Управление информацией

Управление  информацией

1.Понятие  управления информацией

2. Источники информации

3. Восприятие человеком информации

4. Этапы обмена информацией

5. Защита информации 

План  презентации:

• Информация  – это данные, несущие в себе новизну и полезность, основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.
• Управление информацией – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а также словесным или цифровым портретом.

 
 

1.Понятие  управления информацией

• Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.
• Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

 

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

• Ценность  информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).
• Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».
• Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.

      Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

 Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние.

• Внутренние : бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту
• Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

 

2. Источники  информации

 Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов – отбора и систематизации полученных сведений.

      В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

      В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

  

3. Восприятие  человеком информации

 

 Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

      В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

  Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы. 

  Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

      К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию. 

      Таким образом, источники информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

      Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные подразделения – информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

      С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др. 

 

 На предприятии всю работу с информацией можно представить в виде следующей схемы: 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Этапы  обмена информацией

      В целом передачу информации от одного человека к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, органом управления и исполнителями – все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85% своего рабочего времени.

      Передача  информации идет по трем направлениям:

• сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

• снизу  вверх (сообщения о результатах проверки, донесения об исполнении          заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

• по горизонтали (обмен мнениями, координация действий).

      В ходе управления обмен информацией совершается постоянно и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

• отправитель – лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;
• сообщение, т.е. собственно информация;
• канал, т.е. средство передачи информации;
• получатель – лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена информация.

      В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами. 

      Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

      На  первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

      На  втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

      На  третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

      На  четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь.

      Коммуникационный  процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей обратной связи, качеством которой определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.

      Информационный  обмен облегчают:

• краткость, ясность, недвусмысленность сведений;
• постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;
• координация процессов обработки информации и др.

      Кроме того существует эффективный способ регулирования количества информации, направляемой к руководителю (менеджеру) – это работа по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиком или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принятия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз. 

 

Работа  по методу отклонений:

• позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами;
• сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным;
• сокращает количество решений, которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку на его нервную систему;
• повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок;
• обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров;
• улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия.