Роль документа в жизни человека в обществе

Контрольная работа на тему: Роль документа в жизни  человека в обществе.

Подготовила студентка  2 курса Новикова Ю.В  

 

Содержание:

Понятие «документ», его  историческое развитие

Свойства и признаки документа

Значение документа для  человека и общества

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение:

 

Актуальность работы обусловлена  значением роли документа в жизни  любого человека. Практически в любой  сфере нашей деятельности требуются  какие-либо документы.

С развитием общества постоянно  усложняется процесс управления и приходится решать все более  сложные комплексы взаимоувязанных  задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем  которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Целью работы является определение  роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа  в его историческом развитии, выявить  современное определение документа, основные функции документа в  жизни человека и общества.

Предметом исследования стали  свойства, признаки документа, а также  роль и значение документа в жизни  человека в обществе.

 

 

 

Понятие «документ», его историческое развитие:

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Документ - явление сложное  и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать  её на каком-либо материале с целью  последующей передачи во времени  и пространстве.

В результате появилась документированная  информация, т.е. документ.

В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в  значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». [1]

В конце XIX в. наблюдается  тенденция к сужению границ понятия  «документ»: сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

С начала XX в. бельгийский  ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей).

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным  советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация  носителя и записанной на нём или  в нём информации, которая может  иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или  носителя, созданная, полученная и сохраняемая  организациями, институтами и индивидуумами  в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий  смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Официальная формулировка в  законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем  в любой форме информацией  в виде текста, звукозаписи, изображения  и (или) их сочетания, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени  и в пространстве в целях общественного  использования и хранения.

 

Свойства и  признаки документа:

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность документа,  т.е. наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может. Документ как целостная  система состоит из двух основных  слагаемых - информационной и  материальной;

- функциональность документа,  т.е. его предназначенность для  передачи информации в пространстве  и времени. Документ - полифункциональный  объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными  потребностями общества в информации, знаниях; 

-структурность документа,  т.е. тесная взаимосвязь его  элементов и подсистем, обеспечивающая  его целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных  свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа. [

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера  человеческой деятельности, так или  иначе, связана с документной  информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

- документ является носителем  социальной информации, созданной  человеком для использования  в обществе;

- документ предполагает  наличие семантической (смысловой)  информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности  человека;

- информация передается  дискретно, т.е. в виде сообщений.  Сообщение, зафиксированное на  каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом;

- как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет  собой закодированный текст. Фиксированное  сообщение имеет знаковую форму  потому, что только в таком  виде можно передать в сообщении  знания, эмоции, волевые воздействия  автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями.

- документ - это информация, которая зафиксирована на материальном  носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

- документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна  стабильная вещественная форма. 

Сама информация не выступает  достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых  документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и  передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы.

К отличительным признакам  документа относятся:

- наличие смыслового семантического  содержания;

- стабильная вещественная  форма, обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного (долговременного)  использования и перемещения  информации в пространстве и  времени; 

- предназначенность для  использования в социальной коммуникации.;

- завершенность сообщения 

 

Значение документа  для человека и общества

 

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем  фиксируются важнейшие события  всей его жизни: рождение, окончание  школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом  документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для  учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю  жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах  порядок организации и управления государством, правила поведения  людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много  функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его  общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций  любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять  потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний.

Способность документа служить  «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и  передавать ее от одного поколения  к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность  документа служить средством  отдыха, развлечения, рационального  использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят  материальное воплощение в документированной  информации. Документы содержат самую  разнообразную информацию о протекающих  в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом  общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа  невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это  способность документа быть информативным  средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

Коммуникативная функция  предназначена не только для решения  задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально  цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым  условием существования человеческого  общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей  во времени. Сохранённая документированная  информация, оказавшись в ретроспективной  среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического  источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой  документы потенциально обладают с  момента своего появления. Эта функция  связана исключительно с ретроспективной  средой бытования документов, поэтому  относится к числу функций  вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.