезпечуються можливості на якісно вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію, гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, так, як зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.

Але використання інформаційних систем є важливим не лише як засіб зв’язку в роботі менеджерів, але і під час керування виробничим процесом,якщо мова йде саме про такі підприємства чи організації. Тенденції, що визначились у дев’яності роки в економіці України і інтенсивно формуються в сучасних економіко-виробничих взаємовідносинах суб’єктів ринку, обумовлюють необхідність вирішення проблем поширення використання інформаційних технологій, як гарантів зниження ймовірності прийняття помилкових управляючих рішень. Те, що якість управляючих рішень пов’язана з кількістю, обсягом і складом інформаційних потоків у конкретних економіко-виробничих системах, може бути показником  оцінки рівня їх  функціонування.
При цьому зауважимо, що вимоги до якості рішень постійно зростають, а вартість помилок часто зводить нанівець зусилля колективу, що окрім чисто економічних втрат веде до погіршення мотиваційних характеристик організації. При цьому чим вище рівень управлінського рішення, тим більш відсутні наслідки.
Треба якомога скоріше відмовлятися від застарілих, традиційних процедур вироблення рішень, частково використовуючих інформаційні технології від простих технологій розрахункових схем і переходити на сучасні методи, в основі яких принципи децентралізації інформаційних потоків, їхня організація у вигляді автоматизованих систем підтримки рішень (СППР) і експертні системи (ЕС), як прототипи систем штучного інтелекту (СШІ).
Принциповою відзнакою сучасних інформаційних систем (як об’єктивна потреба ринку) є те, що основний потік інформації спрямовано у сферу виробництва, де і приймаються рішення. Тому більшість СППР і ЕС, що функціонують на ринку інформаційних технологій, орієнтовані на вирішення проблем вироблення рішень в сфері виробництва і послуг і значно менше в сфері адміністративного управління вищих  ієрархічних ступенів.
В такому положенні об’єктивно віддзеркалено специфічність і функції організації, як об’єктів управління. Головним з них можна вважати:по-перше, якщо у виробничих сферах управлінська інформація має переважно кількісні характеристики, в сфері сервісу значно підвищена доля інформації з переважно якісними характеристиками, то  у сфері державного  і регіонального адміністративного управління інформаційні потоки структуруються на принципах лінгвістичних методів організації. По-друге, інформаційні потоки поділяються на внутрішні і зовнішні. Для організацій-виробників, сервісних установ характерно підвищення  долі в системі процедур вироблення рішень внутрішньої інформації, в адміністративних сферах управління переважають зовнішні.
На жаль, теорія управління ще не в змозі запропонувати методи прийняття рішень на всі ситуації характерні для ринкових взаємовідносинах і потребуючих адміністративного втручання.
Частковим, але досить перспективним виходом з ситуації, що склалася , з урахуванням специфічності інформаційних потоків і функції виходу, в сфері адміністративного управління перевага повинна віддаватись системам, заснованим на знаннях. Такі системи функціонують під загальною назвою експертні (ЕС), а у більш досконалому вигляді-системи штучного інтелекту (СШІ).
Наведемо коротку характеристику найбільш поширених на ринку іформаційних технологій ЕС, придатних для застосування в учбових  процесах і виробництві. Для використання в ЦППК і менеджменті регіону найбільш придатними вважаються:
1. Система ЕС - Об’ємне календарне планування. (Master Planing, Skheduling – MPS). Ідея , що закладена – формується план робіт або продажу (об’єм з поділенням на календарні періоди). Фінансовий результат оцінюється за періодами (періоди планування)
Модель достить загрублена, що обумовлює такі проблеми:
а) прогнозування необхідного об’єму та строку постачання. Виникло поняття “страховий запас” (Safery Stock) у розмірі деякого об’єму сировини, або матеріалу, задоволення потреб у ньому протягом певного часу (періоду).
2.Статистичне управління запасами (Statistical Inventory Control – SIC) включає такі поняття:
а) “точка заказу” (reorder point) – виявляє рівень складських запасів при зниженні планового запасу, нижче якого необхідно зробити замовлення постачальнику;
б) рівень поповнення запасу на складі – це та кількість, за яку не рекомендується підвищувати рівень складського запасу.
При ускладнені виробництва і виникнення складних виробів, кількості  компонентів з’являються нові проблеми. При цьому вимоги до точності дотримання строків постачання таких компонентів стали на порядок вище, ніж для простих комплектуючих. У результаті виникла методологія планування виробництва (збиральних або  дискретних), яка була покликана вирішувати проблеми формування замовлення на комплектуючі та вузли, спираючись на потреби об’ємно-календарного виробництва. Вона отримала назву:
3. Планування виробничих ресурсів. (Manufacture Ressaurce Planing – MRP). При плануванні потужностей (Capacity Ressaurce Planing – CRP) ця методологія теж придатна, але стала складнішою. Станки можуть перенастроюватись для різноманітних операцій. Враховується “машиний” та “робочий час”, графіки змінності, перерви.
4.    Об’єднана система планування MRP-CRP отримала назву MRP-ІІ. Планування матеріалів для оптимальної організації виробництва і включає функціональність (MRP), функціонування по описанню та плануванню завантаження виробничих потужностей (CRP -Capacity Ressaurce Planing). Ціль – створення оптимальних умов для реалізації виробничого плану випуску продукції. Такий підхід дозволяє виявити фінансові результати сформованого плану точно, що неможливо при частковому плануванні.
MRP-ІІ дозволяє порівняти планові надходження від продажу з необхідними для організації виробництва прямими витратами.
Концепція планування виробничих ресурсів перетворилася у:
5. Планування ресурсів підприємства – ЕRP (Euterprise Ressaurce Planing). Управління всіма ресурсами територіально розподіленого підприємства: виробничими, фінансовими, заказами..
Правильно побудована ЕRP – система повинна видавати звіти, що адекватно відбивають будь-який бізнес-процес з будь-яким ступенем деталізації. Це можливо на основі єдиного сховища даних (repository), що усуває необхідність передачі даних від системи до системи, що є доступною для всіх працівників.
ЕRP є стандартом для сучасних ЕС у світі, тому що має переваги:
1. Скорочується час випуску продукції через планування ресурсів.
2. Знижується рівень товарно-матеріальних запасів.
3. Поліпшується зворотний зв'язок зі споживачем при одночасному скороченні адміністративного апарата.
6.  Інтеграційні ланцюжки постачань  (Supply Chain Integration) – SCI,  які поєднують покупців і постачальників у рамках єдиної структури обробки даних, з огляду на постачальників і клієнтів-замовників.
SCI реалізує новітню технологію рівняння, описувану стандартом планування ресурсом, синхронізованого з покупцем – CSRP (Customer Synchronired Resource Planing). Система припускає можливості керування  зовнішніми стосовно підприємства елементами виробничого ланцюга. Сутність концепції CSRP у тому, що при плануванні і керуванні компаніям потрібно враховувати не тільки активи виробничих і матеріальних ресурсів, але і всі ті ресурси, що розглядаються як допоміжні.  Ці матеріали, споживані під час маркетингової і поточної роботи з клієнтом після продажного обслуговування, перевалочних операцій, внутрішньоцехових ресурсів, тобто всього «функціонального» життєвого циклу товару. Це набуває вирішального значення для підвищення конкурентноздатності підприємства в галузях, де життєвий цикл товару незначний  і вимагає оперативно реагувати на зміни бажань споживача. Використовується оперативна інформація відділів, працюючих безпосередньо з покупцем.
Підводячи підсумки можна констатувати, що  інформаційні системи в менеджменті є вкрай важливими як для керування виробничим процесом, так і безпосередньо як засіб зв’язку менеджера «зі світом».

Список літератури

1.    Колесников С.И. Как организовать проект по внедрению //Compute Rewiev.— 1999.- .V: 9.
2.    Чеботарев В. Интегрированные системы управления предприятием: взгляд системного аналитика.—                 М.: Планета КИС, 1999.
3.    Треппер Ч. Управление проектами ERP — ключ к успеху их реализации.— М.: Планета КИС. 2000.
4.    Гершунский Б.С. Компьютеризация в сфере образования. Проблемы и перспективы. -М.: Педагогика, 1987. - 264с.
5.    Конфорович А.Г. Колумбы математики.-К: Радянська школа, 1982. - 223с.