Проектная организационная структура управления

 

Содержание 

1. Системный  подход в менеджменте……………………………………….…..3

2. Проектная организационная структура управления..………………………..6

3. Практическая  часть……………………………………………………...……..9

4. Список использованной литературы………………………………………...12 
 

 
 
 
 
     

1. Системный подход в менеджменте

 

     Теория  систем разрабатывалась и впервые  применена в точных науках и технике. Однако ее использование в менеджменте  в конце 50-х гг. прошлого столетия стало поворотным пунктом в развитии управленческой мысли и практического менеджмента.

     Системой  называется совокупность взаимозависимых  элементов, образующих единое целое; целое  выполняет некоторую функцию. Здесь  существенно то, что элементы должны быть взаимозависимыми и/или взаимодействующими. Самые разные части могут быть объединены в «целое», но это «целое»  еще не система, пока не сформирован, скажем, некий механизм. Любая система  может рассматриваться как подсистема некоторой более крупной системы.

     Примерами таких систем являются машины, компьютеры, телевизоры, биологические системы.

     Все  организации являются системами. Люди служат социальными компонентами организаций. Вместе с другими внутренними  компонентами они составляют социотехнические системы (подсистемы) организации.

     С помощью математического моделирования, кибернетики и теории информации в настоящее время предпринимаются  попытки создать всеобъемлющую  теорию управленческих систем, которая  служила бы базой для проектирования организаций. Успехи на этом пути пока довольно скромны, и, тем не менее, нельзя отрицать фундаментальную значимость решений, информации и коммуникационных сетей для построения организации.

     В последние годы слово «система»  стало нарицательным и утратило свое значение. Теперь появился новый  термин: «системный подход». На практике системы изучаются путем исследования их компонентов и влияния последних  друг на друга. Если бы системы исследовались  не с помощью аддитивного анализа, а как функционально неделимое  целое, мы уже разработали бы «истинную» методологию их изучения.

     Слово аддитивный происходит от лат. аdditio – прибавление, т.е. получаемый путем сложения.

     При установлении границ системы всегда приходится опираться на здравый  смысл. Чем шире границы проблемы, тем шире изучаемая система и  тем больше переменных, которые необходимо учесть. Так, проблема дискриминации при приеме на работу может восприниматься как один из аспектов более крупной проблемы. Требующей принятия мер в области законодательства, образования, жилищного строительства, политических прав и т.д. однако здесь возникает проблема адекватности ресурсов потребности исследования этой более крупной системы. Если ресурсы не достаточны, то основная цель разбивается не подцели, что облегчает подход к решению основной задачи. Это достигается за счет того, что ресурсы, высвобождающиеся после решения подзадач, подключаются к решению основной проблемы.

     Системы бывают двух типов: открытые и закрытые. Закрытая система имеет жесткие  фиксированные границы. Ее действия относительно не зависят от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Возможные субъекты обмена с внешней  средой: информация, энергия, материалы и др. Открытая система зависит от информации, энергии, материалов и других факторов, воздействующих на систему из внешней среды. Открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна это делать для обеспечения своего функционирования.

     Руководители  в основном занимаются системами  открытыми. Потому что все организации  являются открытыми системами. Выживание  любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря  – чтобы действовать в течение  длительного времени – необходимо, чтобы приходили люди и поступали  продукты, поддерживался контакт  с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами  в управлении, не могли охватить все возможные ситуации, поскольку, пусть и неявно, предполагали, что  организации являются закрытыми  системами, активно не рассматривали  среду в качестве важной переменной управления.

     Применение  системного подхода в менеджменте  основано на том, что организации  тоже представляют открытые системы, так  как функционирование и выживание  любой организации зависит от внешней среды. Применение системного подхода позволяет увидеть организацию  в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно связаны с  внешней средой. При этом необходимо иметь в виду, что системный  подход – это способ мышления по отношению к организации и  управлению, помогающий руководителю лучше понять организацию и более  эффективно достичь ее целей.

     В основе системного подхода лежит  идея декомпозиции и интеграции системы, ее подсистем и элементов при  анализе взаимосвязей организации  с внешней средой и принятии управленческих решений, обеспечивающих комплексный  подход к ее функционированию и получению  желаемого результата с учетом совокупного  воздействия внешних и внутренних факторов.

     В упрощенном виде организацию как  открытую систему можно представить  в виде модели «вход – выход», которая через входы получает из внешней среды информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы и технологию, и возвращает во внешнюю среду продукцию и/или услуги, формируемые на ее выходе. 

 

     Внешняя среда 

     

     «1»   «0» 

           Входы Выходы 

                  Рис. 1. Организация как открытая система.

 

     Процесс управления организацией, осуществляемый с использованием механизмов менеджмента, является целенаправленным и рациональным. В результате этого процесса происходит трансформация начальной ситуации на входе системы (1) в желаемую ситуацию на ее выходе (0), которая определяется стратегическим управлением, направленным на достижение определенных целей организации.

     В процессе функционирования этой системы  осуществляется преобразование ее входов (поступающих на входы ресурсов) в выходы. При эффективном преобразовании ресурсов образуется добавочная стоимость  выходов по отношению к входам, в результате чего формируются дополнительные результаты: увеличиваются продажи, формируется прибыль, растет доля рынка, реализуется социальная ответственность  организации, удовлетворяются потребности  сотрудников, обеспечивается развитие организации и т.д. Для оптимальности  и целенаправленности этого процесса должна быть обеспечена реализация необходимого управления.

     Декомпозиция  системы, осуществляемая в рамках системного подхода, является основным способом, позволяющим понять сущность конкретного  объекта и проблем управления, не нарушая комплексного подхода  при формировании управленческих решений. Системный подход позволяет учитывать  взаимосвязи между элементами системы (т.е. организации) и конкретными  факторами внешней среды. Декомпозиция и структуризация системы, ее подсистем  и элементов в сочетании с  интеграцией оценки последствий  принимаемых решений являются главными инструментами системного подхода  при сложной работе по управлению организацией.

 

2. Проектная организационная структура управления

 

     Структура любой организации должна разрабатываться  с максимальным учетом требований, диктуемых рассмотренными выше обязательными  общими принципами, но не только. При  разработке структуры организации  рекомендуется принимать во внимание:

• отраслевую принадлежность, особенности данной отрасли и подотрасли;
• сложность обрабатываемых продуктов, так как она во многом определяет количество требуемых подразделений и их связи:
• объем производства (в большинстве своем объединения (предприятия) больших размеров имеют более разветвленную сеть подразделений);
• характер и особенности производственного процесса, уровень его механизации и автоматизации;
• специфику отношений данного предприятия с другими, занимающимися, в частности, материально-техническим снабжением, предоставлением кредитов, конструкторскими разработками и др.;
• район и место сосредоточения производства, состояние внешней среды;
• изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия, например, при вхождении предприятия в состав некоего объединения (концерна, холдинга и пр.), переориентирование функций (планирования, кооперации, контроля и др.).

     Помимо  особенностей территориального размещения производства, объема и характера  его внешних связей не следует  забывать и о том, что всякая организационная  структура представляет собой, в  конечном счете, форму объединения людей. Поэтому пристальное внимание следует уделить уровню подготовки и квалификации кадров, их способностям и возможностям. Подчас именно по причине несовершенства кадров организационная структура оказывается инертной и консервативной по отношению к прогрессивным нововведениям. Обычно люди (за малым исключением) привыкают к существующим структурам и неодобрительно встречают изменения в последних, так или иначе затрагивающие их личные планы и взаимоотношения. Поэтому важно их своевременно заинтересовать и подготовить к благожелательному восприятию изменений в организационных структурах управления.

     Органы  управления призваны организовывать, регулировать и координировать ход  производства, а также процессы обеспечения  социальных, коммунальных и культурных потребностей коллектива. Все упомянутые процессы находятся в тесной взаимосвязи  и не могут протекать независимо друг от друга.

     Вполне  очевидна потребность в тщательно  разработанном проектировании структур — в детальном анализе и  определении целей, в выделении  организационных подразделений  и установлении форм их координации. Существенную помощь в этом может  оказать использование системного подхода, который в данном случае заключается в том, чтобы:

• определить или уточнить социально-экономическую роль данной организации в развитии общества, не упустить из виду ни одной сколько-нибудь важной управленческой задачи, без решения которой достижение главных целей окажется неполным;
• выявить и увязать применительно к указанным задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления;
• исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т. е. координацию деятельности разных звеньев, занятых выполнением общих текущих задач;
• обеспечить оптимальное для данных условий соотношение централизации и децентрализации.

     Разработка  организационных структур управления может осуществляться различными методами. К таким методам относятся: аналогия, структуризация целей и задач  управления, экспертно-аналитическое  моделирование и, наконец, базирующиеся на материалах анализа потоков информации, циркулирующей в системах управления. При этом большей частью достичь  гибкости организационной структуры  с помощью какого-либо одного метода не представляется возможным. Одновременное использование для этой цели нескольких методов позволяет создать структуры, наиболее приспособленные к самоадаптации.

     В механистической организационной  структуре руководитель структурного подразделения имеет массу различных  обязанностей и несет ответственность  за различные аспекты нескольких разных проектов. В итоге те или  другие вопросы могут остаться без  внимания и могут быть не выполненными. В крупномасштабных проектах отсутствие постоянного внимания руководителя к ходу реализации проекта может  повлечь серьезные последствия. Поэтому для управления крупномасштабными  проектами (строительство платины, запуск космического корабля, разработка и выпуск нового вооружения и т.д.) стали использовать проектную организацию  работ и соответствующую ей структуру.

     Проектная организация работ по своей сути является временной структурой, создаваемой  для решения конкретной проблемы (задачи). Суть этой организации работ  состоит в том, чтобы собрать  команду из квалифицированных сотрудников  организации для осуществления  сложного проекта в заданные сроки  и с заданным качеством (не выходы при этом за пределы установленной  сметы и бюджета). Команда работает вместе до завершения проекта.