Порядок проведения совещаний, собраний

Федеральное агентство по образованию

Федеральное государственное образовательное  учреждение

среднего  профессионального образования

«Челябинский  Юридический Техникум» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по менеджменту

на тему: «Порядок проведения совещаний,

собраний» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: Аделева Дарья

Группа: З-23

Проверил: Манойлова Н.М. 
 
 
 
 
 
 
 

Челябинск

2010

    Собрания  и совещания, представляют собой  способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

1. кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);
2. характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени);
3. целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее).

 

    Совещание определяется толковым словарем как производное от глагола совещаться, т. е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь, как "заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер", которое проводится обычно по оперативным вопросам. У слова "совещание" есть синонимы — пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.  

Таким образом, под совещанием понимается такой  вид управленческой деятельности, когда  определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте  в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

    Вряд  ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивается столько  времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний.

    Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно- технических мероприятий, как по организации, так и по его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены.

    Рассмотрим  основные принципы, позволяющие сделать  совещание или собрание максимально  результативным.

    Подготовка  к совещанию проводится в три  этапа:

1. Разработка организационных вопросов.
2. Обсуждение всех вопросов, которые будут рассматриваться.
3. Проведение служебного совещания.

    Цель  совещания является "началом всех начал", так как чем конкретнее сформулированы цели совещания, тем больше надежды на продуктивный результат, и наоборот, расплывчатая формулировка "обсудить состояние вопроса" ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, так как говорят фактически о разных вещах.

    По  целям выделяются следующие типы совещаний; ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснения способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и определение узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

    Работа  по подготовке совещания начинается с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения.

    Назначать совещание лучше на начало или  конец рабочего дня, чтобы не разбивать  рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Не стоит проводить собрания (совещания) накануне выходных дней и тем более праздников, ведь участники мероприятия не должны никуда спешить. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания.

    Помещение надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают, прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15—20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств.

    Повестка  дня — это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

    При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

    В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих по каждому вопросу.

    Список  участников — это второй документ, который надо подготовить.

Приглашать на любые виды совещаний следует  только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Количество участников совещания желательно ограничить (не более 15 человек), иначе процесс становится неуправляемым.

    Весьма  важным моментом при подготовке результативного  совещания является приглашение. Если на совещании предполагается выработать важное решение, руководитель не должен приглашать участников через секретаря по телефону. В данном случае приглашение должно быть отправлено всем участникам в письменной форме. В приглашении указывается дата, повестка дня, выступающие, может быть указан состав приглашенных.

    Это позволяет приглашенным продумать состояние проблематичной ситуации, дает возможность выработать позицию и собрать факты для обоснования своего решения, устанавливает продолжительность совещания и т. п.

    Итак, имея повестку дня, список участников, зная место и время проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они смогли спланировать свой рабочий день.

    Оповещение  может быть проведено двумя способами: письменно (с посылкой приглашения) или устно (по телефону).

    Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

    Все предполагаемые к совещанию документы  должны быть собраны не менее чем  за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.

    Готовя  совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его  проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы  и т. д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расходов.

    На  подготовительном этапе определяется общий объем работ во время  обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнять, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

   В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением.

    Наилучшим местом для проведения совещания  является специально оборудованное  помещение с круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора (телефон и селектор желательно иметь в соседнем помещении, чтобы можно было, не отвлекая остальных, выйти и получить справку или пригласить понадобившегося специалиста). Помещение, где проводится совещание, должно иметь хорошую вентиляцию.

    Совсем  не безразлично, в каком порядке  сидят участники совещания. Порядок размещения, начиная с 6 участников, должен устанавливаться с помощью специальных карточек до того, как появятся участники совещания. Представители конкурирующих групп не должны сидеть напротив друг друга, иначе каждый край стола превратится в окоп, и конфликты будут возникать сами по себе. Людей, испытывающих неприязнь, рассаживают как можно дальше друг от друга.

    Руководитель  должен сидеть в центре. Желательно, чтобы он имел возможность смотреть в глаза наибольшему числу  участников совещания.

    Начинать  совещание необходимо вовремя. Не стоит  наказывать тех, кто пришел вовремя, заставляя их ждать опоздавших. Руководитель, который ждет на первом совещании одного участника, на втором — будет ожидать всех.

    Председателю  следует предельно четко сформулировать цель совещания. Начинать совещание следует с позитивного. Решаемую проблему нужно представлять интересно, образно, с воодушевлением. Открытие совещания должно длиться не более двух минут.

    Участники совещания высказываются в порядке  поименного вызова. Всегда должен говорить только один человек. Говорить много так же неприлично, как все время молчать. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно, шаг за шагом приближаться к решению поставленной проблемы.

    Нельзя  комментировать слова выступающего на трибуне подчиненного, прерывать  его в ходе выступления, грубо  обрывать его на полуслове, если мнение по обсуждаемому вопросу не совпадает  с мнением руководителя.

    Важным  моментом является документирование совещания, т. е. запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания  необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания  можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.

    Наиболее  оптимальным вариантом для оперативных  совещаний является их протоколирование. Вести протокол дол­жен секретарь  или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол ведется, как правило, кратко и сжато.

    Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:

СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

    Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения. В протоколе указывается список лиц, ответственных за выполнение принятых решений, а также лиц, которые должны ознакомиться с протоколом. 

    Стержнем  собрания или совещания является основное выступление (доклад . Оно  должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. Управление последней является самым трудным делом, поэтому остановимся на нем подробнее.