Информационные технологии управления

 

Содержание 

 

	ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………	3
	Внедрение информационных технологий в  производство………..	4
	Офис фирмы как центр обработки  информации в системе менеджмента…………………………………………………………..	10
	Классификация работников офиса………………………………….	12
	Типовые офисные работы……………………………………………	13
	Офисные решения Майкрософт……………………………………..	14
	Направления применения электронной  техники в кадровой службе фирмы………………………………………………………..	15
	ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………	17
	СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………	19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В наше время  большая часть любого офиса связана  с обработкой информации. Существует огромная разница между офисом современным  и офисом 10 лет назад как в  способах коммуникации (голосовой, бумажной, электронной), так и типом передачи (данные, образцы, текст, голос). Термины  «Электронный офис» или «Безбумажный офис» часто используются для  описания окружения современного офиса.

Сегодня трудно представить себе фирму или организацию, которые не использовали бы в той  или иной мере компьютеры для решения  своих задач- делопроизводства, управления, учета, контроля исполнения , конструирования  и т.д. Как правило, каждая фирма  проходит свой собственный , «особый» путь внедрения компьютеров. При  этом выбор того или иного программного продукта, типа компьютера целиком  зависит от компетентности одного-трех сотрудников, что порождает спонтанность и тенденциозность выбора и приводит к неоправданному завышению стоимости  оснащения офиса. Чтобы не оказаться  в плену у проблем совместимости  тех или иных программных пакетов, каждый из которых в отдельности  может предоставлять «фантастические» возможности, необходимо выработать комплексный  подход к решению данной проблемы и в основу его заложить стандарт на используемые программные продукты. Далее можно достаточно быстро найти  свое собственное офисное решение  с учетом этого стандарта.

 

 

 

 

 

 

 

1. Внедрение информационных технологий в производство

Как известно, структура любой фирмы предполагает некоторую типовую организацию: независимо от размера фирмы, в ней  всегда имеется один или несколько  офисов, сотрудники которых выполняют  как однотипные, так и разные, но связанные между собой задачи. На более крупных фирмах подразделения  объединяются в отделения, каждое из которых имеет своего руководителя и нацелено на решение конкретной задачи. Отделения могут объединяться в более крупные структуры  и т.д.

Но в любом  случае в конечном итоге управление всей деятельностью фирмы базируется на документах, подготовленных, полученных и обработанных сотрудниками одного или нескольких офисов.

Возможности эффективного использования информации, заложенной в этих документах, во многом определяется программными инструментальными  средствами их создания , обработки, хранения, поиска и передачи.

Что же можно  предложить в качестве стандарта  при подборе программного обеспечения? Таким стандартом являются офисные программные пакеты. Как правило, они включают в себя стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронную таблицу и систему управления базами данных (СУБД), иногда расширяемый программами презентации, системами электронной почты и т.д. Общая ориентация подобных программных пакетов автоматизация наиболее типичных работ, выполняемых сотрудниками любого офиса (отсюда и нередко встречающееся в их названии слово офис).

Производители быстро движутся к созданию среды, способствующей коллективной работе пользователей. Сегодня  ведущими разработчиками данного вида программного обеспечения являются три известные компании- майкрософт, лотус, новель. Их продукты предлагают много свежих средств и возможностей и ориентированы практически  на один и тот же сектор рынка. Однако наибольшее распространение получил  пакет Майкрософт офис.

Знание возможностей и умение работать с программами  офисного назначения – обязательное условие подготовки современного специалиста  в области бухучета и аудита, менеджмента, коммерции, права, банковской работы и  др.

Информационные  технологии в офисе. Оптимальная  информационная технология, обладающая высокими гибкостью, мобильностью и  адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения  эффективности управленческого  труда.

Существует  принципиальное отличие информационной технологии от производственной. В  информационные технологии процесс, как  правило , не может быть непрерывным, так как соединяет работу рутинного  типа ( снятие копий, оперативный учет, ввод данных и т.д.) и работу творческую , не всегда поддающуюся к формализации (принятие решений) . Напротив, функции  производства как правило, непрерывно и отражает строгую последовательность всех операций, каждая из которых строго определена, т.е. формализована. Используемые в производственной сфере технологические  понятия (форма, норматив, технологический  процесс и т.д.) могут быть распространены только на рутинные операции выполняемые  с информацией.

Из всех видов  технологий информационная технология сферы управления представляет самые  высокие требования «человеческому фактору» оказывая принципиальное влияние  на квалификацию работника , содержание его труда, физическую и умственную нагрузку , профессиональные перспективы  и уровень отношений. Социальный подход ко всем инновациям в информационной технологии особенно важен при внедрении  человеко-машинных систем и переносе достижений компьютерной революции  из одной социальной сферы в другую.

Появление во второй половине 60- х годов производительных ЭВМ позволило сместить акцент в  информационные технологии на обработку  не формы, а содержание информации. Это было началом формирования электронной , или компьютерной информационной технологии.

Таким образом, настоящие этапы информационной технологии- это информационно-компьютерная технология, которую можно определить как совокупность методов, информационных процессов и программно-технических  средств, объединенных в технологическую  цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации в целях  снижения трудоемкости процессов использования  информационных ресурсов.

Информационно-компьютерная технология управления должна реализовывать  как минимум три важнейших  обработки использования информации: учет, анализ и принятие решений. Эти  компоненты реализуются «в вязкой среде» - бумажном море документов , которая  становится все более необъятным.

В 60-е годы с СССР получили широкое распространение  автоматизированные системы управления- АСУ. Однако применение АСУ в народном хозяйстве не всегда и не в полной мере отвечало задаче совершенствования  управления и оптимальной мобилизации  компонентов ИТ. Методологически  концепция использования АСУ  опиралась на представлении о  неограниченных возможностях «кнопочной» ИТ при непрерывном наращивании вычислительной мощности АСУ и применении наиболее общих имитационных моделей , которые в ряде случаев далеки от реального механизма оперативного управления.

Название  « автоматизированные системы обеспечения  управления» и (АСОУ), либо существовавших АСУ понятия «система» не включала решающего звена управления- пользователя.

Игнорирование этого принципиального обстоятельства привлекло к тому, что расширение сети АСУ и увеличение мощности их вычислительных средств обеспечили лишь улучшение учетных функций ( справочных, статистических, следящих).

При этом АСУ  обладали следующими недостатками:

-реализация  в основном учетных функций,  которая отражала только прошлое  состояние управляемых объектов, не позволяла оценивать перспективы  его развития, т.е. не обеспечивало  нужный динамизм в управлении;

- отсутствие  развитых коммуникационных связей  рабочих мест пользователей центральной  ЭВМ, пакетный режим работы  ЭВМ , низкий уровень диалоговой  поддержки, не позволяющее обеспечить  высокое качество анализа пользователями  данных статистической отчетности  и интерактивный уровень аналитической  работы;

-низкая  эффективность АСУ нижних уровней  управления, т.е. там, где формировались  информационные потоки, по причине  значительной избыточности поступающей  информации при отсутствии средств  агрегирования данных.

В связи с  этим развитие АСУ привело к возрастанию  количества работников занятых учетными функциями (шестая часть управленцев  – учетно- бухгалтерский персонал).

Начиная с 70-х  годов сформировалась тенденция  перенесения центра тяжести развития АСУ на фундаментальные компоненты информационные технологии, особенно на аналитическую работу с максимальным применением человеко-машинных процедур. Однако по прежнему вся работа производилась  на больших ЭВМ, размещаемых централизованно  в вычислительных центрах. При этом в основу построения подобных АСУ  была положена гипотеза , согласно которой  задача анализа и принятия решений  относились к классу формализуемых, поддающихся математическому моделированию. Предполагалось, что такие АСУ должны были повысить качество, полноту, подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения, эффективность работы которых будет возрастать благодаря увеличению числа анализируемых задач.

Однако внедрение  подобных АСУ не оправдало надежд, оказалось, что применяемые экономико-математические модели имеют ограниченные возможности  практического использования. Причины  этого заключались в следующем:

- аналитическая  работа и процесс принятия  решений происходит в отрыве  от реальной ситуации и не  подкреплялись коммуникационным  процессом их формирования;

- для  каждой новой задачи требовалась  новая модель, но поскольку модель  создавалась специалистами по  экономико- математическим методам  , а не пользователями, то процесс  принятия решений происходил  как бы не в реальном масштабе  времени и терялся творческий  вклад самого пользователя, особенно  при решении не типовых управленческих  задач;

- вычислительный  потенциал управления , сосредоточенный  в вычислительных центрах, находился  в отрыве от других средств  и технологий обработки информации  вследствие неэффективной работы  нижних ступеней АСУ и необходимости  непрерывных преобразований информации. Это понижало эффективность информационных  технологий при решении задач  на верхних ступенях управленческой  лестницы;

-для  сложившейся АСУ организационной  структуры технических средств  характерны низкий коэффициент  использования, значительные сроки  проектирования АСУ и невысокая  их рентабельность из-за слабого  воздействия результатов автоматизации  на эффективность управления.

С появлением персональных компьютеров произошла  принципиальная модернизация идеи АСУ:

- переход  вычислительных центров к распределенному  вычислительному потенциалу;

-повышение  однородности технологии обработки  информации ( раньше на различных  ступенях АСУ технологически  отличались потенциально);

- переход  от централизованного управления  к децентрализованному ;

- персонализация  АСУ.

Реализация  этих положений нашла свое воплощение в автоматизированных рабочих местах (АРМ), системах поддержки принятия решений (СППР) и экспертных системах (ЭС).

Системность – основной признак нового подхода к автоматизации управления и признания того, что самое совершенное ЭВМ не может заменить человека. В данном случае речь идет о структуре человеко- машинной единице управления, которая оптимизируется в процессе работы : возможности ЭВМ расширяются за счет структуризации пользователем решаемых задач и пополнения ее базы данных, базы знаний, а возможности пользователя- за счет автоматизации тех задач, которые ранее было нецелесообразно переносить на ЭВМ по экономическим или техническим соображениям. Становится возможным анализировать последствия различных решений и получать ответы на вопросы типа « что будет если….?», не тратя времени на трудоемкий процесс программирования.

Важнейший результат  внедрения АРМ, СППР и ЭС – рационализация повседневной деятельности работников управления , благодаря чему на нижних ступенях управления существенно укрепляется  весь фундамент управления , уменьшается  нагрузка на централизованные вычислительные сети и верхние ступени управления, это позволяет сосредоточить  в них вопросы решения крупных  досрочных стратегических задач. Естественно, что компьютерная АРМ , СППР и ЭС использует и другие современные  средства обработки информации : локальные  вычислительные сети (ЛВС), мини- и большие  ЭВМ, корпоративные и региональные вычислительные сети, общедоступны телекоммуникационные сети ит.п.