Внедрение
системы электронного
документооборота в
Госкорпорации «Росатом» (СЭД
«Росатома»)
Атомная
отрасль в 2007 г. потерпела кардинальное
преобразование: Президент России подписал
Федеральный закон № 317-ФЗ «О государственной
корпорации по атомной энергии «Росатом»».
В соответствии с этим законом Госкорпорации
«Росатом» передаются основные функции
Федерального агентства по атомной энергии.
Генеральным директором Госкорпорации
«Росатом» Указом назначен Сергей Владиленович
Кириенко.
Госкорпорация
«Росатом» создана как инструмент реализации
амбициозных планов России по развитию
отрасли. Согласно концепции долгосрочного
социально-экономического развития России,
целью государственной политики в области
атомной энергетики является развитие
российского атомного энергопромышленного
комплекса до уровня «глобального игрока»
в области энергетики и ядерного бизнеса,
обеспечивающего потребности мирового
и российского рынков конкурентной продукцией
и услугами с высокой добавленной стоимостью
при соблюдении всех требований экологии
и безопасности.
В концепции
также определены приоритетные направления
развития отрасли до 2020 г.:
- увеличение
доли атомной генерации к 2020 г. до 20–22%
общего объема производства электроэнергии
в России;
- прирост эквивалентной
мощности АЭС на 4,5 ГВт за счет мероприятий
по продлению срока эксплуатации и увеличению
мощности действующего парка атомных
станций;
- ввод 19–20
ГВт новых мощностей с доведением установленной
мощности атомной энергетики до 50–53 ГВт;
- расширение
линейки предложений АЭС, включая атомные
электростанции малой и средней мощности.
Реализация
столь масштабного проекта требует
активных усилий и эффективных решений
по многим направлениям деятельности.
Не последнее место занимает и
проблема повышения эффективности
деятельности самих управленческих структур,
в частности центрального аппарата «Росатома».
Особенности развития отрасли в период
быстрого создания как ядерного щита страны,
так и ядерной энергетики привели к тому,
что в течение достаточно длительного
времени решение ряда отраслевых задач,
в том числе развитие ИТ-решений, откладывалось
«на потом», которое наступило только
в XXI веке. Необходимость жить в мире, в
котором надо и решать унаследованные
проблемы, и одновременно развиваться,
вызвало к жизни новые инициативы. Необходимость
повысить эффективность, оперативность
и качество подготовки и реализации управленческих
решений стала причиной начала проекта
по внедрению системы электронного документооборота(далее
СЭД).
Внедрение
пилотного проекта системы электронного
документооборота осуществлялась в двух
структурных единицах: ФГУП «Ситуационно-кризисный
центр ГК «Росатом»» (далее СКЦ) и Управлении
делами и протоколом Госкорпорации». Миссия
первого предприятия определена как техническая,
технологическая и информационно-аналитическая
поддержка деятельности, а также участие
в информационном обеспечении оперативного
управления отраслью в условиях повседневной
деятельности и в чрезвычайной ситуации.
Архитектура пилотного решения СЭД построена
по двухточечной схеме: один узел расположен
в центральном аппарате Госкорпорации,
другой — в СКЦ. СКЦ был определен организацией,
ответственной за обслуживание и развитие
СЭД на уровне центрального аппарата Госкорпорации.С
самого начала проекта создаваемая СЭД
была отнесена к числу важнейших информационных
ресурсов «Росатома» как система, обеспечивающая
принятие решений и контроль их реализации.
На этом основании был сделан выбор в пользу
«БОСС-Референт», который обусловлен тем,
что система поддерживает все ключевые
процессы электронного документооборота
управленческой направленности (коллективную
подготовку, согласование, подписание
и утверждение документов, формирование
поручений и контроль исполнительской
дисциплины), а также разнообразные функции
делопроизводства и поддержки рабочих
групп. Она реализована на платформе, являющейся
признанным стандартом в области коллективной
работы. В настоящее время функциональные
возможности СЭД охватывают все ключевые
процессы центрального аппарата Госкорпорации
и СКЦ в области электронного документооборота:
коллективную подготовку, согласование,
подписание и утверждение документов,
формирование поручений и контроль исполнительской
дисциплины; обработку входящей-исходящей
документации; работу с организационно-распорядительной
документацией (приказы, распоряжения
и пр.) и служебными записками, поддерживающими
текущую работу, а также ведение корпоративных
справочников. Система электронного документооборота
направлена на решение нескольких задач
в рамках ключевых процессов электронного
документооборота «Росатома» и СКЦ.. Первая
задача — обработка входящей корреспонденции,
формирование пула исходных данных. Для
Госкорпорации, деятельность которой
неразрывно связана с большим документальным
потоком, крайне важно не потерять на входе
ни одного документа и иметь архив, в котором
можно осуществлять поиск. Очевидно, что
переход от бумажной технологии работы
с документами к электронной дает очевидный
выигрыш в эффективности деятельности
как отдельных сотрудников, так и Госкорпорации
в целом. В СЭД документ находится с момента
его получения организацией до момента
передачи в архив. Сейчас в Госкорпорации
и СКЦ имеются электронные архивы документов,
начиная с 2001 г. СКЦ уже перешел на сканирование
всего потока документов: ни один официальный
документ не остается без скан-копии. Вторая
задача — контроль прохождения документов.
Целью каждого из входящих документов,
которые поступают в Госкорпорацию или
СКЦ, — вызвать управленческую реакцию.
После поступления входящего документа
на него накладывается определенная резолюция,
и затем расписывается задание по ее исполнению.
Ход исполнения этого задания требует
отслеживания в автоматизированном режиме.
Рабочий день сотрудников начинается
с просмотра документов, стоящих на контроле.
Напоминания идут с заданной частотой
в автоматическом режиме, вся картина
движения документов, в работе над которыми
сотрудник принимает участие, ему наглядно
представлена. Руководитель не только
определяет задачи по работе с документами
для конкретных сотрудников, но и имеет
возможность контролировать ход работы
над документами, а также располагает
механизмом воздействия на процесс. Все
документы остаются в зоне контроля, и
это чрезвычайно важно. Документы не теряются,
можно в любой момент времени отследить,
на каком этапе они находятся, и при необходимости
принять управляющие меры. Порядок просмотра
документов на контроле пользователь
может определять самостоятельно, с помощью
настроек. Третья задача — согласование
или подготовка документа. Процедура согласования
заключается в формировании коллективного
мнения. Процесс согласования документов
хорошо поддается автоматизации. Здесь
надо отметить два аспекта: продвижение
документа и внесение исправлений с изложением
своей точки зрения каждым участником
процесса. Когда у человека есть возможность
подумать и в письменном виде изложить
свою точку зрения, сформулировать замечания,
претензии, он гораздо тщательнее будет
продумывать свои предложения. Когда эти
предложения зафиксированы в письменном
виде, руководитель может увидеть не только
итоговый документ, но и историю его создания,
понять, почему он приобрел именно такое
содержание. Возможность проведения подобного
анализа чрезвычайно важна. Процесс подготовки
приказа или иного документа строится
по отлаженной схеме. Если в ходе создания
документа группа сотрудников, работавших
над документом, добилась консенсуса,
то придание ему статуса юридически значимого
решения становится для руководителя
чисто технической процедурой. Если же
процесс согласования «завис» (а контрольные
сроки согласования определены регламентом),
руководитель имеет возможность своевременно
вмешаться и принять управленческое решение.
Существует регламентированная процедура
согласования документов. Определены
круг сотрудников, имеющих право вынести
документ на согласование, а также порядок
определения согласующих подписей. Протокол
согласования документа доступен в электронном
виде для заранее назначенных категорий
сотрудников. Эффективность работы системы
зависит от пользователей. Самым важным
по-прежнему остается человеческий фактор.
Поэтому работе с пользователями СЭД в
СКЦ уделяется особое внимание. Когда
работа с системой воспринимается пользователем
как естественная часть его производственной
деятельности, она будет жизнеспособной.
Если же она не востребована пользователями,
не реализована обратная связь, любая
система умрет. Обучение пользователей
— процесс двусторонний. С одной стороны,
пользователи учатся работать в системе,
с другой — их замечания и пожелания дают
возможность команде внедрения учесть
все нюансы рабочих процессов и адаптировать
систему к специфике организации. Один
из двигателей процесса внедрения — заинтересованность
пользователей. Известно, что пользователи,
освоив технологию, со временем высвобождают
часть рабочего времени. Об этом необходимо
сказать заранее, чтобы дать людям стимул
к освоению системы. В процессе внедрения
системы стихийно образуется группа энтузиастов
из среды пользователей, которые по собственной
инициативе стремятся узнать все возможности
работы в системе и вносят конструктивные
предложения по ее настройке и доработке.
Эти инициативы необходимо поддерживать
и направлять в продуктивное русло. Таким
образом, появляется возможность произвести
доработку системы. Процесс изменения
и адаптации системы не заканчивается
с ее сдачей в промышленную эксплуатацию.
Возникают новые задачи, трансформируются
требования. Поэтому обратная связь должна
быть постоянной. Например, одна из задач,
была вызвана тем, что после изменения
организационной структуры изменился
процесс согласования решений о командировках.
Было предложено реализовать данную функцию
в рамках функционала СЭД. Для этого предварительно
создали регламент процесса, а затем задача
была реализована в системе. Важным элементом
поддержки работы пользователей в СКЦ
считают доступность элементов документации
непосредственно из интерфейса системы.
Документацию можно читать, работая в
системе. СЭД обеспечивает технические
процессы работы с документами, но регламенты
должны существовать изначально. Прежде
чем реализовывать процесс, его надо продумать
и обязать всех следовать «правилам игры».
Когда регламент создан и отражен в СЭД
— процедура реализуется по привычному
сценарию, и сотрудники не тратят время
на мелочи. Скажем, уточнение формулировки
пункта документа, который затрагивает
только два подразделения, гораздо продуктивнее
осуществлять в системе: рабочее время
распределяется рационально, поскольку
в рамках совещаний не задействованы участники,
отвечающие за другие фрагменты документа.
Время руководителя тоже не расходуется
понапрасну: если принятие решения оппонентами
затягивается, руководитель может вмешаться,
а если согласие достигнуто — документ
сразу идет на подпись На сегодняшний день
количество пользователей в СКЦ практически
не увеличивается, так как основная масса
сотрудников СКЦ уже работает в системе.
Активными пользователями являются все
сотрудники, кроме технического персонала.
СЭД поддерживает работу свыше 100 сотрудников
СКЦ и более 1000 сотрудников центрального
аппарата «Росатома». Встроенные механизмы
разграничения прав доступа позволяют
определить круг документов для каждой
категории пользователей. Технология
обработки в электронном контуре документов
«для служебного пользования» требует
более глубокой проработки. С каждой категорией
документов необходимо разбираться отдельно.
Для доставки конфиденциальных документов
в Госкорпорации и СКЦ активно используется
сертифицированная система документальной
электронной почты ViPNеt. В планах Госкорпорации
реализация СЭД в предприятия атомной
отрасли.