Техника управления свободным временем

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Амурский  государственный университет

(ГОУВПО «АмГУ»)

 

 

Факультет Экономический

Кафедра Финансы

Специальность 080109 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

на тему: Техника управления свободным временем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

Студент группы 772А                                                                           Баранник А.В.

 

 

 

 

 

 

 

Благовещенск 2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение

1. Управление свободным временем

1.1 Причины дефицита времени

1.2 Самостоятельное управление временем (самоменеджмент)

1.3 Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности

Заключение

Список литературы

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, правила разумного планирования, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида. Не только научиться планировать и составить схему управления ресурсом времени, а самое главное в достижении успеха – следовать этим планам.

Мировая история  доказывает, что все великие деятели достигли успехов благодаря основным принципам разумного использования времени. Тайм – менеджмент помогает не только в работе, но и освобождает время для личностного развития, увлечений, появления внутренней гармонии. Человек, который всё и везде успевает, излучает спокойствие и уверенность. Планируя, индивид избегает «ловушек времени» и таким образом снижает воздействие стрессогенных факторов.

 

1 УПРАВЛЕНИЕ СВОБОДНЫМ ВРЕМЕНЕМ

 

 

1.1 Причины  дефицита времени

В современном  мире основной проблемой является катастрофическая нехватка времени. Очень часто можно услышать о том, что дефицит времени вызван ограниченным количеством часов в сутках, вот если бы в них было бы хоть на час больше, да ещё и спать не ложиться, то всё можно было бы успеть. Конечно, основная проблема нехватки времени кроется, прежде всего, в нашей собственной неорганизованности, поэтому каждому человеку не лишним будет узнать о том, как возникает дефицит времени и какие принципы планирования помогают с ним бороться.

Управление  временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

- список задач (to-do list);

- постановка целей;

- установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину  проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые  заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

Для того, что  бы определить, куда уходит время необходимо провести анализ использования времени. Сначала необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

- анализ видов деятельности и расхода времени;

- листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать  сильные стороны и слабые стороны.

1.2 Самостоятельное управление временем (самоменеджмент)

Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование  испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально  
использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Основными принципами применяемыми в самоменеджменте являются принципы рассмотренные подробнее во втором разделе данного реферата.

Многие менеджеры  слишком ориентированы на процесс  деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

- сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя – и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное  решение разного рода задач и  проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Процесс самоменеджмента  в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть  фаз:

- постановка цели – анализ и формирование личных целей;

- планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

- принятие решений по конкретным делам;

- организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

- контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей);

- информация и коммуникация – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции  не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться. Перед самоменеджментом встает постоянно  исходная задача выявления траекторий саморазвития системы.

Для любого дела, будь то личная жизнь или работа, необходим внутренний побудительный мотив или мотивация. Мотивация - побуждение к чему-либо. Нас может кто-то побуждать к определенной деятельности или мы побуждаем к ней сами себя, и тогда речь идет о самомотивации. Самомотивацию в настоящее время рассматривают как часть социального интеллекта человека. Его определяет то, насколько быстро человек адаптируется в быстро меняющейся ситуации, может ли предъявить себя в обществе, насколько он эмоционально чувствителен к изменениям в поведении собеседника и так далее. Сегодня социальный интеллект в некоторых случаях котируется выше, чем интеллект общий. Наши мотивации постоянно меняются, потому что мотивы очень тесно связаны с потребностями (потребность – это нужда человека в чем-либо), и основные из них составляют так называемую «Пирамиду Маслоу»:

- биологические потребности;

- потребность в безопасности;

- потребность в любви, дружбе, принадлежности к группе;

- потребность в достижении, признании;

- потребность в самовыражении (самоактуализации).

Потребность порождает  мотив, а мотив — цель. Достижение цели — не что иное, как удовлетворение потребности. Можно сказать и  так: потребность порождает цель, а между ними стоит мотивация, то есть модель поведения, которую мы выбираем, чтобы достичь цели.

Основой любого развития и планирования является накопление знаний и обмен информацией. Структурированы основные принципы позволяющие эффективно работать, развиваться и на всё находить время. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

Рациональное  чтение

Это важно для  руководителя, поскольку рационализировать  чтение означает ликвидацию потерянного  времени на бессистемное чтение и пустую трату средств. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рациональное  чтение предполагает прежде всего определение  того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1. При просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;
2. Надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.
3. Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.
4. Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом.
5. Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.
6. Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно  также быстрее, если избавляться  от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо  также привыкнуть и к тому, что  важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое  важное и в кратчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.
3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

Рациональное  проведение совещаний

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых  очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени! «самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!» Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.