Планирование как функция менеджмента

Планы для неповторяющихся  действий составляются для решения специфических проблем в конкретных сложившихся ситуациях.

Планирование можно классифицировать по содержанию в аспекте предпринимательской  деятельности

1. стратегическое - поиск новых возможностей и продуктов

2. тактическое - предпосылки для известных возможностей и продуктов

3. оперативное - реализация  данной возможности) [21, с. 75].

Критерии выбора формы  планирования (принципы планирования):

- полнота (требуется учесть все),

- детализация (глубина ее определяется целью планирования),

- точность,

- простота и ясность,

- непрерывность,

- эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность),

- выравнивание при планировании (учет «узких мест»),

- экономичность.

При оценке экономичности  планирования следует учесть его  полезность (что обычно трудно) и  затраты на планирование.

Подход менеджмента к  планированию может быть осуществлен  постановкой критериев и задач  планирования, определением средств планирования, методов согласования планов, направлений и методов планирования,

Следует четко определить:

1. объект планирования (что  планируется),

2. субъект планирования (кто  планирует),

3. период (горизонт) планирования (на какой срок),

4. средства планирования (например, компьютерное обеспечение),

5. методику планирования (как планировать),

6. согласование планов (каких,  с кем и на каких условиях).

Различают:

· последовательное планирование (новый план составляется по истечении  срока действия предыдущего)

· скользящее планирование (по истечении части срока действия предыдущего плана производится его ревизия на оставшийся период и составляется новый на период после  окончания всего срока предыдущего  и т.д.,

· жесткое планирование (конкретно  указываются все цели и мероприятия),

· гибкое планирование (учитывается  возможность возникновения неоднозначных  условий и пересмотра плана с  их учетом).

Основными признаками стратегического  планирования являются:

цель планирования - долгосрочное обеспечение существования и  выполнения основной цели фирмы,

носитель идеи планирования - высший менеджмент,

проблемы планирования - отсутствие надежности и структурирования,

горизонт планирования - долгосрочное,

охват - глобальный, широкий  спектр альтернатив,

принципы - изменение окружающей обстановки (контролируемые факторы).

Это планирование включает: выработку стратегии, стратегическое планирование производственной программы, планирование развития потенциала, планирование развития структуры потенциала [17, с. 214].

Тактическое планирование осуществляется на основе стратегического и является ядром осуществления стратегических планов (горизонт 1-5 лет), касается в  первую очередь финансирования, инвестиций, средних сроков сбыта, персонала.

Отличительными чертами  оперативного планирования являются:

носитель идей планирования - средние и низшие уровни менеджмента,

задача планирования - обеспечение  относительной надежности и относительного структурирования,

горизонт - короткие и средние  сроки, глубина - детализация планов,

диапазон - ограниченный спектр альтернатив,

основа - созданный потенциал.

Оперативным планированием  охватываются отдельные функциональные области предприятия

 

1.3Роль информации в планировании

Для планирования необходимо собирать и обрабатывать так называемую вторичную информацию.

Вторичная информация представляет собой данные, собранные ранее для целей, отличных от связанных с решением исследуемой проблемы. Независимо от того, достаточна ли она для решения, ее низкая цена и относительно быстрая доступность требует, чтобы первичные данные не собирались до завершения тщательного поиска вторичной информации. Чтобы оценить ее общую ценность, исследователь должен сопоставить ее достоинства и недостатки.

Вторичная информация имеет следующие общие достоинства:

• многие виды недороги, поскольку не нужен сбор новых данных (это относиться, в частности, к материалам фирм, отраслевым публикациям, правительственным изданиям, периодической печати и так далее);
• информация обычно собирается быстро;
• часто имеется несколько источников информации;
• источники информации (например, правительственные) могут содержать данные, которые фирма не может сама получить;
• информация, собранная из достоверных источников, как правило, весьма достоверна;
• она помогает в ситуациях, когда требуется предварительных анализ.

Вторичная информация обладает и рядом общих недостатков:

• имеющиеся информация может не подходить для целей проводимого исследования в силу своей неполноты, слишком общего характера и другого;
• вторичная информация может быть старой или устаревшей;
• методология, лежавшая в основе сбора данных, может быть неизвестной;
• могут публиковаться не все результаты исследования;
• могут существовать противоречивые данные;
• надежность информации не всегда известна.

Внутренняя вторичная информация

До того как начать расходовать время и средства на поиск внешней вторичной информации или сбор первичных данных, исследователь должен изучить информацию, имеющуюся внутри компании: бюджеты, данные о сбыте, данные о прибыли и убытках, счета клиентов, данные о запасах, результаты предыдущих исследований и написанные сообщения.

В начале года большинство фирм разрабатывает бюджет на следующие 12 месяцев, основанные на прогнозах сбыта. В них определяются плановые расходы на каждый товар или услугу в течение года. Бюджет и достижение фирмой бюджетных целей (соответствие разработанному плану расходов) являются хорошими источниками вторичной информации.

Данные сбыта часто используют как показатели успеха. Анализируя продажи по отделениям, ассортиментным группам, отдельным продуктам, географическим регионам, продавцам, времени дня, дням недели и другим фактор и сопоставляя эти продажи с предыдущими периодами времени, маркетолог может измерить результативность.

Если рассматривать только данные сбыта, можно ошибиться, поскольку увеличение продаж не всегда отражает более высокие прибыли. Эти данные должны использоваться в увязке со статистикой прибыли и убытков.

Данные о прибыли и убытках содержат большой объем информации. По тому, достигнута ли запланированная прибыль, можно оценить реальные результаты. Есть возможность выявить временные тенденции в успехе компании; анализировать прибыль по отдельным подразделениям, продавцам и товарам; выявить сильные и слабые стороны в маркетинговой программе фирмы на основе детальной разбивки прибыли и убытков и привести к улучшениям.

Счета клиентов информируют о движении запасов, продаж по регионам, максимальных периодах сбыта, объемах сбыта и продаж по категориям потребителей. Например, клиентов, приобретающих товары в кредит, можно проанализировать по географическим районам, имеющимся обязательствам, периодам погашения, покупаемым товарам, полу, возрасту или другим демографическим показателям.

Данные о запасах показывают объем приобретенной продукции, производства, запасов, отгрузок и продаж на протяжении года.

Планирование запасов улучшается, когда известен срок выполнения заказов (излишний объем хранящейся продукции для предотвращения ее нехватки).

Сообщения предыдущих исследований, основанные на результатах прошлых маркетинговых разработок, часто хранятся для будущего использования. Когда работа используется впервые, она представляет собой первичные данные.

Дальнейшие ссылки на отчеты вторичны, поскольку они используется не для первичной цели. При оценке значимости исследования следует учитывать срок его подготовки.

Внешняя вторичная информация

Если исследовательская проблема не была разрешена с помощью внутренней вторичной информации, фирма должна использовать внешние источники — правительственные и неправительственные.

Коммерческие исследовательские организации проводят периодические и разовые исследования и предоставляют их результаты клиентам за плату. Этот тип исследования вторичен, если фирма выступает как подписчик и специально для нее делать ничего не надо.

Первичные данные представляют собой только что полученную информацию для решения конкретной исследуемой проблемы или вопроса. Они необходимы в тех случаях, когда доскональных анализ вторичных сведений не в состоянии обеспечить необходимую информацию.

Чтобы оценить общую значимость первичных данный, исследователь должен взвесить их достоинства и недостатки.

Первичные данные имеют следующие принципиальные достоинства:

• собираются в соответствии с точными целями данной исследовательской задачи;
• методология сбора данных контролируется и известна компании;
• все результаты доступны для компании, которая может обеспечить и секретность для конкурентов;
• отсутствуют противоречивые данные из различных источников;
• надежность может быть определена (при желании);
• если вторичная информация не отвечает на все вопросы, то сбор и анализ первичных данных — единственный способ получить необходимые сведения.

Недостатки первичных данных:

• сбор первичных данных может занять много времени;
• могут потребоваться большие затраты;
• некоторые виды информации не могут быть получены;
• подход компании может носить ограниченный характер;
• фирма может быть неспособной собирать первичные данные.

Итак, в процессе определения пропорций производства превалирующую роль играет сбор вторичной информации. На основании собранной информации и ее анализа проводится прогнозирование.                                                            Динамичный процесс планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции. Не используя планирования, организации в целом и отдельные люди будут лишены четкого способа оценки цели или направления корпоративного предприятия. Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача — обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени и обеспечить основу для управления членами организации.Некоторые организации могут достичь определенного уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование. Организация, создающая планы, может потерпеть неудачу из-за ошибок в организации, мотивации и контроле. Тем не менее, формальное планирование может создать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации.                                                Оперативный план должен разрабатываться с учетом текущих изменений на рынке. Регулярность и последовательность в разработке оперативного плана организации — ключ к стабильному функционированию организации.           Стратегический план должен разрабатываться скорее с точки зрения перспективы всей организации, а не конкретного индивида. На личных предприятиях основатель предприятия может позволить себе относительную роскошь сочетать личные планы со стратегией организации. Стратегический план должен обосновываться обширными исследованиями и фактическими данными. Чтобы эффективно конкурировать в сегодняшнем мире бизнеса, фирма должна постоянно заниматься сбором огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах. Стратегический план придает фирме определенность, индивидуальность, что позволяет ей привлекать определенные типы работников, и, в то же время, не привлекать работников других типов. Этот план открывает перспективу для организации, которая направляет ее сотрудников, привлекает новых работников и помогает продавать изделия или услуги. Наконец, стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течение длительных периодов времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно быть осуществить их модификацию и переориентацию.

2. Сущность тактического  и стратегического планирования  в организации

2.1 Тактическое  планирование в организации

Термин «тактика» - термин греческого происхождения, означавший маневрирование силами, подходящими  для осуществления данных целей. Тактическое планирование имеет  дело с решением о том, как должны быть распределены ресурсы организации  для достижения стратегических целей [17, с. 215].

Текущее планирование является этапом реализации стратегического  плана фирмы. За отправную точку  текущих планов в рыночной экономике  принимается прогноз сбыта продукции  на текущий год. Кроме этого, в  отличие от стратегического плана  несколько меняются формы представления  результатов текущих планов.

Текущее планирование представляет собой совокупность планов по различным  видам деятельности предприятия. Разработка текущего плана должна начинаться с  подразделений. Задачи, стоящие перед  ними (определяемые потребностями реализации стратегических целей), требуют разработки плана действий и наличия ресурсов, достаточных для их решения. В  итоге планы по подразделениям разрабатываются  в виде бюджетов или смет. Прогноз  сбыта - та основа, на которой, в конечном счете, строятся все бюджеты подразделения.

Текущие планы охватывают годовой период. Текущие планы  имеют ряд отличительных черт [1, с. 34].

Их составление является исключительной функцией руководителей  отделов и подразделений (функциональных руководителей) [11, с. 129].

Это обеспечивает вовлечение в процесс разработки стратегических планов тех менеджеров, которые непосредственно  занимаются их внедрением в производство. Окончательный вариант текущих  планов формируется на основе производственной стратегии и общих целей фирмы, и он же является основой для ведения  дел согласно поставленным целям.

Текущие планы разрабатываются  с тем, чтобы все подчиненные, ответственные за внедрение долгосрочной стратегии, имели четкое представление  о том, что, как и когда они  должны сделать, чтобы цели, стоящие  перед ними, были достигнуты. Кроме  того, текущие планы обеспечивают механизм, с помощью которого главные  менеджеры могут проследить за тем, насколько процесс производства соответствует пунктам стратегического  плана.

Другой важной характеристикой  текущих планов является его соответствие всем балансовым показателям работы фирмы. Баланс и другие формы статистической отчетности выполняют две важные функции по отношению к текущему планированию:

1) отражают распределение  ресурсов в соответствии с  планами (в том числе финансовых, трудовых, материальных) по конкретным  направлениям деятельности;