Организация как система, ее основные элементы и системные принципы

    Основы  менеджмента

Организация как система, ее основные элементы и системные  принципы

    Поскольку слова организация и система  имеют сходное значение, важно  понимать, что обозначается термином “организация”. Так, система- (гр.-целое, составленное из частей, объединение) чаще всего определяется как - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая  образует некоторую целостность, единство.

    Выделяют  системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований  классификации систем. Нас будут  интересовать только динамические органические открытые системы, т.к. только так могут  характеризоваться социальные организации  способные к развитию.

    Организация -(лат. - organizo-сообщаю стройный вид, устраиваю):

    1. внутренняя  упорядоченность, взаимодействие, согласованность  более или менее дифференцированных  и автономных частей целого, обусловленная  его строением;

    2. совокупность  процессов или действий, ведущих  к образованию и совершенствованию  взаимосвязей между частями целого;

    3. Объединение  людей, совместно реализующих  некоторую программу или цель  и действующих на основе определенных  процедур и правил (социальная  организация).

    В общем  смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы  упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

    В узком  смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную  на достижение некоторой заранее  определенной цели, реализация которой  требует совместных координированных действий.

    Одна  из трудностей определения этого  понятия (нас будут интересовать только социальные организации) состоит  в том, что организация (процесс  организации) не представляет собой  конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь  ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая  фирма обладает многими материальными  объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть  или потрогать, например, человеческие отношения.

    Дополнительные  трудности в определении этого  понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации  в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах  и в формальных системах, таких, как  “клиника Федорова”, “Уралмаш”, профсоюз шахтеров, министерство здравоохранения  и организация Объединенных Наций. Можно представить себе множество  разновидностей организации, начиная  с организации, охватывающей деятельность отдельной личности, и кончая организацией сильно формализованного типа, например, Правительство России, а также  большое разнообразие социальных организаций, которые находятся между этими  двумя крайними случаями.

    Однако  все организации обладают некоторыми общими элементами.  
Организации – это: 
1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;  
2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща);  
3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

    В этой теме мы рассмотрим в первую очередь более  формализованные, крупные организации, которые можно определить так:  “Организация- это система средств  и методов, с помощью которых  большое число занятых сложными задачами людей, настолько большое, что исключается возможность  личных контактов каждого лица с  каждым, связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного, систематического установления и последующего достижения взаимно согласованных  целей”.

    Это определение  подчеркивает постоянную взаимосвязь  между людьми, совместно работающими  для достижения определенных целей. Но социальную организацию можно  определить и так: “Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической  совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных  ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого  целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем  взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении”.

    Очевидно  сходство между определением социальной, т.е. человеческой, организации и  открытой системы с нечетко выраженной структурой потому, что открытой называют систему, постоянно осуществляющую обмен веществом, энергией и информацией  со Средой.  Поведение организации, в противоположность поведению личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способна достичь их.

    Существуют  две противоречащие друг другу точки  зрения относительно природы организаций. Для одной из них характерен рациональный или целевой подход к анализу  природы организации. Эта точка  зрения высказана в традиционной литературе по методам управления, где организацию рассматривают  как рациональное средство достижения определенных целей. Это механистическая  точка зрения; каждый функциональный элемент организации интегрирован в ней так, чтобы наиболее эффективно достигались общие цели.

    С другой стороны, существует подход к организации  как к естественной системе; этот подход заостряет внимание на таких  свойствах, процессах и механизмах адаптации организации, которые  делают ее динамической, деятельной единицей. Эта точка зрения, в основном, ориентирована на открытую модель, которая подразумевает, что организация  встречается с неопределенностью  различной степени и должна развивать  средства приспособления к изменяющейся среде.

    Во многих современных работах по проблемам  организации в качестве основы для  анализа используется подход к организации  как к естественной системе.

    Человеческие  организации имеют многообразные  формы: всем известны предельно четкие военные организации, предпринимательские  и политические организации, добровольные ассоциации, вроде спортивных федераций, и другие формы организации общественной деятельности. Одна из характерных  особенностей современного общества состоит  в увеличении размеров и сложности  организации.

    По мере того как человек создавал свои все  более сложные культурные, технические  и общественные институты, усложнялись  и организационные отношения. Развитие современной организации можно  представить себе, например, сравнив  добровольные, стихийно возникавшие  и не оформленные организационно дворовые футбольные команды прошлого с современными высокоорганизованными  командами Федерации футбола, с  их четкой организационной структурой и предсказуемым поведением.

    Во взаимоотношениях людей внутри организации существует иерархия (гр.-священная власть) -принцип  структурной организации сложных  многоуровневых систем, состоящий в  упорядочении взаимодействий между  уровнями в порядке от высшего  к низшему.

    Каждый  из двух или более уровней выступает  как управляющий по отношению  ко всем нижележащим и как управляемый, подчиненный по отношению к вышележащим. В иерархически построенной системе каждый уровень специализируется на выполнении определенного круга функций, причем на более высоких уровнях иерархии преимущественно осуществляются функции согласования, интеграции. Иерархия в организации систем необходима в связи с тем, что управление в них связано с получением, переработкой и использованием больших массивов информации. На нижних уровнях используется конкретная, охватывающая лишь отдельные стороны функционирования системы, информация, а на более высокие уровни поступает обобщенная информация, характеризующая условия существования всей системы, и принимаются решения, относящиеся к системе в целом.

    Относительно  простым примером взаимоотношений  внутри организации из знакомого  нам окружения может служить  университет. Прежде всего, существует организация или система, характеризующая  университет в целом. Внутри него есть отдельные колледжи или факультеты. Имеется следующий уровень организации, который строится вокруг учебных  групп и кафедр, т.е. соответствует  преподаваемым дисциплинам. Помимо этих аспектов университетской жизни  существуют и другие формы организации- землячества, профсоюзы или общества по интересам. Далее, на эти системы  накладывается еще система обслуживания. Существует, наконец, большое разнообразие организационных взаимоотношений  внутри университетской системы  в рамках различных объединений  выпускников или других групп  по интересам. Рассматриваемый в  целом университет представляет собой сложную систему подразделений, имеющих разнообразные цели, выполняющих  множество функций и требующих  постоянного руководства для  оптимизации общих целей университета.  

    Аналогичные иерархические построения справедливы  для большинства организованных систем, и каждую из них нельзя рассматривать  как изолированную в себе сущность; они, вообще говоря, составляют только часть еще более крупных сложных  систем. 

Умственный  труд руководителя

    Каждый  сотрудник в современной организации  является работником «умственного труда», если в силу занимаемой ими должности  или имеющихся знаний он отвечает за деятельность, которая непосредственно  влияет на способность данной организации  функционировать и добиваться результатов. Например, это может быть способность  производственного предприятия  выпускать новую продукцию или  увеличивать свою долю на данном рынке  или способность больницы предоставлять  лучший уход за пациентами и т. д.

    Такой человек  обязан принимать решения; его деятельность не может сводиться к исполнению приказов. Он должен нести ответственность  за свою деятельность. Предполагается, что в силу своих знаний он более  чем кто-либо другой способен принимать  правильные решения. Его предложения  могут отвергаться, он может быть понижен в должности или уволен. Но если он находится при исполнении своих обязанностей, он отвечает за реализацию поставленных целей, качество исполнения заданий и вообще за достижения своей организации.

    Деятельность, в которой основной движущей силой  являются знания, не поддается количественному  измерению. Эту деятельность нельзя измерять по произведенным затратам. Интеллектуальная деятельность определяется по ее результатам. В этом отношении  число занятых и объем управленческой работы не имеют сколько-нибудь значительного  влияния.

    Можно предположить, что чем больше людей занято исследованием  рынка, тем скорее результаты их работы обретут такие элементы, как глубина  проникновения в изучаемые проблемы, творческий подход к работе, что  в конечном счете приведет к развитию предприятия и его процветанию. Если дело только в этом, то и двухсот  человек может оказаться недостаточным. Но нельзя исключить того, что руководитель большой группы исследователей будет  буквально завален проблемами, связанными с деятельностью двухсот или  более человек. Этот руководитель может  быть так поглощен решением этих проблем, что у него не останется времени  для анализа рынка и принятия радикальных решений. Он может быть так занят проверкой цифр, что  ему не придет в голову спросить: «Что мы на самом деле имеем в  виду под «нашим рынком»?» В результате всего этого он может не заметить значительных изменений, произошедших на рынке, которые с течением времени  могут самым негативным образом  повлиять на судьбу компании.

    Индивидуальный  исследователь рынка также может  быть продуктивным или нет. Так, он может  служить источником знаний и генератором  идей, которые будут способствовать успеху компании. Или он может размениваться  на решение второстепенных вопросов, которые многие записные теоретики  принимают за исследовательскую  работу, и поэтому будет не в  состоянии следить за происходящими  вокруг событиями, а тем более  их продумывать.

    Во многих современных учреждениях можно  встретить людей, которые никем  не руководят и все же входят в  руководящий состав. Достаточно редко  возникают ситуации, подобные описанному выше случаю во вьетнамских джунглях, когда в любой момент любой член группы сталкивается с необходимостью принимать решения, имеющие жизненно важное значение для всех и каждого.

    Однако  химик, занимающийся лабораторными  исследованиями, может пойти по такому пути анализа, который выльется по существу в предпринимательское решение, определяющее судьбу его компании. Он может быть руководителем исследований или работником, не имеющим никаких  управленческих обязанностей, что чаще всего и бывает на практике. Следовательно, решения относительно того, что следует  считать перспективным продуктом  для компании, могут выноситься лицами, как занимающими в этой компании ответственные посты, так и подчиненными.

    Я называю  работниками интеллектуального  труда тех руководителей и  отдельных специалистов, которые  в силу своего положения или имеющихся  знаний должны в ходе своей деятельности принимать решения, оказывающие  значительное воздействие на результат  работы всей организации. Однако среди  работников умственного труда таких  немного. Как во всех других, областях, в интеллектуальной деятельности могут  иметь место и рутина, и неквалифицированный  труд. Тем не менее, такие работники  составляют весьма значительную долю занятых умственным трудом.