Организация эффективной адаптации персонала.Опыт ООО ТСК «Авторесурс»

Организация эффективной адаптации  персонала.Опыт ООО ТСК «Авторесурс»

03 апреля 2011 г.

ООО ТСК «Авторесурс» Организация эффективной адаптации персонала

ООО «Торгово-Сервисная Компания «Авторесурс» (далее - Компания) сегодня - одно из наиболее динамично развивающихся предприятий на автомобильном рынке Республики Коми, о чем свидетельствует растущее число постоянных клиентов.

Многолетний опыт, отлаженная логистика, высококвалифицированный персонал и знание специфики российского рынка позволяют предлагать новые автомобили широкого модельного ряда с наилучшим соотношением цены и качества. Миссия организации - «Клиент, компания, сотрудник - благодатное, эффективное партнерство», отражает значимую роль персонала в росте ее конкурентоспособности.

Сотрудники работают согласно принятым в компании «Корпоративным стандартам», которые регламентируют отношения и четко определяют «правила игры». Каждому новому сотруднику предлагается изучить «Корпоративные стандарты» и соблюдать изложенные в этом документе правила.

Специалистами отдела кадров и документационного  обеспечения компании уделяется  большое внимание адаптации персонала. Основная цель данного процесса - помочь новому сотруднику максимально быстро освоить должностные обязанности и адаптироваться в новом коллективе. Для этого было разработано и введено в действие Положение об адаптации и схема этапов процесса адаптации в период испытательного срока. Управление процессом адаптации осуществляется тремя группами субъектов: сотрудниками отдела кадров и документационного обеспечения, руководителями подразделений и наставниками. Между ними распределяется и уровень ответственности за прохождение процесса адаптации.

На первом этапе адаптации составляется план-график введения в должность. План-график нацелен на ознакомление нового сотрудника с компанией, ее традициями, регламентами, условиями труда, трудовыми отношениями, должностными обязанностями, функциями и особенностями работы подразделения, корпоративными стандартами, правилами организационного поведения, требованиями к отчетности, взаимодействию с другими отделами.

С этой же целью новому сотруднику в зависимости от должности формируется  «Папка новому сотруднику». Это пакет, в который входят следующие документы:

памятка новому сотруднику ;

корпоративные стандарты;

действующие Положения, инструкции, организационные  приказы, технологические схемы взаимодействия, иные нормативные документы;

прочая информация (перечень телефонов  компании, график сдачи документов, условия льготного обслуживания автомобилей сотрудников, периодичность и регламент проведения различных совещаний и др.)

Второй этап адаптации - это выход  нового сотрудника на требуемый уровень профессиональной и личной компетенции, необходимой для подтверждения соответствия занимаемой должности.

Основная задача данного этапа - ускорение процесса введения в должность и достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки. На этом этапе сотрудник изучает и осваивает требования, изложенные в его должностной инструкции. Ему готовится индивидуальный план развития. В этот период сотруднику может потребоваться обучение, которое проводит внутренний корпоративный тренер, наставник или контактное лицо, ответственное за подготовку данного сотрудника и психологическое сопровождение. Каждый из них отвечает за определенный этап (процедуру) в рамках своей компетенции.

В течение установленного срока  адаптации непосредственный руководитель нового сотрудника обсуждает с ним его успехи и просчеты, дает рекомендации (не только профессионального характера), контролирует исполнение плана-графика введения в должность и успехи индивидуального плана развития. Непосредственный начальник новичка также находится в контакте с наставником последнего и его коллегами, выявляет достоинства и недостатки нового работника и дает заключение о его личных и профессиональных качествах и оценивает дальнейшие перспективы работы с ним. Специалисты-психологи контролируют процесс социально-психологической адаптации, указывая участникам процесса на те или иные проблемные точки. Общий контроль процесса адаптации осуществляет руководитель отдела кадров. Он же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.

Немаловажную роль в адаптации  молодых специалистов играет их развитие, что является одним из приоритетных направлений компании. Готовых квалифицированных специалистов на сегодняшнем рынке труда найти сложно. Компания предоставляет возможность молодым специалистам повысить профессионализм и личную компетенцию с помощью внутренних корпоративных тренеров - высококвалифицированных специалистов. Молодые сотрудники осваивают навыки профессии, современные приемы и методы труда, технологии взаимодействия подразделений.

В плане социально-психологической  адаптации новых сотрудников  компания пользуется услугами специализированных тренинговых центров. Специалисты центров тестируют новых сотрудников и на основании результатов тестирования проводят психологические консультации и тренинги.

Компания стремится обеспечить справедливое вознаграждение сотрудников в соответствии с их вкладом в общий успех предприятия. Для конечного успеха процесса адаптации большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия. Для решения этой задачи необходимо создание механизма мотивации, повышения эффективности труда. Под этим подразумевается совокупность методов и приёмов воздействия со стороны системы управления предприятием, побуждающих сотрудников к определенному поведению в процессе труда, которое, в свою очередь, направлено на достижение целей компании и удовлетворение личных потребностей.

Совершенствование процессов адаптации  персонала стало важной задачей для нашей компании с декабря 2006 года, когда было утверждено Положение об адаптации. С тех пор процесс постоянно совершенствуется, изменяется, пополняется наработанным материалом и опытом.

Учитывая молодой возраст сотрудников, составляющих большую часть персонала  компании, зачастую не имеющих опыта  работы и необходимой квалификации, находящихся при этом в поиске оптимальных условий труда и приемлемого материального стимулирования, был сделан вывод, что для повышения эффективности процедур адаптации новых сотрудников необходимо последовательно внедрять систему наставничества, привлекая к этой работе опытных сотрудников. Для достижения данной цели было разработано Положение о наставничестве и внедрена система материального стимулирования наставников.

Наставникам была делегирована часть  функций по обучению и адаптации  новых сотрудников, в том числе:

> знакомить новичков с перспективами  карьерного роста;

> проводить необходимое обучение, контролировать и оценивать самостоятельное выполнение сотрудниками рабочих операций в течение всего адаптационного периода;

> формировать условия для эффективной  подготовки кадров, при необходимости  ходатайствовать перед администрацией о создании таковых условий;

> давать стажерам конкретные  задания с определенным сроком  их выполнения и предполагаемым  конечным результатом, контролировать  работу, оказывать необходимую помощь;

> на собственном примере демонстрировать  образец исполнения должностных обязанностей и соблюдения корпоративной культуры;

> изучать профессиональные и  личностные качества стажера,  его способности, помогать ему  в поддержании деловых взаимоотношений с коллективом и руководителями разных уровней.

Все участники процесса адаптации нацелены на то, чтобы в короткие сроки новички стали полноценными сотрудниками компании, ориентированными не только на достижение личных целей, но и на решение задач предприятия. 

 

 

 

Приложение 1

ПОЛОЖЕНИЕ об адаптации персонала

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Адаптация - процесс ознакомления  работника с новой организацией, приспособления к новому месту коллективу и характеру деятельности компании, а также изменения его поведения в соответствии с тре-эованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.

1.2. Процесс адаптации включает  в себя две взаимосвязанные  и ззаимнообусловленные стороны:  профессиональную и социально-психологическую.

Профессиональная адаптация выражается в овладении работником ;пециальностью, профессиональными навыками, появлением чувства удовлетворенности данным видом деятельности.

Социально-психологическая адаптация - это адаптация к коллекти-!у  и его нормам, к руководству, коллегам и экономическим реалиям.

1.3. Распределение ответственности  в проведении адаптационных мероприятий осуществляется между руководителем отдела кадров и документационного обеспечения и непосредственным руководителем сотрудника. В процессе введения в должность при исполнении инди-идуального плана работы сотрудника на время адаптации может потребоваться обучение новичка, которое проводит внутренний тренер, аставник или контактное лицо, ответственное за подготовку данного отрудника. Каждый из них отвечает за определенный этап (процедуру) в рамках своей компетенции. Общий контроль за процессом адаптации осуществляет руководитель отдела кадров и документационно-э обеспечения, он же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.

1.4 Адаптационный период составляет 3 мегяца и совпадает с периодом  испытательного срока.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

2.1. Ускорение процесса вхождения  в должность нового сотрудника;

2.2. Достижение необходимой эффективности  работы в наиболее короткие  сроки;

2.3. Уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу;

2.4. Оценка потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока;

2.5. Освоение схем взаимодействия  с другими подразделениями;

2.6. Освоение основных норм корпоративной  культуры и правил юведения;

2.7. Развитие позитивного отношения  к работе, удовлетворенности заботой;

2.8. Снижение текучести кадров  и связанных с ней финансовых  потерь;

2.9. Формирование имиджа компании  как привлекательного работодателя.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ УЧАСТНИКОВ АДАПТАЦИОННОГО ПРОЦЕССА

Управление процессом адаптации  осуществляется отделом кадров и документационного обеспечения, руководителями подразделений и наставниками.

3.1. Функции руководителей подразделений Руководитель подразделения:

> заполняет адаптационный лист, индивидуальный план-график введения  в должность;

> ставит цели и задачи на  испытательный срок новому сотруднику, составляет план развития сотрудника на время адаптации;

> назначает наставника из числа  ведущих специалистов подразделения

> определяет обязанности и  ответственность, рассказывает о  требованиях к качеству выполняемой  работы;

> объясняет новичку предназначение  адаптационного листа, индивидуального  плана-графика введения в должность  и разъясняет запланированные  мероприятия;

> представляет его коллективу;

> отслеживает промежуточные результаты  адаптационного периода.

3.2. Функции наставника Наставник:

> поздравляет нового сотрудника  с началом работы;

> сообщает о возможных трудностях  и наиболее распространенных ошибках в работе;

> рассказывает о коллегах (особенно  о тех, у кого можно попросить совета и помощи, и о тех, кто обладает трудным характером);

> рассказывает о структуре  и функциях подразделения, взаимоотношениях с другими отделами);

> рассказывает о правилах корпоративной  культуры компании;

> оказывает практическую помощь  в освоении профессией.

Работа наставника может оплачиваться дополнительно (как правило, если в подразделении много новичков) либо являться мотивацией на развитие. В любом случае статус наставника является почетным.

3.3.Функции отдела кадров и документационпого обеспечения:

> координация и контроль адаптационных мероприятий;

> создание групп для проведения  ознакомительного тренинга и  других мероприятий;

> участие в проведении функциональных  мероприятий (инструктаж, оформление сотрудника и т.д.);

> сбор и хранение в течение  заданного периода адаптационных листов, характеристик, индивидуальных планов-графиков введения в должность, планов развития, анкет, тестов и т.д. и после окончания адаптационного периода.

4. ЭТАПЫ АДАПТАЦИИ

Процесс адаптации состоит из двух этапов:

Первый этап - знакомство с компанией и оперативное введение в должность

1. Ознакомление новичка с организацией.

Работнику предоставляется базовая  информация о компании: история, виды деятельности, организационная структура, основные элементы корпоративной культуры, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения.

Реализуется отделом кадров и документационного  обеспечения.

2. Ознакомить новичка с функциями  и особенностями работы подразделения, стандартами исполнения обязанностей и уровнем ответственности, правилами организационного поведения, требованиями к отчетности.

Яя данном этапе выдается адаптационны* лист и план-график введения в должность индивидуально на каждого работника в зависимости от специализации, по которой он происходит обучение. Индивидуальный план- график включает в себя поэтапное освоение оборудования, технологий и параллельное знакомство со смежными подразделениями.

Реализуется непосредственным руководителем.

Второй этап - выход нового сотрудника на требуемый уровень профессиональных и личных компетенций, необходимых для подтверждения соответствия занимаемой должности

Основная задача - ускорение процесса введения в должность и достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки.