Тайм-менеджмент

Планирование  осуществляется исходя из целей. Основой  для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс  планирования заключаются в том, что формулируются результаты и  устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

*Следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.

*Следует учитывать результаты предшествовавшего анализа использования рабочего времени. В процессе данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

*Не следует планировать полностью весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

*Следует устанавливать четкие временные нормы на выполнение дел и решение проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недовешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

*Для решения вопроса, а перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка - для этого желательно всегда иметь его под рукой.

*Следует регулярно пересматривать планы, так как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

*Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства

*Регулярность - системность - последовательность.

*Реалистичное планирование.

*Восполнение потерь времени.

*Установление временных норм.

*Срок исполнения.

*Переработка - перепроверка.

Индивидуальный  подход

Задачи  тайм-менеджмента учитывают и  такой фактор дельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного  ритма работы индивидуально для  каждого человека и понятие биоритмов.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке»  и о «человеке вечера» или  «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучить свои особенности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

В жизни  каждого человека присутствуют и  воздействуют три различных потоков энергии:

*физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

*психологический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

*интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

Поскольку продолжительность отдельных периодов различна у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.

Учет  своего индивидуального биоритмического  состояния позволяет улучшить свою работоспособность, учитывая его при составлении планов работы. Ортабиоз - это совокупность факторов, которые должен применять в течение суток для поддержания жизнеработоспособности каждый человек.

Ортабиоз  включает 3 составляющие, на которые  в сутки должно расходоваться не менее 3 часов

1) Рекреация  - это условие на поддержание  физического здоровья человека: зарядка, плаванье, бег, ходьба , прогулки  на свежем воздухе и.т.п

2) Релаксация - условие позволяющие снять психологическую  нагрузку, освободиться от нервного  напряжения, от назойливых мыслей: массаж, тренинги, хорошая книга, расслабляющая музыка, звуки природы и.т.п.

3) Катарсис - условия для морального и  нравственного очищения: чтение  классической литературы, классическая  музыка, ходить в церковь.