Ревизия подотчетных сумм и порядок ее проведения

Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых  отчетах, а также аналитических  данных журнала-ордера № 7 с авансовыми отчетами за конкретный период.

Проверяются расходы  на закупку материальных ценностей  по оправдательным документам, свидетельствующим  о фактически произведенных расходах, и правильность их заполнения. При  оплате товаров, работ, услуг юридическим  лицам проверяются представленные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т. п. При оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные).

 При проверке  действующего порядка выдачи  подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под  отчет лицам, которые имели  задолженность по ранее полученным  суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами погрузочно-разгрузочных работ и других услуг, а также на оплату приобретенных материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Для этого сличают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов.

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии  выдачи денег подотчетным лицам  только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования  в личных целях. В практике контрольно-ревизионной работы известны случаи хищения денежных средств бухгалтером по аналитическому учету, открытому на его имя к счету «Расчеты с подотчетными лицами». В целях создания резерва для хищения бухгалтер составляет заведомо неправильную проводку на подотчетную сумму, выданную работнику организации: в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» эту сумму не относит, а списывает ее на расходы. После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, в результате чего образуется искусственная задолженность организации этому работнику. В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый расходный ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и его расходный ордер, бухгалтер не отражает его по собственному лицевому счету, а относит на лицевой счет другого работника. Поскольку расчеты с данным работником в аналитическом учете закрываются, нужно тщательно проверить обоснованность записей на счетах аналитического учета в соответствии с оправдательными документами и с корреспонденцией счетов, указанных в регистрах синтетического учета.

Необходимо  проверить, не числится ли задолженность  по подотчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, которые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для  хозяйственных нужд, малоценного инвентаря в небольших количествах для текущих потребностей организации проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

 Важным этапом  проверки является установление  своевременности возврата неиспользованных  подотчетных сумм. Неизрасходованные  и своевременно не возвращенные  подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.

Ревизия представительских  расходов. При такой ревизии проверяется  правильность их оформления. Включение  представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. Организации рекомендуется конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное оформление и контроль, включая установление круга лиц, имеющих отношение к этой деятельности.

К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о произведенных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы.

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, не должны превышать предельных размеров, установленных Минфином России.

 

1.4 Обобщение результатов ревизии

 

Все нарушения, которые могут встречаться среди  операций с подотчетными суммами, делятся  на две группы: допускаемые администрацией предприятия; возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

Заканчивается ревизия или проверка подотчетных сумм выявлением остатков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установлением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать по назначению. В отдельную ведомость, прилагаемую затем к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки, рекомендуется выписывать все случаи нарушения действующего порядка по использованию подотчетных сумм.

Оформление  результатов ревизии относится  к заключительному этапу ее проведения и означает составление документов, обобщающих результаты изучения объектов контроля. В качестве такого документа  при ревизии выступает общий (или основной) акт ревизии. К акту ревизии прилагаются промежуточные акты, ведомости, списки, копии подлинных документов, подтверждающие соответствующие записи в этом акте.

 

 

   Глава 2. Содержание и основные задачи ревизии.

   Наиболее глубоким методом финансового контроля является ревизия. Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций организации.

   Суть ревизии — проверка (путем применения специальных знаний) по документированной учетно-экономической информации ряда вопросов. Контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

   Цель ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

2.1 Содержание ревизии.

Ревизия – это полное обследование финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности и эффективности.

В зависимости от объекта различают ревизии полные, частичные, тематические и комплексные. При этом они могут быть плановыми и внеплановыми. По степени охвата данных в процессе ревизии осуществляются сплошные ревизии, когда контролируются все документы и материальные ценности, и выборочные, суть которых заключается в контроле части документов.  По характеру материала, на основе которого производятся ревизии, они подразделяются на документальные (проверка подлинности отчетных документов и записей в учетных регистрах) и фактические (проверка наличия денежных средств и материальных ценностей). Самые распространенные и прогрессивные – комплексные ревизии, включающие все участки и стороны деятельности ревизуемого предприятия.

По способу  контроля за результатами ревизионной работы:  

1) дополнительные ревизии, которые проводят, когда имеются данные о том, что при проведении плановой ревизии не полностью вскрыты факты нарушений финансово-хозяйственной деятельности организации;

2)  повторные ревизии, которые практикуются для усиления контроля за качеством ревизионной работы. Обычно их проводят после плановой ревизии за тот же период. Цель повторной ревизии — выяснить, как организация ликвидирует недостатки, отмеченные в акте плановой ревизии.

 

Ревизии проводятся органами управления в отношении подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля (Департаментом финансового контроля и аудита Минфина РФ, Центральным банком РФ, аудиторскими службами).

Финансово-хозяйственный контроль в основном звене фирмы и предприятия осуществляют путем проведения ревизий, тематических, выборочных, сплошных и контрольных проверок при помощи определенных приемов. Совокупность организационных, методических и технических приемов, используемых при ревизии посредством процедур, образует контрольно-ревизионный процесс. Динамический процесс, связанный с участием средств, предметов труда, состоит из организационной, технологической и завершающей стадий, применительно к контрольно-ревизионным подразделениям, имеющимся в структуре органов управления предприятия, ведомств, министерств, администраций субъектов, городов.

Организационная стадия включает в себя выбор объекта  ревизии и организационно-методическую подготовку ревизии. Выбор объекта зависит от определения первоочередности объектов ревизии. Ими могут быть предприятия, которые должны подвергаться комплексной ревизии в соответствии с планом их проведения (по прошествии межревизионного периода), или отдельные показатели их деятельности, неотложная контрольная проверка которых вызвана невыполнением договора, государственного заказа, нерентабельной работой, необеспечением сохранности ценностей и др.

Руководителем ревизионной  бригады назначается работник контрольно-ревизионной  службы, имеющий специальное образование и практический опыт ревизионной работы. Организационно-методическая подготовка ревизии начинается с изучения состояния экономики объекта ревизии.

2.2 Основные  задачи ревизии.

Основные задачи ревизии:

- проверка сохранности  имущества и эффективности его использования в хозяйственной деятельности организации;

-  выявление  злоупотреблений, условий их возникновения  и разработка мероприятий по  предупреждению злоупотреблений;

-    проверка   исполнительской   дисциплины   и   оценка   эффективности деятельности управленческого персонала организации;

-  исследование  системы внутреннего контроля, выявление  ее узких мест и повышение  эффективности ее функционирования.    

При осуществлении данных задач ревизии должны обеспечить: выявление и мобилизацию имеющихся резервов производства, повышение его эффективности и качества работы; усиление режима экономии в использовании денежных средств и материальных ценностей; укрепление государственной дисциплины; выявление причин и условий, способствующих образованию потерь, недостач и совершению хищений; закрытие каналов хищений материальных ценностей.

   Предельный срок ревизии – 30 дней. Этот срок может быть увеличен в исключительных случаях с разрешения руководителя организации, назначившей ревизию, а при проведении ревизии по требованию следственных органов – с их согласия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы

1.  Мельник М.В. «Контроль и ревизия» Учебник. – М., ФБК – Пресс, 2006г.

2. Голощапов Н.А. «Контроль и ревизия»  [учеб. пособие]/ М.: Омега-Л, 2007 г.

4. Проданова Н.А. «Контроль и ревизия» // М.: Кнорус, 2006г.

5. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Проспект, 2011.

6.       Подольский В. И., «Аудит», Юнити, 2010 г.

7.      Кулинина Г.В., Мельник М.В., Бровкина Н.Д. Контродб и ревизия / Под ред. Новикова А.В.: Изд-во «Экономистъ», 2007г.

8.   Контроль и ревизия. Учебное пособие / С.А. Мещеряков. Санкт-Петербург 2008г.