Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения

 

                                                           Содержание

Введение……………………………………………………………………3                                                                                                                      

Глава1.Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения………………………………………………..……………………...4                                                          

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными          лицами……………………………………………………………………………..4

1.2 Планирование ревизии…………………………………………………4

1.3 Проведение ревизии……………………………………………………6

1.4 Обобщение результатов ревизии…………………………………….10

Глава2.Содержание и основные задачи ревизии……………………...10

2.1 Содержание  ревизии………………………………………………….11

2.2 Основные задачи ревизии…………………………………………….12

           Список литературы……………………………………………………….15 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             Введение

Ревизия представляет собой  систему обязательных контрольных  действий по документальной и фактической  проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, для которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

Первым вопросом моей контрольной работы является непосредственно - ревизия подотчетных сумм. Основными задачами данного вида ревизии является определение законности, целесообразности и реальности их возникновения и осуществления, установление состояния соблюдения и путей дальнейшего укрепления расчетно-платежной дисциплины и повышения эффективности использования денежных средств.

Ревизия подотчетных сумм  призвана не только вскрывать допущенные недостатки в их организации, но и предупреждать неправильное использование платежных средств и формирование незаконных и нецелесообразных расчетных взаимоотношений. В связи с этим за состоянием расчетно-платежной дисциплины в каждом предприятии должен быть установлен систематический контроль на всех стадиях формирования и осуществления расчетов с подотчетными лицами, начиная  от их планирования и заканчивая погашением задолженности. Отсюда большая роль в организации контроля за расчетами с подотчетными лицами принадлежит прежде всего руководителям и управленческому персоналу организаций. Выявить общее состояние и определить пути улучшения организации расчетных взаимоотношений позволяет проведение документальных ревизий и проверок, повышению эффективности которых способствует правильное чередование контрольно-ревизионных работ и применение различных приемов и способов контроля в ходе их осуществления.

Немало важным  фактором проведения ревизии является знание самой сути, содержания, а так же выявление основных задач ее проведения. Этот вопрос также предложен мне для рассмотрения в моей контрольной работе. На мой взгляд применение именно этих знаний помогают ревизору в осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций.

   Глава 1. Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения.

Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации  из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

 Основными  нормативными актами, регулирующими  расчеты с подотчетными лицами, являются статьи № 166-168 Трудового  кодекса РФ, Порядок ведения кассовых  операций, утвержденный решением  Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

 Подотчетные  суммы учитывают на активном  синтетическом счете 71 «Расчеты  с подотчетными лицами». Выдачу  денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета  71 и кредиту счета 50 «Касса».  Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

 

 

1.1 Цели и задачи проведения ревизии расчетов с подотчетными лицами

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами является: установление правильного  и целевого использования подотчетных  сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые  отчеты с  приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

1.2 Планирование ревизии

Планирование  ревизии осуществляется поэтапно. Два  основных этапа – это разработка программы и плана ревизии.

Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: администрация  организации; собственник организации; государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу  ревизии, которая содержит следующие  разделы: цель ревизии; вопросы, подлежащие проверке; средства и условия, необходимые  для проведения ревизии; сроки и  место исполнения; состав участников ревизии; формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается  на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или  заказчик.

Полная правильно  составленная программа ревизии  концентрирует внимание ревизующего  на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т. е. помогает ревизующему  детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа  может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой часто сводятся к случайному обнаружению нарушений в деятельности организации, - при больших затратах времени ревизии может не дать должных результатов.

План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками: действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

Предварительная подготовка ревизии. Предварительная  подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В процессе такой подготовки сначала  решаются методические вопросы, затем  организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические  вопросы. Необходимо внимательно просмотреть  материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий  должны хранится в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой  оргтехники, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов и т. д. Подбираются участники ревизии. Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается также срок ревизии. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявить копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующие шаг в процессе организации ревизии – это непосредственное знакомство с объектом ревизии. Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, системой документооборота, технологией работы и т. п. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы.

Предварительный и текущий контроль за соблюдением  действующего порядка выдачи и использования  подотчетных сумм призван обеспечить прежде всего главный бухгалтер организации. Последующий контроль осуществляется преимущественно в форме документальных проверок и ревизий.

 

1.3 Проведение ревизии

 

Приступая к  проверке подотчетных сумм, ревизор должен сначала проверить: кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации); имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера; кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполняемой работе; имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). Если в организации заранее не определяются конкретные должностные лица, которым могут выдаваться авансы денежных средств под отчет, то это рассматривается как нарушение действующего порядка и отмечается в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом.

Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 « Расчеты с подотчетными лицами»  с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации  на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений следует выявить их причины.

Проверяя записи по каждому  лицевому счету в журнале-ордере №7, необходимо выявить:

- суммы выдаваемых под  отчет авансов; 

- имеются ли приказы  (распоряжения) о направлении работников  в командировку;

-  назначение и фактическое  использование авансов;

- сроки представления  авансовых отчетов;

- имеются ли командировочные  удостоверения с отметками о  местах пребывания согласно заданию;

- правильность и своевременность  составления (представления) авансовых  отчетов;

- правильность возмещения  командировочных расходов и затрат  на операционно-хозяйственные нужды;

- правильность составления  корреспонденции счетов по операциям  с подотчетными лицами;

- своевременность погашения  задолженности по ранее выданным  авансам;

- наличие оправдательных  документов по всем операциям.

 Необходимо также установить  законность и целесообразность  операционных и хозяйственных  расходов через подотчетных лиц,  возможность проведения этих  расходов по безналичным расчетам.

Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы командировочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

 В организации контроля  за целесообразным использованием  средств на командировочные расходы  определенное значение имеет  ведение журнала регистрации  командировок, в котором указываются  место, срок и цель командировки, даты отъезда и приезда и отметки о выполнении служебного задания. В ходе ревизии или проверки следует установить, ведется ли такой журнал и в какой форме осуществляется в организации контроль за использованием средств на служебные командировки.

 Соблюдение срока нахождения  в командировке определяется  путем сопоставления времени,  указанного в приказе, со временем  фактического пребывания, исчисленным  по отметкам в командировочном  удостоверении.

Особое внимание уделяется  проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок в командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии.

По суммам, выданным под  отчет и фактически использованным на хозяйственные и командировочные  расходы, в обязательном порядке  следует проверять корреспонденцию счетов, обращая особое внимание на стонировочные и другие всякого рода исправительные записи, за которыми могут скрываться факты злоупотреблений. При необходимости проводится встречная проверка документов и записей по указанным операциям, опрос должностных лиц, запрос других организаций и т. д.

Ревизия хозяйственных расходов. Ревизия подотчетных сумм тесно  связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно. Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам  из кассы организации, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данных Главной книги  за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомости к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расходы по дебету счетов 10, 26, 41 и т. п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.