Сущность, виды, процесс контроля как функции контроля

Пермский национальный исследовательский политехнический  университет

Кафедра экономики

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

По дисциплине: Менеджмент в техносфере

На тему:

«Сущность, виды, процесс контроля как функции контроля».

 

 

 

 

 

       

                    

                                                                  Выполнил: студент гр.БЖТ -07

Шинкаренко Ю.В.

                                                                         Проверил: ст. пр. Минацевич Е.С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь 2013 г.

 

 

Содержание

Введение           3ст.

1. Общая характеристика контроля  как функции управления   4ст.

1.1 Понятие контроля         4ст.

1.2 Сущность и задачи контроля       6ст.

1.3 Методы контроля         12ст.

2. Процесс контроля         17ст.

2.1 Установка стандартов        17ст.

2.2 Сопоставление достигнутых результатов с установленными

 Стандартами          18ст.

2.3 Принятие решений о действиях       20ст.

2.4 Характеристика эффективного контроля      22ст.

Заключение           24ст.

Список использованной литературы       25ст.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию  отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу.

Поэтому тему контроля как  функции управления мы считаем актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех  неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости  рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы  не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают  делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным  образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия  окружающей среды, и организация  должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству организации  удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как  оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно  определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ  прост. Все это достигается с  помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и  не нуждаются ли они в известной  корректировке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общая характеристика  контроля как функции управления

1.1 Понятие контроля

Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово  “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

В течение  длительного времени понятие  контроля связывалось, прежде всего, с  проверкой правильности составления  документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области  производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или  тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно  из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов. Следующим этапом стало  представление о контроле как  проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и  анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики  науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г.Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. Цель контроля - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия.

Рассматривая  контрольную деятельность в управлении предприятием, А. Файоль разделял ее на шесть основных групп:

1. с точки зрения административной необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
2. с точки зрения коммерческой - все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
3. с точки зрения технической нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
4. с точки зрения финансов необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
5. с точки зрения охраны - надо проверить средства, употребляемы для охраны имущества (от пожаров, краж и т.д.);
6. с точки зрения учета необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее  время под термином “контроль” подразумевают: процесс, обеспечивающий достижение целей организации, необходимый  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.

Контроль - это критически важная и сложная  функция управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит  в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как  неотъемлемую часть своих должностных  обязанностей, даже если никто ему  специально этого не поручал.

Планы и  организационные структуры –  это лишь идеал того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество  разнообразных обстоятельств может  воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий  конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут  превратить планы, вполне реальные в  момент их формирования, через некоторое  время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться  и отреагировать должным образом  на подобные изменения, организациям нужен  эффективный механизм оценки воздействия  на них этих перемен.

Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной  поддержке всего того, что является успешным для деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые  результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос " Насколько мы продвинулись к поставленным целям? ", руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

 

1.2 Сущность и задачи контроля

Контроль представляет собой  одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным  процессом, который строится на трех основных этапах:

выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

корректировки хозяйственных, технологических, организационных  и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля .

Первый этап - выработка стандартов, демонстрирует органическую связь функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются с методологией управленческого учета предприятия, а именно:

внешними стандартами  и нормами;

внутренними (корпоративными) стандартами;

стандартами на функциональность бизнес-процессов предприятия.

Стандарты -это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. В свою очередь эти цели формируются из процесса планирования и стратегий организации. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны характеризоваться наличием временных рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени должна быть повышена на 10%). Т.е. критерии, результативность которых оценить трудно, должны быть выражены косвенными показателями (например, удовлетворенность работой можно оценить показателем текучести). Однако косвенные показатели должны быть обстоятельно взвешены, так как на них могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые  результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы  контроля.

На третьем, заключительном этапе контроля, менеджер должен провести корректировку в хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо - стабилизации контролируемого показателя.

Во всех случаях сотрудники организации должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установило стандарты  и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний. В.Д.Дорофеев, А.Н. Шмелева, Н.Ю. Шестопал «Менеджмент», стр.227-228

Слово «контроль» как и  слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и  объединить деятельность каких-либо групп  становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы  и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя  ее усилия тем или иным образом  и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание  Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления - это синонимы». Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури «Основы менеджмента», стр.280

Контроль - измерение степени достижения намеченных целей, оценка того, что еще необходимо сделать, и принятие корректирующих мер для достижения поставленных целей. Эта функция включает в себя следующие четыре элемента (задачи):

— нормы - показатели индивидуальной и (или) коллективной трудовой деятельности, принятые приемлемыми для данных производственных и иных условий;

— измерение - количественное определение по заранее установленным правилам и методам степени достижения поставленных целей;

— оценка деятельности - выявление причин невыполнения норм, отступления от правил и стандартов, поиск способов исправления допущенных ошибок;