Организация и проведение тендера

Введение 

Тендер (англ. tender) - 1) письменное предложение (особенно приобретения ценных бумаг), заявка, оферта или приглашение делать оферты (напр., приглашение поставщикам предложить товар или оборудование, отвечающие установленным требованиям); 2) вид торгов (обычно международных), конкурсная форма размещения заказа на рынке оборудования или привлечения подрядчиков для сооружения комплексных объектов и выполнения других работ, представляющая собой соревнование оферт с точки зрения их соответствия критериям, содержащимся в тендерной документации; 3) извещение о намерении поставить товар по срочному контракту; 4) цена, предложенная предприятием, при определении которой исходят прежде всего из цен, которые могут назначить конкуренты, а не из уровня собственных издержек или величины спроса на товар.

Тендер - это конкурс среди подрядчиков  за право вас обслужить. Как с  помощью тендера получить качественное обслуживание и товары за приемлемые деньги. Как провести тендер. Особенности  тендеров и их секреты.

В период, когда рынок насыщен и перенасыщен различными предложениями "купи у меня!", " закажи у меня!", "найми меня!" и заказчика и покупателя появляется возможность устроить тендер по удовлетворению своих потребностей и нужд.

Тендер - конкурс среди потенциальных исполнителей или поставщиков на выполнения заказа, каких-либо работ, по условиям заказчика. Позволяет заказчику оптимизировать свои затраты по критериям "цена - качество - сроки".

Не секрет, что основными определяющими  параметрами при выборе независимого подрядчика на исполнение каких либо работ являются сроки исполнения работ, их качество и цена. Причем тут действует правило треугольника, у которого как не крути, острыми могут быть только 2 угла, а третий при этом будет тупой. Так и здесь. Достаточно просто выполнить любые два требования, а вот третье - будет при этом выдавать "запредельные", порой неприемлемые параметры.

Хотите  дешево и качественно - значит это  будет не быстро.

Хотите  дешево и быстро - значит это будет  некачественно.

Хотите  быстро и качественно - значит это будет не дешево.

Вот найти  такое соотношение "углов", которое  бы устроило и вас, как заказчика, так и исполнителя и призван  тендер.

В западном мире тендер - это одно из самых обычных  способов решений вопросов с заключением  договоров на поставку и производство работ. В России этот метод, к сожалению, только начинает завоевывать свои позиции в силу отсутствия нормальной бизнес - среды. Но лиха беда начало.

Несомненной пользой от проведения тендера является несколько факторов:

- Проведение гласного тендера создает конкурентную среду, участвовать в которой будут только действительно компетентные люди или организации. Те, кто занимаются "разведением лохов" чрезвычайно редко суются в подобные мероприятия. Их стихия - "навешать лапши" заказчику своим портфолио, представить себя "круче, чем яйцо на пасху" и "сорвать контракт". А дальше можно его "доить" пока не надоест. Или пока заказчик их не раскусит. Тендер для таких "подрядчиков" - не самая лучшая среда. По крайней мере, они там - как на ладони1.

- При  обсуждении условий, потенциальные  участники на просто предлагают  свои условия, а, как правило,  проводят определенный "ликбез" по проблеме, порой выявляя некие  вопросы, которые упустил сам  заказчик при составлении технического  задания (ТЗ) на тендер. Заказчик, при проведении переговоров с последующими потенциальными подрядчиками может продемонстрировать свое понимание "темы" во всей красе, давая понять, что он полностью владеет терминологией и тонкостями проблемы. И подрядчик понимает, что такого "клиента" голыми руками не возьмешь. И нужны серьезные аргументы в виде гарантий качества, сроков, цены, штрафных санкций…

- Если  вы проводите тендер, то вы  выступаете уже в роли не  просителя, но повелителя. Не вы  стоите "с протянутой рукой", а подрядчик задумчиво морщит лоб и изрекает "оно, конечно, можно, но это будет дорого стоить…", а вы выбираете из целого ряда предложений. "Да, вот ваше предложение подходит нам более всего, но вот цена…. Если бы ее уменьшить на…..". У вас появляется предмет торга. И поверьте старому переговорщику, создание предмета торга стоит дорогого. Это как игра в покер. Психология важнее расклада.

- При  поиске поставщика или подрядчика  является достаточно важным фактором  форс-мажор. Не тот, что прописывают  в договорах (землетрясения, войны, восстания рабов). А "бытовой" форс-мажор. Например, арест имущества подрядчика, поломка его автомобилей, забастовки его рабочих и пр. Мало того, что это надо прописывать в договоре, но надо от этого страховаться запасными вариантами. Эксклюзивный поставщик - это всегда плохой поставщик. Он в любой момент может изменить цены, условия поставки или оплаты. Вы очень сильно от него зависите. Поэтому всегда надо иметь запасных игроков. Тендер дает такую возможность! В процессе переговоров вы имеете нескольких потенциальных подрядчиков. Любой из них рад получить ваш заказ. Вот из них и формируется скамеечка запасных игроков.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Организация и проведение тендера 

1. Проведение  тендера

 

Проведение  тендера как способ выбора наиболее адекватного решения стоящей перед компанией задачи, в последнее время становиться распространенной практикой. 

Правила и порядок проведения тендеров становятся общепринятыми, а сами тендеры –  все более прозрачными. 

1.2. Причины объявления тендера. 

Как правило, компании объявляют тендер по двум причинам:

Первая из них – это корпоративные требования, существующие в организации, в области политики закупок.

Так во многих организациях всего мира принято принимать решение о  выборе компании поставщика на основании открытого или закрытого тендера. Сегодня аналогичное требование предъявляется ко всем заказам объявляемым государственными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей. 

Вторая причинна – желание компании, организатора тендера, получить лучшее решение за лучшую цену. 
 

1.3.Какие тендеры бывают? 

Первая  разновидность тендера – это  «тендер цены». 

В этом случае заказчик точно знает, какие  виды работ и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А исполнители (участники тендера) выдвигают свои предложения по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене. Этот вид тендеров, как правило, не приносит сюрпризов ни компании-заказчику, ни участникам тендера. Выбор между подрядчиками производиться главным образом по цене. 

Второй  вид тендеров – это так называемый тендер «открытых решений» (тендер «открытого брифа»). Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании только приблизительно представляют какие виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться так же в том случае если желаемый результат можно достигнуть с помощью различных методов и решений. 

В этом случае компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат который желательно достигнуть. Компании участники – со своей стороны предлагают свое видение решения проблемы. 

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо  больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний. 

Как показывает практика, наиболее обоснованной (по крайней мере, в случае сложных  решений) становиться двухэтапная модель тендера. На первом этапе которой, компания заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение. 

1.4.Правила подготовки тендера. 

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет  свои правила подготовки и проведения. 

Для того, что бы компании-участники тендера смогли предложить вам решение, наилучшим образом отвечающее вашим пожеланиям, вам необходимо четко и внятно объяснить им, что вы от них хотите. Ну а что бы сам процесс выбора и пересмотра предложенных решений в вашей компании затянулся во времени и не превратился в дурную бесконечность переговоров и заседаний, вам необходимо четко описать критерии и сроки выбора участников, а затем и победителя тендера. 

Перед вами стандартизированный цикл работы над проектом «проведение тендера». 

1 этап. Формирование внутри компании списка задач выносимых на тендер и согласование типа организаций принимающих в нем участие. Принятие решения о проведении тендера. 

Как показывает практика этот этап совсем не лишний, поскольку от того насколько единым будет понимание задач, выносимых на тендер, различными сотрудниками компании, зависит скорость принятия решения по всем последующим этапам работ. Не плохо так же достигнуть взаимопонимания по вопросам, какого рода и масштаба поставщики будут приглашены к участию в тендере, открытым или закрытым он будет. 

2 этап. Создание «Брифа» (Приглашение к участию). 

На  этом этапе сотрудник, ответственный  в компании – заказчике  за подготовку и проведение тендера, должен изложить в едином документе цели проекта (проведения тендера) и требования к участникам соревнования. 

Такой бриф (Приглашение к участию) затем  будет направлен потенциальным  участникам тендера для рассмотрения. 

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

• описание компании-заказчика
• постановка проблемы
• описание желаемого результата
• требования к участникам тендера
• описание формы подачи заявки (критерии документа)
• критерии оценки претендентов
• сроки проведения тендера

 

Каждая  часть из этой заявки является осмысленной  и функциональной частью документа. Разумеется, что компания может оказаться от любой из них, или нескольких сразу, но это, лишь затруднит общение с потенциальными поставщиками решений.  

Содержание брифа:

1. Возможно, слава компании велика и необъятна, а может быть она только еще начинаете свой путь к вершинам бизнес – олимпа, и все же, есть нечто, что обязательно знать провайдеру о компании для успешной подготовки предложения. История компании, ее численность, сектор экономики, в котором она работаете, вид бизнеса и его специфические особенности - все это будет важным для подготовки персонифицированного предложения. Достаточно информации, которую обычно публикуют в буклете или брошюре о компании. Нужно указать адрес сайта, где поставщик услуг сможет получить более полное представление о компании. 

2. Раздел постановка проблемы должен продемонстрировать адресату, что именно беспокоит заказчика, ответы на какие вопросы заказчик планирует искать, что не устраивает в сложившейся ситуации. Практика показывает, что именно этот раздел брифа неоднократно уточняется во время последующих переговоров. 

3. В этом разделе во-первых, нужно описать каких изменений (целей) желает достичь организация в результате. Во-вторых, наиболее актуальные и срочные задачи, которые хочет решить. Наконец, в-третьих, какие продукты (решения) должны стать результатом работ. 

4. Требования к участникам тендера обычно описывают критичные для компании параметры организации – участника. Например, для организаций работающих с государственной тайной важно, что бы поставщиками услуг для нее были российские компании. Среди требований может быть опыт проведения аналогичных проектов, наличие отзывов предыдущих клиентов, или срок существования самой компании – провайдера. К описанию требований стоит подходит с достаточной осторожностью: ведь излишне ужесточив их можно столкнуться с недостаточным выбором, как по цене, так и по качеству предложений. В то же время отсутствие ограничений приведет к тому, что будет сложно сделать первоначальный выбор. 

5. Четкое описание формы заявки на участие в тендере призвано облегчить фирме –заказчику последующую работу. Обрабатывать и сравнивать предложения созданные по единой схеме существенно проще, чем унифицировать собрание разномастных документов. В этом разделе компания – заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (Предложении) от компании – участницы тендера.