Системный подход в управлении

      Это состояние и называют «целым»  на множестве объектов. Сами объекты  называют «частями». Наименьшие части, из которых может образоваться целое, называют «элементами». Понятия «система», «структура» - это во многом синонимы понятия «целое». Связи и отношения – проявления целого, и практически они также представляют из себя формы целого. В конечном итоге, остаются три первичных понятия в системном подходе:

      целое

      часть

      множество (частей)

      Множество частей есть необходимое, но недостаточное условие для образования целого. Там, где есть целое, всегда есть множество частей, но не наоборот - возможно множество частей без целого. Чтобы возникло целое, в множестве частей должен появиться еще некоторый фактор «сверхаддитивности», выражающий возникновение целого как нового состояния, сравнительно и с каждой частью, и со всем множеством частей. Целое как новое качество формирует как бы новый уровень существования по сравнению с уровнем отдельных частей и их множеств. Поэтому понятие «уровень» - также одно из основных понятий системного подхода. Когда предполагается образование множества целых - не только целых первоначальных частей, но и целых на самих целых, то в этом случае возникает последовательность все более высоких уровней, и говорят об уровнях организации или уровнях существования разных порядков. 

 

      2. Процесс управления

      2.1 Системы управления

      Производственно хозяйственная деятельность каждого  предприятия, его права и обязанности  регулируется законом о предпринимательской  деятельности.

      Управление  предприятием осуществляется в соответствии с его Уставом. Предприятие является юридическим лицом, пользуется правами  и выполняет обязанности, связанные  с его деятельностью.

      Управление  предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управление необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнение следующих условий:

      решение одних и также вопросов не должно находится в ведение разных подразделений

      все функции управления должны входить  в обязанности управляющих подразделений

      на  данное подразделение не должно возлагаться  решение вопросов, которые эффективнее решать в другом.

      Структура управления может изменяться во времени  в соответствии с динамикой масштабов  и содержания функций управления.

      Системой  называется совокупность элементов  и связей между ними, обладающая свойством, не сводящимся к сумме свойств элементов¹.

      Как видим, по определению, система должна состоять, как минимум, из двух связанных, взаимодействующих друг с другом элементов. Системное свойство - это новое качество элементов, изначально независимых.

      Системы имеют элементы, связанные в пространстве, - это структура системы вещества, устройства, организации. Система «живет» во времени – это означает наличие технологий, процессов².

      Образованные  из людей системы – это коллективы, фирмы, организации.

      Как же анализировать системы, выявлять и использовать системные свойства?

      Вот классический пример – технические  системы существуют не сами по себе. Каждая из них входит в надсистему, являясь одной из ее частей и взаимодействуя с другими ее частями; но и сами системы тоже состоят из взаимодействующих частей – подсистем. Первый признак талантливого мышления – умение переходить от системы к надсистеме и подсистемам. А для этого должны работать три мысленных экрана.³

      Вроде бы все просто! Надсистема – система  – подсистема. Почему же так часто происходит смешивание разных системных уровней? Где критерий одного системного уровня и есть ли он? Есть, конечно! К подсистемам данной системы надо относить лишь те элементы, совокупность которых обеспечивает имеющееся системное свойство.

      Подсистем в системе может быть очень много, но их всегда можно сосчитать. Иначе обстоит дело с определением надсистемы для рассматриваемой системы. Любая система сама может быть элементом многих более сложных систем. Поэтому системный анализ и его результаты сильно зависят от контекста, в котором рассматривается система⁴. 

      2.2 Средства управления

      Как известно, процесс управления заключается  в планировании, организации действий по выполнению планов и контроле за конечными результатами. Чем лучше  отработаны и теснее взаимосвязаны эти важнейшие функции, определяющие в совокупности существо предмета управления, тем результативнее управление. Многие промышленные фирмы на собственном опыте убедились, что планирование является средством, позволяющим им определять характер, формы и последовательность будущих действий на протяжении продолжительного периода.

      В общих чертах в планирование входят: выявления перспектив развития внешнего окружения, формулирование целей и  вероятных стратегий, установление первостепенных задач и определение  курсов действий для их достижения. Продукцией планирования является система  планов - долгосрочных, среднесрочных и оперативных. Процесс планирования охватывает все уровни управления и создает необходимые предпосылки для обеспечения в принципе в фирме точного соответствия предпринимаемых действий требованиям общих целей. В работе по внутрифирменному планированию прежде всего участвуют высшие руководители, которые формируют исходные положения для достижения оптимального распределения внутрифирменных ресурсов, делегируют полномочия, необходимые для эффективного использования этих ресурсов. От лиц, которым делегированы полномочия и приданы ресурсы, требуется творческий подход к использованию ресурсов. Прогресс в этом направлении зависит от умения менеджеров использовать новейшие теоретические положения, различные аналитические инструментарии для отыскания наилучших связей настоящего с будущим, для решения задач определения целей. Промышленные фирмы всемерно стремятся повышать обоснованность планов, видя в этом дополнительный источник своего роста. Крупные корпорации используют свои службы планирования и для контроля выполнения обязательств поставщиками.

      Многие  зарубежные специалисты непрерывно подчеркивают, что смысл внутрифирменного планирования в конечном счете сводится к определению решений, которые  требуется принять сегодня для  обеспечения эффективной деятельности фирмы, ее роста в будущем. Смысл планирования довольно точно определяется профессором Д.Сандерсом из Техасского университета: “Функция планирования - смотреть в будущее; планировать - значит определять заранее будущий курс действий”. По его определению, планирование включает принятие решений в отношении:

      выбора  как краткосрочных, так и долгосрочных стратегий фирмы;

      выработки ориентирующих линий и действий, которые помогают выполнять поставленные цели или преодолевать угрожающие ситуации;

      установления  стандартов оперативной деятельности, которые используются как база для  осуществления контроля;

      пересмотра  более ранних планов в свете меняющихся условий.

      Наиболее  важными целями разных фирм являются: обеспечение определенного уровня прибылей, объема продаж, быстрая реализация товаров, проникновение на рынок, усовершенствование изделий, повышение производительности труда, более полное использование производственных мощностей, достижение ритмичного производства.

      Порядок установления целей (например, рост производства, обеспечение стабильности, захват ведущих позиций на рынке, увеличение прибылей, обеспечение окупаемости капиталовложений) обычно происходит в следующей последовательности:

      подробное изложение общих целей, обеспечивающих получение намеченной прибыли;

      формирование  каждой цели для всех крупных сфер деятельности;

      установление  количественных характеристик или  показателей, по которым можно судить о выполнении поставленных целей (например, оборот фирмы);

      установление  нормативов по выполнению работы в цехах.

      При формулировании главной цели руководствуются  требованием получения определенного  объема прибыли, который устанавливается  в результате критического анализа  сильных и слабых сторон деятельности компаний с учетом неожиданностей, таящихся в неопределенности внешней обстановки. В этой работе используется метод построения “дерева целей”. Основанием “дерева” служат главные стратегические концепции фирмы. Они последовательно разветвляются, определяя более частные и вместе с тем более конкретные цели для каждого нижестоящего звена управления. Исходя из этого, каждый менеджер должен определить свои конкретные цели. Когда цели сформулированы, создаются условия для оценки работы менеджеров - по успехам в выполнении поставленных задач. Чем ниже ступени иерархии, тем более конкретными становятся цели по своему характеру, направленности, охватываемому периоду. Для менеджера каждая конкретная цель открывает возможность для его индивидуального творчества, развитию которого должна способствовать достаточная организаторская самостоятельность⁵.

      Эффективное выполнение функции планирования предполагает:

      поступление сведений об основных общеэкономических  и рыночных условиях, влиянии на рынок самой фирмы и ее конкурентов, о прошлых продажах и прибылях;

      определение оптимальной товарной структуры  производства в каждый данный момент времени с учетом научно-технического прогресса;

      оперативный учет наличных ресурсов и гибкое маневрирование ими;

      установление  контроля за выполнением планов и  своевременной их корректировки в случае необходимости.

      Многие  ученые и экономисты разных стран  исходят из того, что планирование - наиболее трудный и ответственный  участок во всей работе по организации  эффективного управления не только потому, что исключительно сложен процесс определения целей, окончательного выбора направления деятельности и разработки соответствующей программы в условиях рынка, но и вследствие сложности всей последующей работы по выполнению планов из-за изменчивости конъюнктуры и необходимости уточнения и корректировки планов. Они предостерегают промышленные фирмы против упрощенчества и рекомендуют при организации системы планирования, с одной стороны, определять взаимосвязь задач и шагов по созданию иерархии планов, а с другой - предусмотреть систему контроля работы фирмы и необходимых коррективов⁶. 

      2.3 Организация как система

        В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). Но системно-теоретические исследования организаций и процессов управления с позиций общей теории систем оказались неэффективными в силу отвлеченного характера общесистемных концепций.

      Рассматривая  организацию в целом с привлечением системного подхода, действительно можно сказать, что она, как и всякая система, представляет собой порядок, обусловленный планомерным, правильным расположением частей в целом, определенным взаимосвязями частей. Однако организация обладает специфическими, присущими только ей свойствами. В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

      · организация представляется как упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени;

      · организация может рассматриваться  как сложный процесс, основой  которого являются все изменения  материальных объектов и информации;

      · в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

      · в организациях возникают организационные  отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);