Роль коммуникаций в организации

Роль коммуникаций в организации

Многие менеджеры уверены в том, что общение может стать панацеей от всех бед их организаций: чем больше общения, тем меньше возникает проблем и тем быстрее они разрешаются. К счастью, они заблуждаются, и поэтому организации не превращаются в некое подобие информационно перегруженных центров ответов на всевозможные вопросы или хранилищ ненужной информации.

Тем не менее, противоположная крайность также опасна: минимизация количества легализованных каналов коммуникации не уменьшает количество циркулирующей информации, а переводит ее в подводные формы, не говоря уже о качестве принимаемых решений. Запрет на использование некоторых из существующих в организациях коммуникационных каналов также не срабатывает — люди настойчиво ищут и находят альтернативные пути передачи и получения интересующей их информации, но отвлекают на это часть своих ресурсов. Налицо дилемма: много общения — это плохо, но и мало — также нехорошо. Как же найти ту золотую середину, которая устраивала бы и менеджеров и работников?

Иногда за процессом, особенно таким захватывающим, каким может быть общение, мы не видим результата. Кто не припомнит подобных ситуаций из собственной практики: говорили-говорили, а к решению так и не пришли. Причем сам процесс был организован образцово: обсуждение прошло живо и интересно, затронули все аспекты проблемы, рассмотрели альтернативы — а вот что в итоге, каков результат? Можем ли мы в таком случае говорить о бизнес-коммуникациях?

Поскольку в процессе коммуникаций осуществляется передача определенного количества информации, мы можем говорить о том, что управление знаниями в организациях является хорошей иллюстрацией использования коммуникаций.

С методологической точки зрения непрерывный по своей природе процесс коммуникаций возможно расчленить на несколько взаимно обусловленных этапов. Среди наиболее важных его составных частей рассматривают этапы формулирования сообщения, кодирования его в некие символы, непосредственной передачи закодированного сообщения, осуществляемые, как правило, отправителем, получение его адресатом, а также проводимые им обратные этапы декодирования и понимания смысла. Как правило, на этом процесс передачи сообщений считается завершенным. Такая коммуникация приводит просто к обмену (правда, с некоторыми искажениями, органично присущими процессу) информацией между отправителем и получателем. Но является ли такой обмен информацией коммуникацией?

Один из парадоксов коммуникации в организациях как раз и заключается в том, что мы заменяем его близким по форме, но отличающимся по сути процессом — общением. От общения мы получаем многое, но не все. Мы обмениваемся информацией, знаниями, эмоциями, мы обогащаем друг друга, мы лучше понимаем особенности людей, их преимущества и недостатки. Мы — общаемся, и все. И как только общение завершается какими-то действиями, мы смело можем говорить о том, что состоялось большее, чем просто общение, — мы совершили коммуникацию.

Смысл бизнес-коммуникации заключается в том, чтобы передать такое сообщение, которое способствует своему восприятию получателем и содействует желаемым, целенаправленным его действиям. Отсюда простая в понимании и нетривиальная в применении формула коммуникаций в организациях: передавая сообщение, нужно дать возможность услышать, понять и сделать.

Здесь мне хочется сделать отступление и указать на еще один парадокс. На уровне представлений большинство менеджеров уверены в большой значимости коммуникационных процессов в организациях, но своими действиями часто демонстрируют обратное. Например, сообщения передаются в тот момент, когда получатель не готов к их приему или не знает канала их передачи. Мне припоминается случай из собственной практики. Молодые исследователи, и я в их числе, поздно вечером работали в исследовательской лаборатории. Очевидно, что мы были сосредоточены исключительно на собственных целях. В это время руководитель подразделения отдает распоряжение, касающееся всех, но в обезличенной форме: завтра нужно сделать то-то. Никто из присутствующих не воспринял сообщение, не понял и, соответственно, не выполнил его. На следующий день все получили выговор. Парадоксально, но факт: мы говорим о важности коммуникаций, но не относимся должным образом к участникам этого процесса.

Спросите любого менеджера, от чего зависит успех его бизнеса, и он ответит — от того, насколько мы знаем потребности наших клиентов и можем их удовлетворить. Самое интересное заключается в том, что ответ на аналогичный вопрос по поводу бизнес-коммуникации будет тот же: нужно хорошо понимать потребности клиента и стараться удовлетворить их. Только здесь речь идет о потребностях, которые могут быть удовлетворены информационно. С учетом выведенной выше формулы коммуникации, эти потребности в конечном итоге связаны с получением информации, необходимой для более качественного выполнения работы.

Только десятая часть того, что мы слышим, воспринимается нами как закодированные в слова сведения. Все остальное — это невербальная часть вербального сообщения: голос, интонации, эмоции, жесты, мимика. Даже время и место передачи сообщения иногда играют определяющую роль. Возможно, что именно поэтому нам трудно «рафинировать» устную коммуникацию, отсеивать от сути сообщения его эмоциональную окраску.

Феномен речи необычайно интересен и многогранен. Некоторые говорят, что в структуре любого речевого сообщения присутствуют только две основных доминанты: внушение (повеление) и подчинение (или неподчинение, возражение). Давайте подумаем, разве само по себе любое устное сообщение уже несет в себе повеление воспринять информацию? А задавание вопроса не является неким повелением ответить на него? Просьба — не предполагает ее удовлетворение? И так далее. Вся сложность слушания заключается в том, как мы реагируем на эти повеления: подчиняемся или нет. По сути, вербальная коммуникация есть не что иное, как последовательность взаимных повелений и возражений. И на это расходуется уйма энергии организма.

Физиологически это связано с процессами торможения, непрерывно происходящими внутри организма. Подсчитано, что живой организм имеет более 100 степеней свободы, что означает — внешний (даже локальный) раздражитель воздействует на весь организм, и количество его потенциальных реакций (степеней свободы) превышает сотню. Но на практике на определенное воздействие (например, речевое) реагирует зримо только одна функция, а не все 100: нас спрашивают — мы отвечаем, нас просят — мы отказываем. Что в это время происходит с остальными функциями? Правильно, они тормозятся. Как показывают исследования, именно на это торможение и расходуется основная часть энергии.

Реактивность свойственна всему живому. В результате эволюции живые организмы вырабатывали все более совершенные средства не реагировать, то есть тормозить эту самую реактивность. Процесс совершенствования живого — это в значительной степени процесс совершенствования торможения реакций.

Вернемся к устной коммуникации. Не потому ли, что невербальный окрас устного сообщения настолько превосходит его содержательную, информативную часть и настолько возбуждает все человеческие функции, что их торможение в угоду активизации только одной — релевантной содержанию сообщения — функции отбирает львиную часть энергии, слушать труднее, чем говорить? Мы хотим услышать рациональную часть информационного сообщения, а вместо этого получаем его в тщательно замаскированном эмоциями виде. Тогда вся энергия идет не на восприятие содержания, а на сдерживание естественных реакций, вызванных формой.

В общении форма оказывается важнее содержания. Устное распоряжение воспринимается мягче, чем письменное предписание, не говоря уже о том, что про устно вынесенное порицание мы говорим «пожурил», а письменно оформленный выговор оказывается средством официального воздействия — мы говорим: «врезал». Значимость формы особенно явно проявляется при коммуникации с помощью вербальных сигналов. Часто ли подчиненным приходится с кислой физиономией кивать головой, внешне положительно реагируя на аргументы шефа, а внутренне не соглашаясь с ними? Не являемся ли мы подчас участниками таких диалогов, в которых выведенный из себя собеседник кричит: «Кто нервничает? Я нервничаю? Да я абсолютно спокоен?» Как можно адекватно воспринимать подобное сообщение, когда его форма противоречит содержанию?

С учетом невербальной окраски, слушание в значительной мере означает сопереживание, восприятие эмоций, сопровождающих сообщение, растворение слушателя в чувствах говорящего. Не всегда это возможно даже в обычной жизни, не говоря уже о служебных отношениях, где рациональность, как правило, доминирует над эмоциональностью сообщения. К чему это приводит? Поставьте опыт на себе и постарайтесь у своего визави получить подтверждение правильности услышанного — «Да, это то, что я и имел в виду». Ну как, легко?

Только искренность, доверие и интерес к сообщению приводят к результативному слушанию. Это дает возможность увидеть событие глазами говорящего, воспринять его эмоциональное состояние, в чем-то даже потерять себя в угоду лучшему пониманию собеседника. К сожалению, практика менеджмента не столь уж богата на такие умения. Прагматичность довлеет. Типичные навыки, развиваемые различными тренингами, сосредоточены в основном на умении говорить, быть убедительным и настойчивым. Не умаляя этих черт, хочется сказать — люди, давайте больше слушать друг друга. В этом еще один парадокс коммуникации: восприятие сообщения всеми признается как важнейший этап в бизнес-коммуникации, но слушать и слышать в организациях мало кто стремится.

Кто-то умный сказал, что для современных организаций каналы коммуникации есть не что иное, как живительная лимфа. Без них, дескать, организации мертвы. Как это ни парадоксально, но практика свидетельствует об обратном: организационные структуры и присущие им барьеры препятствуют свободной циркуляции информации. Не согласны?

Представим себе некую организацию: иерархичная структура, несколько уровней управления. Как в ней организована коммуникация? Преимущественно сверху вниз, все потоки разделены в соответствии с выполняемыми функциями, по большей части избирательно в зависимости от уровня иерархии. Есть ли свобода циркуляции? Нет.

Рассмотрим противоположный случай — аморфная, неструктурированная, сетевая организация. Как дело обстоит с коммуникацией здесь? Также неблагополучно: та информация, которая тебе не нужна, как правило, появляется в избытке, в то время как то, что необходимо, приходится, образно говоря, добывать.

Давно ведутся поиски оптимальной структуры коммуникационных процессов. И практически все, чего достигла управленческая мысль, — это ситуационные решения. Очевидно, не существует одной, универсальной для всех случаев, модели коммуникаций. Проведем мысленный эксперимент. Представим, что есть две группы людей. Их задача заключается в том, чтобы по установленным правилам передавать мячи — аналог информационных сообщений — друг другу. Для интриги внесем элемент состязательности: выигрывает та группа, которая… и вот тут-то и появляется особенность. В зависимости от того, какую цель преследует коммуникация, та или иная модель будет более или менее предпочтительна. Например, если мы ставим условия, индивидуализирующие процесс, например, выигрывает тот, кто быстрее передаст мяч, мы тем самым стимулируем «индивидуалистический» характер коммуникации: я мяч передал, а после меня — хоть потоп. Если же мы оцениваем количество циклов успешной коммуникации — мяч не падает на пол, — то формируется «коллективистское» отношение к коммуникации. Много раз, когда я проводил эту игру во время семинаров, я наблюдал эти две противоположные модели — «ты возьми» и «я даю».

Помимо организационных структур, существенное влияние на коммуникацию оказывают также организационная культура, стиль лидерства. Хрестоматийным является пример того, как руководитель исповедует прямо-таки право первой ночи по отношению к входящей информации: даже в его отсутствие никто не осмеливается разобрать завалы документов, накапливающиеся на его столе. Еще десяток лет назад основным источником научной информации служили реферативные журналы, из которых научная общественность черпала сведения о новых публикациях. Я помню, что даже в библиотеку экземпляры журналов попадали только после просмотра руководителем организации.

Какие цели следует ставить перед собой при разработке модели организационных коммуникаций? Логично увидеть их в двух сегментах: максимизировать позитив и минимизировать негатив. Среди положительных черт коммуникационных процессов в организациях можно отметить возможность своевременно получать необходимую для выполнения функций информацию, принимать более взвешенные решения путем всестороннего обсуждения проблем. Содействие выявлению и распространению лучшего опыта также является позитивной стороной коммуникационных процессов. Возможность организовать потоки информации по вертикалям и горизонталям организации, интегрировать их с внешними каналами коммуникации (например, от клиентов, поставщиков, конкурентов) следует также всячески поощрять.

А вот чего следует избегать, так это информационной перегрузки, деконцентрации внимания персонала в связи с поиском релевантной и реагированием на нерелевантную информацию, появления ошибок при коммуникации. К сожалению, иногда это проще сказать, чем сделать. Управленческая мудрость тут сродни крылатому выражению: дай мне, Боже, понять, что я могу сделать, смириться с тем, что не могу, и отличить одно от другого. Один из менеджеров компании, которую я исследовал, сказал парадоксальную вещь: для того, чтобы защитить информацию, нужно обеспечить свободный доступ к ней.

Эта статья — один из многочисленных каналов коммуникации, сопровождающих нашу жизнь и деятельность. Ее цель не в том, чтобы подвести читателя к набору определенных советов, а в том, чтобы стимулировать его к размышлению над возможностями, таящимися в повседневной работе менеджера. Через серию парадоксов хотелось привлечь внимание читателя к проблематике коммуникаций в организациях. При всей разработанности этой темы, она не свободна от внутренних противоречий — иногда парадоксальных. Казалось, что подача проблем и решений коммуникации через призму парадоксов стимулирует раздумья и поиски в нетривиальных направлениях.