Система управления организацией и ее структура

Следовательно, в силу  неясного представления многими турорганизациями своей ближайшей перспективы, при их проектировании  большое внимание следует уделять постоянному изменению ими своих стратегических целей и формированию более гибких  организационных форм.

Внутренняя среда организации и ее показатели, влияющие на оргструктуру:

- объем выполняемой работы,

- разнообразие услуг,

- производственные технологии,

- новые приемы обработки информации, ее правовая основа, 

- форма собственности,

-  географическое расположение ее филиалов.

Исполнители задач туристской организации , определяющие условия формирования организации:

                                                    - уровень образования;

                                                        - структура  потребности и позиция сотрудников;

                                          - учет личностных качеств              сотрудников;                                                       

                                    - чувство причастности к процессу управления;

                                          - самореализация

Тенденция современности: все большее значение  завоевывает личный авторитет, а традиционное мышление и иерархическая власть отступают на задний план. Чтобы начальник смог проявить себя в работе, он прежде всего должен быть  признан коллективом.  Преобладание инструментов управления, силы убеждения и профессионально- технических знаний становится основополагающим принципом эффективного менеджмента.                           

                            Методика проектирования оргструктур.

Когда действующая  оргструктура  становится неэффективной принимается решение о проектировании новой эффективной оргструктуры, которая наиболее полно отражала бы  цели и задачи организации, то есть речь идет о том, чтобы вновь  созданная  структура наилучшим образом позволяла организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия сотрудников, на удовлетворение потребности клиентов и достижение  целей организации с высокой эффективностью.

Процесс проектирования оргструктуры состоит из 3 основных этапов.

1этап – анализ оргструктур - насколько действующая оргструктура отвечает  требованиям, предъявляемым к организации. К оценочным критериям относятся следующие  факторы:

Принципы управления – соотношении между  централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? Каковы их последствия? Какой объем контрольной функции лежит на каждом уровне управления?).

Аппарат управления – перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в  самостоятельные структуры каких-то звеньев, изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев ит.д.

Функции управления – усиление стратегического планирования (корректировка бизнес-плана), усиление контроля за качеством  продукции, привлечение работников к управлению путем реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и пр.

Хозяйственная деятельность – изменение технологического процесса,углубление

межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.             

В ходе анализа выявляются «слабые» места в работе: дублирование функций, большая звенность в работе, отставание от изменений во внешней среде.

              2 этап – проектирование оргструктур.  По использованию  сочетаний методов все модели условно можно объединить в 4 группы.

Метод аналогий – предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях.

Экспертный метод базируется на изучении предложений экспертов- специалистов.

Структуризация целей предусматривает выработку системы целей,  преследуемых организацией, и ее последующее совмещение  с разрабатываемой  структурой. Используется системный подход, в форме графических описаний данной структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов ее построения и функционирования.

Организационное моделирование – четкое формулирование критериев оценки степени рациональности организационных решений. Разработка формализованных математических описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

Процесс проектирования включает решение следующих задач:

- определение  типа структуры управления;

- уточнение состава и количества подразделений по уровням управления;

- численность административно- управленческого  персонала;

- характер соподчиненности между звеньями организации;

- расчет затрат на содержание  аппарата управления.

В итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются:

- управленческие функции;

- потоки информации;

- взаимосвязи и документооборот;

- полномочия;

- ответственность и права подразделений и работников.;

Проектируя, нельзя забывать о требованиях к таким оргструктурам и о принципах их построения:

Таблица 7 -  Требования к организационной структуре управления ( по Шепелеву К.Д. [21])

Принципы проектирования:

                          Целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени  прохождения информации от высшего руководства до непосредственного исполнителя;

                                        Четкое обособление составных частей оргструктуры (состава ее подразделений, потоков информации и пр.)

                                        Обеспечение способности к быстрой реакции на изменение в управляемой системе;

                                        Предоставление полномочий на решение вопросов тому подразделению, которое располагает  наибольшей информацией по данному вопросу;

                                        Приспособление отдельных подразделений аппарата управления ко всей системе управления организацией в целом и к внешней среде в частности.

3 этап – оценка эффективности оргструктур (высокий конечный результат, быстрое реагирование).

Может быть произведена  по уровню реализации заданий, надежности, организованности системы управления, скорости  и оптимальности принимаемых управленческих решений.

Таким образом, в итоге  - вырабатываются направления по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации.