Организация и проведение тендера

6. Раздел «Критерии оценки» вызывает наибольшие разногласия при составлении документа. Для организаторов тендера, самое важное разумное сочетание различных критериев в одном предложении. Так сказать соотношение цена / качество. Разумеется это так. Однако если какой-то из параметров является критичным (цена, время проекта, отсутствие со- исполнителей) стоит обратить на него внимание поставщиков. Хотя бы для того, чтоб они не выполняли заведомо пустую работу.  

7. Сроки проведения тендера можно не выделять в отдельный раздел, но указать в брифе обязательно. Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок. 

3 этап. Выбор компаний – участников. 

Теперь, после формирования брифа, вы можете смело приглашать к участию в  тендере заинтересованные организации. Обычно, если объявляется «тендер  цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения. 

Как же определить состав компаний – участников  для тендера? 

Существует  открытый тендер, к участию в котором  вы приглашаете все организации, отвечающие требованиям. Открытый тендер объявляют через специализированные СМИ, Интернет сайты или профессиональные сообщества. Такой вид проведения тендеров должны использовать, например, государственные организации. 

Закрытый  тендер предусматривает приглашение  участников компанией-организатором. Для приглашения к участию  в первом этапе, компании участницы, отбираются по значимым для организатора критериям. Например, это может быть опыт проведения подобных работ, отзывы партеров, материалы открытой прессы, сайты компаний в Интернете, участие их в рейтингах, профессиональных выставках, конференциях и пр. В этом случае, на основании критериев заказчика отправляется персональное приглашение принять участие в тендере той или иной компании. Имена участников тендера не афишируются. 

Теперь, объявив о начале тендера, происходит получение первоначальных заявок. 
 

4 этап. Уточнение позиций. 

На  этом этапе работ, компании, подавшие первоначальные заявки на участие в  тендере, будут обращаться к фирме-заказчику за дополнительной информацией. Уточнять ее видение проблемы и желаемые пути ее решения. Для того, что бы окончательные предложения участников выглядели не только персонализированными, но и осмысленными, потребуется потратить на обсуждение некоторое количество времени. Здесь и нужно вспомнить о разумном ограничении числа участников тендера, о котором писалось выше. В том случае, когда тендер намечен двух этапный после рассмотрения предварительной заявки, компании вышедшие во второй тур, готовят итоговые документы.  

5 этап. Презентация итоговых Предложений. 

В такой  ответственный момент сухим документом не обойтись финалистов конкурса приглашают на встречу в компанию организатор. Именно на этой встрече, презентуя свое решение, представители провайдера и имеют возможность убедить заказчика в том, что их решение единственно правильное. 

И если работы по предыдущим этапам могли  проводиться силами одного двух сотрудников соответствующего подразделения, то на итоговую презентацию приглашаются руководители тех подразделений, которые будут выступать у фирмы внутренними заказчиками по проекту. 

6 этап. Окончательный отбор. 

После проведения презентаций, и внимательного изучения полученного предложения, ответственные руководители компании-заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В некоторых компаниях это решение принимается на совещании, с помощью устного обсуждения и уточнения мнения внутренних заказчиков. В других более формальных случаях, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.  
 

7 этап. Объявление победителей. 

Это, несомненно, самый приятный и волнующий этап для всех участников. К сожалению, в российской практике часто оказывается что компании, не выигравшие тендер, узнают о его завершении, когда их конкурент уже во всю работает над проектом. Согласитесь, такое поведение не украшает Заказчика. Хорошим тоном считается на общем собрании или через СМИ (при открытом тендере) или в персональном порядке (если тендер был закрытый) оповестить всех участников о завершении работ и выборе окончательного поставщика решений. 

Работа над тендером не представляет непреодолимых проблем с точки зрения организации. Главная сложность в этом процессе кроется именно в осознании заказчиком решаемой проблемы и выборе адекватного решения. И если заказчик хочет  найти самое экономичное решение поставленной задачи, то наверное стоит говорить лишь о сравнении цен на одинаковые услуги. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

    В заключении мне бы хотелось сказать, что тендер это очень выгодное решение экономии денег и получение  качественного товара или услуги. А самое главное знать, как нужно провести тендер с пользой для себя? Промоделируем ситуацию. Допустим, вы хотите что то купить или заказать какие либо работы, ваши действия. Вы начинаете поиск потенциального продавца или подрядчика. Вы берете какую либо газету с объявлениями, лезете в интернет, обзваниваете знакомых… не суть важно. Важно то, что вы все равно формируете некий список потенциальных исполнителей, для того, что бы потом выбрать кого -либо из них, с кем и будет заключена сделка. Т.е. налицо некий элемент тендера, с той оговоркой, что все же это не тендер.

    Что плохо при таком подходе? Плохо  то, что в данном случае вы выступаете в роли просителя! И условия сделки диктуете не вы, его Величество Клиент и Заказчик, а подрядчик! И вероятность  сделать оптимальный выбор в таком случае крайне мала. Справедливости ради стоит заметить, что и подрядчик тоже как бы участвует в тендере своими рекламными обещаниями. Но какова истинная цена таких обещаний вам объяснять, надеюсь, не надо. Обещать - не жениться. По крайней мере с переговорами в состоянии, когда подрядчик знает, что у него есть конкуренты с которыми вы тоже ведете переговоры, это не сравнить. Поэтому проводить тендер при покупке товара или услуг весьма полезно. Вы сэкономите свои деньги, а партнеры и подрядчики оценят вашу бизнес-хватку по достоинству.

    Удивительно, но достаточно сильным сдерживающим фактором при проведении тендеров являются некие "соображения совести". Человек  рассуждает "…вот, я им позвонил…  они приехали… я им объяснил…  как то их обнадежил…неудобно отказывать… придется покупать или заключать контракт". Все это не так! Вы же не испытываете угрызений совести, когда ходите с корзинкой по супермаркету и НЕ покупаете все товары подряд, а ведь их тоже кто-то произвел, привез, выставил на прилавок. Но если они "не вкусные", вас не устраивает цена - вы не обязаны их покупать! Почему же вы должны испытывать угрызения совести и заключать не выгодный для себя контракт или покупать ненужную вещь? При проведении тендера проявите свое здравомыслие и разумный цинизм. Соблюдайте свои интересы, а не интересы подрядчика.

    Давайте рассмотрим несколько типичных примеров, когда проводит тендер не только полезно, но и жизненно необходимо для успешного  решения задачи и экономии средств. Некоторые из этих примеров основаны на реальных фактах. Например, вы решили оборудовать свой офис кондиционерами, или купить партию компьютеров, выбрать себе поставщика расходных материалов. Если вы сами начнете искать подрядчика, то вам очень скоро надоест их и обзванивать, и "разводить" на скидку. При этом вы формально демонстрируете себя как слабая сторона - это вам "надо", а не им. Они и без вас прекрасно жили. Если же вы объявите тендер, то вы лишь обнаружите свое желание, "да вот мы подыскиваем…". И тут вам предложения посыплются как из рога изобилия. И всегда есть предмет для торга.

    Следует отметить такой момент. Многие поставщики или подрядчики, для того, что  бы заполучить контракт идут на прямой подкуп персонала заказчика, т.е. на "откат". Тендер позволяет практически  обойти этот иногда губительный для фирмы путь. Поскольку результаты тендера как правило проходят через руководство. И нерадивому менеджеру польстившемуся на копеечный подарок придется объяснить, почему он выбрал именно этого подрядчика, предложившего не самые выгодные условия.

    При проведении тендера на покупку-поставку все достаточно просто и прозрачно. Более сложным является тендер на проведение работ, точная цена которых  не известна. Например, на проведения ремонта. Множество претендентов на эту работу предоставят вам свои сметы на проведение работ. Рассмотрев их подробно, заказчик может вывести для себя некую среднюю величину стоимости работы или отдельных операций. Это служит серьезным козырем при проведении переговоров с каждым из претендентов. Оценка какой-то операции в разных фирмах может отличаться в десятки раз! Серьезный повод поинтересоваться, "а почему у вас это так дорого? Обычно за это просят ….".

    Другим  примером может служить покупка "интеллектуальных" товаров, например, заказ на разработку бизнес-плана или сценария рекламной кампании или акции. Разработка креатива рекламной кампании зачастую проводится либо своими силами, либо заказывается в рекламном агентстве. Конечно, это правильно, обратиться к специалистам. Но будет еще более правильным провести тендер, конкурс на разработку такой кампании. Одна голова хорошо, а 50 - лучше. Рекламные агентства ведь тоже будут участвовать в этом тендере, а наличие "конкурентов" заставить их "лобик морщить" куда как интенсивнее. Да и не обязательно лучшие идеи рождаются у "специалистов". Иногда и дилетант может выдать такой перл, что диву даешься.

    Есть  одна история, о том, как Г.Форд решил  провести реорганизацию среди своей  администрации и назначил аттестационную комиссию по оценке целесообразности должностей и соответствия им людей. При подведении итогов дошла очередь до одного молодого инженера, про которого комиссия написала, что он сидит весь день ничего не делая задрав ноги на стол, курит, пьет кофе, листает газеты. Форд повелел его оставить и не беспокоить: " Именно этим же он и занимался, когда ему в голову пришла идея, внедрив которую, мы заработали несколько миллионов долларов".

    Поэтому иногда весьма полезно привлекать к  созданию "творческих" продуктов  именно дилетантов. Они привносят  свежую струю в поток идей, смотрят на проблему под другим углом, нежели привыкли видеть ее вы, или те, кто ею постоянно занимается.

    Технология  проведения тендера на первый взгляд кажется несложной. Необходимо лишь доходчиво изложить свои требования и обнародовать их. Затем останется лишь собирать предложения, проводить их анализ, вести предварительные переговоры и принять решение. Однако тут имеются некоторые подводные камни, которых надо постараться избежать.

    Во-первых, изложить исходную задачу требуется  максимально внятно. Правильно поставленная задача - половина решения. Она же позволит вам избежать ненужных обсуждений. В некоторых случаях следует обозначить объемы закупок или сумму, на которую они будут произведены.

    Во-вторых, оповещать заинтересованные стороны (потенциальных подрядчиков) следует максимально широко, и лучше не "персонально", а через нейтральные каналы. Т.е. претендент должен получить информацию о проводимом тендере не от вас, а от независимого достоверного источника. Например из пресс-релиза специализированного издания, новостей и т.п. Нежелательно, если претендент будет иметь контакт со своими конкурентами, это может породить ценовой сговор.

    В третьих, проведение предварительных  переговоров сотрудниками фирмы  не самого высокого ранга связано  с вероятностью их подкупа "откатом". Поэтому идеальным вариантом является проведение переговоров третьей стороной, не имеющей в этом тендере интереса. Причем результатом переговоров должен послужить некий сводный документ, в котором суть предложений изложена достаточно подробно и очевидно, что бы на его основе руководство фирмы - заказчика могло принять решение.

    В четвертых, неплохо обеспечить конфиденциальность переговоров, особенно при проведении тендеров на крупные суммы. Это позволит избежать лишнего "трепа" как вашего бренда, так и излишней огласки вашего потенциала. Т.е. иногда и анонимность заказчика не будет лишней. 
 

Список  литературы

1. Бовыкин В.И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших    стандартов. - М.: Экономика, 2007. – 236с.

2. Владимирова И.Г. Организационные структуры управления компаниями // Менеджмент в России и за рубежом. – 2005. - № 3-5.

3. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - М.: Из-во МГУ, 2004. - 252 с.

4. Ефремов В.С. Стратегия бизнеса. Концепции и методы планирования. – М.: Финпресс, 2006.- 286 с.

5. Идрисов А.Б., Картышев С.В., Постников А.в. Стратегическое планирование и анализ эффективности инвестиций. – 2 изд. – М.: Филин, 2007.- 245 с.

6. Морозов Ю.П., Гаврилов А.И. Стратегический менеджмент. Учебник для ВУЗов. – М.: Юнити, 2007. - 472 с.

7. Новицкий Н.В. Менеджмент организации. Учебное пособие. – М.: Дело, 2005 - 376 с.

8. ¹ http://www.statya.ru