Процедура профессиональной и социально-психологической адаптации персонала

 
 

1. Процедура  профессиональной и социально-психологической  адаптации персонала.     

          Адаптация - процесс ознакомления работника с новой организацией, приспособления к новому месту работы, коллективу и характеру деятельности компании, а также изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.

         Переход на новую работу — психологически сложный момент для любого человека. Если он не ощущает поддержки со стороны руководства и сотрудников организации, появляются сомнения в правильности выбора нового места работы, происходят ошибки в рабочем процессе, причины которых кроются в психологически некомфортном, неуверенном состоянии, снижается эффективность работы. Становится возможным самый нежелательный, но вполне вероятный исход — увольнение человека, не освоившегося на рабочем месте, не вписавшегося в коллектив и производственный процесс. В целом процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы. Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции. Действия по осуществлению адаптационных мероприятий призваны улучшить организационные условия работы новых сотрудников для быстрого их вхождения в производственный процесс, а также помочь избежать снижения эффективности работы всего предприятия.

        Процесс адаптации включает в себя две взаимосвязанные и взаимообусловленные стороны: профессиональную и социально-психологическую.

Профессиональная  адаптация выражается в овладении  работником: специальностью, профессиональными  навыками, появлением чувства удовлетворенности  данным видом деятельности.

Социально-психологическая  адаптация - это адаптация к коллективу и его нормам, к руководству, коллегам и экономическим реалиям.

        Распределение ответственности в проведении адаптационных мероприятий осуществляется между руководителем отдела кадров и документационного обеспечения и непосредственным руководителем сотрудника. В процессе введения в должность при исполнении индивидуального плана работы сотрудника на время адаптации может потребоваться обучение новичка, которое проводит внутренний тренер, наставник или контактное лицо, ответственное за подготовку данного сотрудника. Каждый из них отвечает за определенный этап в рамках своей компетенции. Общий контроль за процессом адаптации осуществляет руководитель отдела кадров и документационного обеспечения, он же несет ответственность за соблюдение всех предусмотренных процедур адаптации.

        Во многих компаниях (организациях, предприятиях) период адаптации составляет 3 месяца и совпадает с периодом испытательного срока.

 Цели и  задачи адаптационного периода:

- ускорение процесса вхождения в должность нового сотрудника;

- достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки;

- уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу;

- оценка потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока;

- освоение схем взаимодействия с другими подразделениями;

- освоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;

- развитие позитивного отношения к работе, удовлетворенности заботой;

- снижение текучести кадров и связанных с ней финансовых потерь;

- формирование имиджа компании как привлекательного работодателя.

Так же у основных участников адаптационного процесса (отдела кадров и документационного обеспечения, руководителя подразделения и наставника) есть свои основные функции. Как правило, руководитель подразделения заполняет адаптационный лист, индивидуальный план-график введения в должность, ставит цели и задачи на испытательный срок новому сотруднику. Составляет план развития сотрудника на время адаптации, назначает наставника из числа ведущих специалистов подразделения, определяет обязанности и ответственность, рассказывает о требованиях к качеству выполняемой работы, объясняет новичку предназначение адаптационного листа, индивидуального плана-графика введения в должность и разъясняет запланированные мероприятия, представляет его коллективу, отслеживает промежуточные результаты адаптационного периода.

    Функции  наставника сводятся к следующему.  Наставник сообщает о возможных трудностях и наиболее распространенных ошибках в работе, рассказывает о коллегах (особенно о тех, у кого можно попросить совета и помощи, и о тех, у кого непростой характер); рассказывает о структуре и функциях подразделения, взаимоотношениях с другими отделами, рассказывает о правилах корпоративной культуры компании, оказывает практическую помощь в освоении профессией.  Во многих компаниях работа наставника оплачивается дополнительно (как правило, если в подразделении много новичков) либо являться мотивацией на развитие. В любом случае статус наставника является почетным.

       К функциям отдела кадров относятся следующее: координация и контроль адаптационных мероприятий, создание групп для проведения ознакомительного тренинга и других мероприятий, участие в проведении функциональных мероприятий (инструктаж, оформление сотрудника и т.д.), сбор и хранение в течение заданного периода адаптационных листов, характеристик, индивидуальных планов-графиков введения в должность, планов развития, анкет, тестов и т.д. и после окончания адаптационного периода.

         Процесс адаптации состоит из двух этапов:

Первый этап – это знакомство с компанией  и оперативное введение в должность.

Работнику предоставляется  базовая информация о компании: история, виды деятельности, организационная структура, основные элементы корпоративной культуры, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения. Задача на этом этапе ознакомить новичка с функциями и особенностями работы подразделения, стандартами исполнения обязанностей и уровнем ответственности, правилами организационного поведения, требованиями к отчетности. На данном этапе, как правило,  выдается адаптационный лист и план-график введения в должность индивидуально на каждого работника в зависимости от специализации, по которой он происходит обучение.

 Индивидуальный план- график включает в себя поэтапное освоение оборудования, технологий и параллельное знакомство со смежными подразделениями.

Второй этап – это непосредственно выход  нового сотрудника на требуемый уровень  профессиональных и личных компетенций, необходимых для подтверждения соответствия занимаемой должности. Основная задача данного этапа - ускорение процесса введения в должность и достижение необходимой эффективности работы в наиболее короткие сроки. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами. В течение установленного срока адаптации руководитель, постоянно контактируя с самим работником, наставником, коллегами по работе, выявляет достоинства и недостатки новичка, взаимоотношения в коллективе и дает заключение о личных и профессиональных качествах работника, а также дальнейшие перспективы работы с ним. В процессе адаптации следует плавно вводить нового работника в его деятельность и исключать ситуации, которые могли бы отрицательно повлиять на вхождение работника в трудовой ритм коллектива, непредвиденные трудности, связанные с перегрузками, дефицитом информации и т.д. Поэтому в адаптационный период следует принимать меры к недопущению ряда моментов, приводящих к психологической дезадаптации работника.

       Практически во всех крупных компаниях разработаны виды адаптационных программ.

Адаптация новых  сотрудников начинается с отдела кадров и документационного обеспечения, где новому работнику на этапе предварительного собеседования предоставляется базовая информация о предприятии: виды деятельности, документы и процедуры, регулирующие трудовые отношения, социальные гарантии. Основной целью собеседования является выяснить, подходит ли компания сотруднику, а сотрудник - компании. На основании принятого решения директора о приеме на работу сотрудник отдел кадров и документационного обеспечения представляет нового работника непосредственному руководителю. В зависимости от должности определяется вид адаптационной программы, которые в свою очередь разрабатываются отдельно для работников, специалистов среднего звена       (менеджеров) и для руководителей. Такое разделение позволяет учитывать психологические особенности каждой группы работников и обращать внимание на наиболее значимые вопросы для каждой группы специалистов

       Программа адаптации рабочих профессий начинается с того, что руководителем структурного подразделения на основании полученной информации о знаниях, умениях и навыках нового сотрудника определяется наиболее приемлемая форма подготовки, закрепляется наставник - сотрудник, имеющий возможность оказать реальную поддержку и помощь, работающий, как правило, в одном подразделении с новичком. Составляется индивидуальный план-график введения в профессию, в котором определяется перечень оборудования и вопросов, необходимых для изучения в период адаптации и испытательного срока.

Вновь принятому  работнику вручаются следующие  документы:

- должностная  инструкция и квалификационные  требования (по специальности);

- инструкция  по охране труда и технике  безопасности;

- фирменные стандарты  компании;

- адаптационный  лист;

- индивидуальный  план-график введения в профессию.

       Программа адаптации специалистов (менеджеров) среднего звена начинается с представления другим сотрудникам, ознакомления с рабочим процессом и соответствующими документами, который осуществляет непосредственный руководитель.

Вновь принятому  работнику вручаются следующие  документы:

- структура предприятия;

- список служебных  телефонов;

- фирменные стандарты компании;

- должностная  инструкция и квалификационные  требования (по специальности);

- положение об  отделе;

- технологические  схемы взаимодействия;

- инструкция  по охране труда и технике  безопасности;

- адаптационный  лист;

- индивидуальный план-график введения в должность;

- план развития  сотрудника на время адаптации.

        Для скорейшей адаптации менеджеров среднего звена, задействованных в производственном процессе, организуется обучение технологий (для менеджеров по продажам - дополнительное обучение по теории и практике продаж, технике эффективного общения и т.д.), различные тренинги.

Внимание к  процессу адаптации менеджеров среднего звена должно быть достаточно высоким, т.к. эта рабочая позиция требует мобильного выполнения большого объема разнообразных, достаточно сложных функций. Если человек плохо ориентируется в тонкостях своих разносторонних обязанностей, от этого страдает рабочий процесс и новичок разочаровывается в новой работе раньше, чем сумеет осознать, что при соответствующей подготовке и помощи поможет справляться с трудностям.        Адаптационный период должен нести функцию удержания, этому способствует расширение сроков адаптационного периода, когда работа менеджеров подкрепляется контролем руководителя более высокого звена и соответствующей помощью.

     Процесс адаптации руководителя начинается с того, что принятому руководителю вручаются печатные документы :

- правила внутреннего трудового распорядка;

-  штатное  расписание;

- план цехов, подразделений, отделов;

- список служебных телефонов, структура предприятия;

- фирменные стандарты  компании;

-  должностная  инструкция;

- положение об отделе, технологические схемы взаимодействия;

-  инструкция по охране труда и технике безопасности;

-   адаптационный лист,  индивидуальный план-график введения в должность;

-  план развития сотрудника на время адаптации;

- пакет документов, регламентирующих деятельность данного структурного подразделения и необходимые для понимания работы организации (положения, приказы, должностные инструкции и квалификационные требования подчиненных и т.д.).