Рациональная организация работы менеджера

       Четко и однозначно определить  тему совещания и ее цель;

       Определить: можно ли за одно  совещание решить несколько вопросов;

       Тщательно разработать повестку  дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

       Заранее познакомить участников  с теми фактами, которые могут  обсуждаться в ходе дискуссии;

       Как можно раньше послать приглашение  участникам;

       Выбрать помещение для заседаний  (кабинет менеджера или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

       Участникам совещания выработать  возможные решения по предлагаемым вопросам.

     Четкие  планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

     Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

     Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно  нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация.

     2.5.  Подготовка и проведение выступлений

     Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить -  это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

       Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;  

     2. В соответствии с этим определите  цель своей речи: чего вы хотите достичь своим высказыванием?;

       3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и вам есть что сказать;

     4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;

     5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

     6. Продумайте сложнейшие моменты  аргументации;

     7. Попытайтесь разбить приготовленный  для выступления материал на части;

     8. Составьте тезисы речи с включением  в них ключевой информации, цитат, определений.

     9. Если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться;

     10. Концентрация внимания на основных  вопросах содержания речи.

     Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная  речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план  выступления, который должен включать:

       Вступлений: цитаты; пословицы и  поговорки; интересные примеры;  случаи и примеры, взятые из  личного опыта; ссылка на исторические  примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.

       Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость  речи; эмоциональный накал и др.

       Заключение: изложение основной  мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.)

     Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей  к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

     В заключение необходимо отметить, что  успех речи зависит во многом и  от того, как говорить. Монотонно  выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому  эмоциональная, с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

     2.7.  Прием по личным вопросам

     Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен  заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

     Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные.

     Официальные приемы можно проводить:

       за столом для конференций,  совещаний (см. рис. № 1). Это  поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но менеджер хочет лучше наладить  межличностный контакт;

       за рабочим столом. За рабочим  столом лучше всего вообще  не принимать посетителей, т.к.  на нем могут находиться важные  документы, которые может увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

     Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне  отдыха” (см. рис. №1). Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший  с личной беседой к менеджеру, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

     Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое  на беседу (а значит сэкономить время  менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

     В заключение необходимо отметить, что  для оптимального ведения беседы менеджер должен:

       уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

       уметь понять собеседника. Причем  “понять не значит принять”. Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

       уметь направить разговор в  нужное русло;

       стараться говорить на уровне  собеседника и др.

     2.8.  Посещение рабочих мест

     Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

     При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

     Для хорошего контакта с работниками  необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

     Для посещения рабочих мест лучше  выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

     Важно отметить также, что необходимо встречаться  с работниками не только в рабочее  время, но и в не рабочее. На таких  встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

 
 
 
 
 
 

     Заключение

     В данной работе рассмотрена актуальная тема - “Рациональная организация работы менеджера”. Целью данной работы было рассмотрение работы менеджера, а также указание основных путей рационального улучшения организации работы менеджера.

     В первой главе были кратко рассмотрены  особенности работы менеджера, учет затрат рабочего времени, а также вопрос рациональности планирования мероприятий по улучшению работы.

     Во  второй главе были непосредственно  рассмотрены основные пути, по которым  возможна организация работы. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия несложно провести,  а результат будет впечатляющим.

     Но  все мероприятия, проводимые с целью  увеличения производительности работы и сокращением затрат рабочего времени менеджера, будут напрасными если менеджер:

       придерживается авторитарного метода  управления. Такой менеджер привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

       не анализирует свою работу  с целью выявления резервов  снижения затрат рабочего времени;

       не посвящает время самообразованию.

     Главное, чтобы у менеджера было желание улучшить свой труд.  

     Список  литературы:

        1) Шипунов  В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. – 271с.

       2) Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. – 704с.

     3) Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 1981. – 408с.

       4) Бляхман Л.С., Галенко В.П., Минкин А.В. Введение в менеджмент.-Учебное пособие. - СПб.: СПбУЭФ, 1994г.

       5) Пронников В.А. Управление персоналом в Японии. – М.: Наука, 1989г.

       6) Татевосов К.Г. Основы оперативно-производственного планирования на машиностроительном предприятии: Учебник для студентов вузов,обучающимся по специальности «Экономика и организация машиностроительной промышленности». 2-е изд. Перераб. И доп. – Л.: Машиностроение.ю 1985г.

       7) Томбовцев В.Л. Анализ целей в управлении общественным производством – М.: Экономика.ю 1982г.