Деловая беседа

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический  университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи

по теме: Деловая беседа

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: студентка

Направление: производственный менеджмент

Профиль

Группа: ПМ – 12 Р

                                                     Симанова Елена Михайловна

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение.                                                                                                                       2

1. Особенности деловой беседы  и подготовка к ней.                                               4 2.Речевые приемы, применяемые в ходе беседы.                                                     7                                                3.Приемы активного слушания.                                                                                10                                                                         4.Практическое задание.                                                                                            11

Заключение.                                                                                                                 14                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Список использованных источников.                                                                       15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

         Деловая встреча и деловые переговоры имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров и решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов и от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

         В современной, более узкой  трактовке под деловой беседой  понимают речевое общение между  собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработке конструктивного подхода к их решению.

         Подлинное значение такого рода  делового общения в нашем обществе  в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умение вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального поведения.

         Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информации, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

         Деловая беседа является наиболее  благоприятной и зачастую единственной  возможностью убедить собеседника  в обоснованности вашей позиции,  с тем чтобы он с ней согласился  и поддержал ее. Таким образом,  одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретное предложение. Как подготовиться к деловой беседе, как сделать ее более эффективной, с помощью речевых приемов -  все это мы рассмотрим в основной части моей контрольной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ И ПОДГОТОВКА К НЕЙ

 

         Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, её участники должны принять во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга. Обычно деловая беседа проходит в официально-деловом стиле и управленческом подстиле.

         По характеру  беседы бывают: официальные и  неофициальные; по направленности: целевыми - которые преследуют конкретные задачи, и общими; по степени свободными: регламентируемые -  которые осуществляются с определенными правилами и в предписанной последовательности и нерегламентируемые -  это дружеский разговор.

         Первая цель деловой беседы – стремление одного собеседника посредством слова оказать влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, чтобы изменить деловые отношения  или деловую ситуацию. Вторая цель – выработка руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.          

        В отличие от других форм общения беседе свойственна теснота контактов, непосредственность общения, обязательность обратной связи [2, с.56 ].                                                                   

          Основные и обязательные этапы  беседы: подготовительный этап; начало  беседы; обсуждение проблемы; принятие  решения; завершение беседы.

          Основные  принципы ведения деловых бесед:

1) привлечение внимания собеседника,  начало беседы;

2) пробуждение в собеседнике  заинтересованности, передача информации;

3) принцип детального обоснования,  аргументация;

4) выявление интересов и устранение  сомнения собеседника;

5) преобразование интересов собеседника в окончательное решение, принятие решения.

          Для  того, чтобы деловая беседа прошла более успешно, выделяют следующие факторы:

- профессиональные знания, они  дают возможность владеть ситуацией;

- ясность мысли, она помогает  избежать двусмысленности, недосказанности и путанности;

- наглядность, использование иллюстрированных  материалов, документов, информационных  источников, таблиц, схем;

- ритм, повышение интенсивности  беседы по мере ее приближения  к концу;

- повторение основных положений и мыслей, помогает собеседнику лучше воспринимать информацию;

- элемент внезапности, продуманная  и неожиданная для собеседника  увязка деталей и фактов;

- «насыщенность» рассуждений, чередование  моментов, когда от собеседника  требуется максимальная концентрация, с периодами передышки и закреплению мысли;

- юмор и ирония, поднимают дух  собеседника, для восприятия всех  аспектов беседы.

          Нужно  запомнить также несколько рекомендаций  по ведению деловых бесед. Их  универсальный характер основывается  на таком простом факте, что в любой беседе вы должны искусно приспособиться к своему партнеру в данный момент, независимо от того, о каких деловых или личных отношениях идет речь.[ 3,с.190]

          Рекомендации эти такие: первый этап – это подготовка. В период подготовки необходимо: продумать тему беседы и все возможные вопросы; обдумать время и условия ее проведения; подготовить дополнительный материал и документы. Основная задача подготовки – сбор материала деловой беседы, это трудоемкий процесс, который требует значительных затрат времени. Объем собранных материалов во многом зависят от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной проблеме. Готовясь к беседе нужно избежать две крайности, первая – излишняя уверенность в успешном проведении беседы, при этом инициатива может перейти к собеседнику и вторая – стремление пунктуально продумать все этапы встречи, которая при малейшем отклонении, приведет к растерянности и неуверенности.

          Место беседы  выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат, это может быть служебный кабинет, специальная комната для гостей, а так же кафе, ресторан и домашняя обстановка. Обстановка должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление шумов, звонков, так как это отрицательно действует на нервную систему, но обстановка не должна быть «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор. Так же нужно выбрать наиболее удачный момент и только после этого договариваться о встречи.

          Второй и основной этап проведения беседы – это начало беседы. Задачи: установление контакта; создание благоприятной обстановки; привлечение внимания к теме разговора; пробуждение интереса собеседника.

          Существуют  речевые приемы, которые помогают  начать беседу и вести ее  более эффективно. Об этом мы  и узнаем в следующем вопросе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2РЕЧЕВЫЕ ПРИЕМЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ  В ХОДЕ БЕСЕДЫ.

          Существует множество способов начать беседу, рассмотрим самые эффективные:

- метод снятия напряженности: использование теплых и доброжелательных слов, знаков внимания, улыбки, шутки для установления контакта с собеседником;

- метод «зацепки»: позволяет  кратко изложить ситуацию или  проблему, увязав ее с содержанием  беседы. В этих целях используют небольшое сравнение, личные впечатления, анекдотический случай и необычный вопрос;

- метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов, которые рассматриваются в ходе беседы;

- метод «прямого подхода»: это  непосредственный переход к делу, без вступления и быстрый переход  к конкретному вопросу. Данный  метод является «холодным» и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, так как он имеет прямой характер.

          Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передача информации. Для наиболее успешного проведения беседы является владение техникой постановки вопросов. Существуют несколько типов вопросов:

1. Закрытые вопросы. Вопросы, на которые предполагается ответ «да» или «нет». Такие вопросы используются только в тех случаях, когда необходимо получить согласие или подтверждение. Старайтесь избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет» и облегчайте ему ответ «да».
2. Открытые или информационные вопросы. Эти вопросы требуют какого-либо пояснения.
3. Риторические вопросы. На эти вопросы не дается прямого ответа, их цель – вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы. Задавая такие вопросы, говорящий хочет включить мышление собеседника и направить его в нужное русло.
4. Зеркальные вопросы. Используются для расширения рамок и обеспечивают непрерывность открытого диалога. Он состоит в повторении с вопросительной интонацией части утверждения, только что произнесенной собеседником, чтобы он увидел свое утверждение с другой стороны, заменить его диспропорции и объяснить увиденную асимметрию.
5. Эстафетные вопросы. Они опережают высказывания партнера, не перебивая, а помогая ему.                                                          

          Для того чтобы беседа была более результативной нужно заранее сформулировать вопросы и иметь заготовки. Не нужно задавать открыто враждебные вопросы или вопросы, которые ставят под сомнение искренность вашего собеседника. Не нужно отвечать на вопрос, если вы до конца не поняли его смысл. Эффективный способ уйти от вопроса - это ответить на тот, что вообще не был задан [2,с.58].

          Для успешной беседы можно применить положение психологии о периодическом воздействии на партнера, а именно: можно чередовать благоприятные и неблагоприятные моменты и факторы; в начале и конце беседы использовать только положительные фразы. Так же необходимо всегда помнить о движущих мотивах партнера: его ожиданиях; его позиции; его желании самоутвердится; его самолюбии. Необходимо в ходе беседы повторять основные мысли вашего партнера и следить за своими мыслями и высказываниями, чтобы не повторяться.

           Основные аспекты, которые противоречат  атмосфере деловой беседы:

- давление на собеседника  голосом и манерами;

- бестактное обрывание  на полуслове;

- лишение собеседника  права высказать свое мнение;

- навязывание своего  мнения;

- подтасовка фактов;

- высмеивание и игнорирование  аргументов собеседника;

- голословные утверждения,  необоснованные подозрения и  окрики за критику.

          Необходимо избегать недоразумений  и неправильных толкований. Основная  часть беседы должна быть ясной,  наглядной, систематизированной,  сжатой, простой и понятной. При  любой неясности необходимо сразу  уточнять у собеседника, что же он подразумевал. Нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, даже если они слабы. Так же мы должны уважительно относиться к собеседнику, быть с ним вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Вежливость должна быть в меру, без лести и подхалимажа. Если нужно, то можно быть непреклонным и сохранять хладнокровие, когда беседа становится динамичной.

          Успешность деловой беседы во  многом зависит не только от  умения говорить, но и от умения  слушать, в следующем вопросе мы более подробно изучим этот аспект.

 

 

         

         

 

 

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3ПРИЕМЫ АКТИВНОГО  СЛУШАНИЯ

1. Необходимо помнить, что в общении участвуют как минимум два человека, которые попеременно говорят и слушают. Необходимо дать знать собеседнику уточняющими вопросами или просьбой повторить, если вам неясно, о чем говорит собеседник.
2. Слушайте собеседника «всем телом», будьте физически внимательным. Поддерживайте с ним визуальный контакт, повернитесь к нему лицом.
3. Нужно сосредоточится на том, что говорит собеседник.
4. Необходимо понять не только смысл слов, но и чувства.
5. Придерживаться одобрительной установки по отношению к собеседнику.
6. Выражайте понимание к собеседнику.
7. Слушайте самого себя. Если вы раздражены и ведете внутренний диалог, вы не способны слышать, что говорит собеседник. Если это раздражение связано со словами собеседника, то лучше возразить ему, чтобы в дальнейшем спокойно слушать его высказывания.