Планирование и организация как основные функции менеджмента в городском хозяйстве

1.2.         Организация – функция менеджмента

     Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

     Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

     Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

      Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

      Существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

      Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

      Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций.

      Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

       Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

        Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

    Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

      Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки компаний, являются следующие:

    - ускоренная разработка новых видов продуктов под воздействием научно

технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

    - интенсивное внедрение наиболее передовых технологий;

    - систематическое внедрение новых методов организации и управления производством на базе активного использования компьютерной техники.

    Классификация организационных структур:

       1. Организационная структура по продукту.

       Предполагает создание в структуре фирмы самостоятельных хозяйственных подразделении - производственных отделений, ориентированных на производство и сбыт конкретных видов продуктов. При этом предполагается специализация производственных отделений в материнской компании по отдельным видам или группам продуктов и передача им полномочий по управлению производственными и сбытовыми дочерними компаниями. Функциональные службы производственных отделений одновременно поддерживают тесные контакты с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам проведения единой политики и координации деятельности в рамках фирмы в целом.

       Поскольку производственное отделение само выступает центром прибыли, оно осуществляет не только финансовый, но и оперативный контроль за деятельностью предприятий во всемирном масштабе. Этот контроль часто реализуется путём совместных или переплетающихся директоратов дополняется поездками руководителя производственного отделения на конкретные дочерние предприятия.

      2. Организационная структура по региону.

      Предполагается, что управленческая ответственность за деятельность распределяется между самостоятельными подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру деятельности могут выступать как производственные отделения и быть центром прибыли и ответственности. Они осуществляют координацию деятельности дочерних и производственных компаний по всем видам продуктов. Подразделение возглавляет распорядитель, который подчиняется непосредственно высшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он может иметь в своем подчинении управляющих отдельными отделами.

       3. Смешанная структура.

       Предполагает сочетание различных типов организационных структур управления.

       Наиболее распространено сочетание отраслевого и регионального принципов при построении организационной структуры. Эта структура наиболее распространена. Это отражает общие закономерности развития процесса производства в современных условиях, который требует комплексного подхода к формированию организационной структуры фирмы с учетом охвата всех сторон, направлений и сфер деятельности. В этих условиях сочетание отраслевого и регионального аспектов наиболее полно удовлетворяет потребностям развития фирмы.

Глава 2. Анализ функций менеджмента в ООО «Коммунальные технологии»

2.1. Общая характеристика ООО «Коммунальные технологии»

      Общество с ограниченной ответственностью «Коммунальные технологии» зарегистрировано 6 ноября 2003 года.

      Компания объединила предприятия жилищно-коммунальной сферы городов Чебоксары, Новочебоксарск, Цивильск.

       В ООО «Коммунальные технологии» входят :

       - «Чебоксарские городские тепловые сети»

       - «Новочебоксарские городские тепловые сети»

       - «Чебоксарские городские электрические сети»

       - «Новочебоксарские городские электрические сети»

       - «Автотранспортное предприятие»

       - «Магистральное тепловые сети»

      ООО «Коммунальные технологии» образовано с целью повышения качества, надежности и безопасности тепло- и электроснабжения потребителей, внедрения новейших технологий в области энерго- и ресурсосбережения, современных систем регулирования и учета потребляемых ресурсов, повышения инвестиционной привлекательности.

     Основные виды деятельности компании: производство тепловой энергии, передача тепловой и электрической энергии.

     18 апреля 2006 года на заседании Совета директоров  ООО «Коммунальные технологии» генеральным директором компании избран Виктор Михайлович Лучинкин.

     ООО «Коммунальные технологии» арендует:

     В Чебоксарах:

      57 отопительных котельных суммарной теплопроизводительностью 769,122 Гкал/час;

      295,2 км тепловых сетей в двухтрубном исчислении;

      45 центральных тепловых пунктов;

      326,837 км воздушных линий электропередачи 6-10-0,4 кВ;

      35 распределительных пункта;

      522 трансформатных  подстанций.

    В Новочебоксарске:

           105, 605 км тепловых сетей в двухтрубном исчислении;

           3,150 км паропроводов.

2.2. Реализация основных функций менеджмента в ООО «Коммунальные технологии»

       2.2.1. Планирование в ООО «Коммунальные технологии»

    Как известно, планирование является первоначальной стадией процесса управления.

    Планирование имеет в виду разумную озабоченность тем, что может произойти в будущем, и подготовку мер с целью предупредить те нежелательные события, которых можно избежать.

     Тот, кто планирует, должен сознательно обеспечить такое положение, при котором планируемое предложение равнялось бы планируемому спросу. Если он не сумеет добиться этого, возникнут излишки и дефицит. Если при этом все еще не будет использован рыночный механизм, если не будут снижены или повышены цены, возникнет неприятная проблема хранения или уничтожения излишка или же, напротив, начнется жестокая борьба между теми, чей спрос не удовлетворяется.

    Планирование - это прежде всего процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

      В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком - планированием является составление специальных документов - планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

      Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

     Что касается рассматриваемого нами предприятия, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах.

   Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Планирование роста прибыли.

2. Планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение.

3. Увеличение доли рынка, увеличение доли продаж.

4. Улучшение социальной политики фирмы.

      В разработке планов принимает участие весь руководящий состав ООО «Коммунальные технологии»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер, начальник планово-экономического отдела.

       Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО «Коммунальные технологии» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 - 2 года. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

          2.2.2.Организация в ООО «Коммунальные технологии»

     Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

       Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

      Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы отделов. У него в подчинении находятся начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями которого является управление отделами через мастеров. Мастера занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений. Помимо этого, в обязанности коммерческого директора входит отслеживание изменения тенденций на рынке, поиск новых ниш на рынке в целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. Данные функции, как известно, выполняют отделы маркетинга, существующие на более крупных предприятиях, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на коммерческого директора в большей степени.

       Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями.

       Анализируя функции работников ООО «Коммунальные технологии», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

     Среди отделов присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

      Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.