Информационные технологии управления

 

 

 

2. Офис фирмы как центр обработки информации в системе менеджмента

 

Подход  к обработке данных как к производственному  процессу широко принят специалистами  по автоматизации систем организационного управления. Противники такого подхода  полагают, что имеется принципмальное отличие между производственным и управленческим трудом . Они считают, что управленческий труд носит творческий характер и разработка норм и нормативов времени на управленческие работы- задача сложная , а нередко и неразрешимая.Однако анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной ( поддающейся  формализации) и творческой составляющей труда служащих (особенно низших ступеней) явно не в пользу последней.

Рассмотрим  офис как структуру, которая обрабатывает входящую информацию для двух видов  продукции: выходящей информации( данных, документов, речевой информации) и  решений ( оперативных и стратегических). Офис получает информационное сырье  в различных видах: документы, речевая  информация ( в том числе по телефону), данные от ЭВМ, часто в безбумажной ( электронной форме). Продукция офиса вырабатывается в таких же видах. Технологический цикл офиса может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с другой, накопление информации, ее обработку, отображение( документирование) и распределение (передачу).

К учреждениям, основным видом продукции которых  является информация, можно отнести  офисно-бухгалтерские фирмы, страховые  компании, пенсионные фонды, издательства, рекламные конторы, конструкторские  бюро, консалтинговые фирмы и т.д. Работа исполнителей в этом типе учреждений связана со значительными эмоциональными перегрузками ввиду своей монотонности и различным объемом творческих аспектов. Диспетчерские службы , конторы  по сбыту продукции, различные управленческие структуры верхних уровней занимаются в основном выработкой решений.

Анализ  видов управленческой деятельности позволяет классифицировать в общем  виде как задачи , решаемые учреждением , так и исполнителей этих задач. В основу классификации задач  можно, например , положить степень  их интеллектуальности и сложности.

Первый  класс - наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т.п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (АИС), например бухгалтерский учет, подготовка производства, кадры, складской учет и т.д.

Второй  класс - более сложные задачи - задачи принятия решений в условиях риска, т.е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий  класс - задач составляют слабосконструированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и предложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвертый класс задач образуют задачи принятия решений в условиях противодействия  или конфликта( например, необходимо учитывать наличие активно действующих  конкурентов, преследующих собственные  интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны ( не всегда) методами теории вероятностей , нечетких множеств и теорий игр.

Пятый класс  наиболее сложные задачи принятия решений, характеризующиеся отсутствием  возможности формализации из-за высокой  степени неопределенности. К таким  задачам относится большинство  проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения  этого класса задач остаются творческий потенциал человека.

 

3. 3. Классификация работников офиса

 

Можно провести также классификацию работников офиса. Здесь явно выделяются три  группы.

Первая  группа – руководители (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.д.), решающие , как правило , задачи четвертого и пятого классов ( в зависимости от уровня управления) Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов учреждения.

Основная  форма деятельности руководителя –  деловое общение. Для руководителей  характерно следующее распределение  времени в течение дня:

47 %-деловые  контакты;

29%-работа  с документами;

9%-телефонные  разговоры;

4%-анализ  проблем и принятие решений;

5%-прочее.

Вторую  группу составляют специалисты –  работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов  и формируют интеллектуальный базис  учреждения. Для специалистов характерно следующее распределение времени  в течение рабочего дня:

23%-деловые  контакты;

42%-работа  с документами;

17%-телефонные  переговоры;

12%-аналитическая  работа;

6%-прочее.

Третья группа- технические работники, которые выполняют рутинную работу( задачи первого класса). В нее входят младшие специалисты-кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики(младшие бухгалтеры) и т.п.Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. Наиболее функциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.

Для этой группы работников характерен следующий  расклад времени:

69%-работа  с документами;

20%-телефонные  переговоры;

6%- ведение  учета;

5%-прочее.

 

4. Типовые офисные работы

 

Основной  класс задач, присущий офису - документационное обеспечение управления. Приведенные классификации задач, решаемых в офисе, и классификация работников офиса определяют виды офисных работ. Однако не зависимо от класса задач решение любой из них предполагает проведение большого объема типовых офисных работ включающих в себя:

- обработку  входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма(как  в электронном виде так и  обычные), написание всевозможных  отчетов.

-сбор  и последующий анализ некоторых  данных, например отчетности за  определенные периоды времени  по различным подразделениям, организациям. Здесь требуется представлять  результаты наглядно, в виде диаграмм.

- хранение  поступившей информации, обеспечивающее  быстрый доступ в ней и поиск  необходимой в данный момент, т.е. работу с некоторыми базами  данных.

5. Офисные решения Майкрософт

 

Можно ли удовлетворить все эти требования, изложенные выше , используя офисные  пакеты? Да, в значительной степени  можно. Например , фирма Майкрософт предлагает большой набор офисных  программах продуктов. Выбор решения  определяется конкретными потребностями  и техническими возможностями организации. Прежде всего , нужно иметь ввиду, что работники одного офиса должны работать сообща, а не просто сидеть в одной комнате. Поэтому все  рабочие места сотрудников должны быть объединены в единую сеть.

Все возможности  нужны, прежде всего , для:

-для  того, чтобы элементарно перенести  файл с одного компьютера на  другой , а не переходить от  одного компьютера к другому  с дискетой;

-сотрудник  получает возможность сэкономить  массу рабочего пространства  на дисках.

- если  информация является достаточно  важной и ее потеря может  дорого обойтись фирме, то можно  поставить на одну из машин  стример (накопитель на магнитной  ленте).

-решается  проблема с использование принтеров.  Даже если необходимо распечатать  документы в одно и тоже  время, нет никакой необходимости  каждому подключать отдельный  принтер.

Это лишь некоторые из всего многообразия возможностей, которые представляет виндовс.

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые  документы, двоичные файлы, звуковые и  видеофрагменты.

Актуальным  является вопрос , можно ли сотрудникам, часто выезжающим в командировки не «отрываться от жизни» , быть постоянно  в курсе дел, иметь доступ к  необходимой информации, а также  сообщать что-то важное? Определенная программа позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру, как  по модему, через коммутируемые или  выделенные линии. После установки  соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что  он напрямую подключен к офисной  сети.

Программа обслуживания факс-модема позволит обходиться без секретаря при рассылке факс сообщений.

Если  дополнительно установить определенную программу , то возможности почты  становятся практически неограниченными.

 

6.Направления применения электронной техники в кадровой службе фирмы

 

Анализ  опыта функционирования кадровых электронных  служб предприятий и фирм различных  форм собственности показывает, что  их эффективность еще не высока. Причины этому разные. Они имеют  как объективный, так и субъективный характер.

Сегодня от работников отдела кадров требуется  многое и , прежде всего , понимание  людей, знание нужд предприятия, перспектив его развития, потребностей в специалистах и пр. Работники отдела кадров обязаны активнее заниматься совершенствованием работы по профориентации и профотбору, проявлять оперативность в организации подготовки и переподготовки работников, систематически анализировать и устранять причины текучести , нарушений трудовой дисциплины.

Разработка  схем потоков персональной информации предполагает формирование задач, подлежащих решению в процессе управления кадрами, возможного необходимого объема информации, месте образования и маршрутов  движения, принципов фиксирования и  обработки в массивах ПЭВМ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Все большее  значение приобретает автоматизация  административных функций. В этой автоматизации  важная роль принадлежит концепции  обработки документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных сетях. Большое значение в электронном офисе играет методология  искусственного интеллекта. Концепция  интеллектуальной обработки документов основана на использовании баз знаний и выполнении многочисленных задач  управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых  писем, описаний изделий и т.д.

Широкое распространение в электронных  офисах получили службы экспертиз и  консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких  мест, баланс, оценка работы). Задачей  электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск  документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления  планов проведения мероприятий.

Важным  процессом, выполняемым в электронном  офисе, является обработка изображений. Это компьютерная графика от простых  гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. программное  обеспечение компьютерной графика  позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных  офисах широко используется служба обработки  текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать  электронные документы. Служба тесно  связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются  и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

список  литературы

 

1. К.А.Зуев. Компьютер и общество. М: 1990 г.
2. В.В.Александров. Что может ЭВМ? М: 1987 г.
3. Компьютер в офисе.В сб. «Вычислительная техника и ее применение» М: 1990г.
4. Е.А.Волков. Информатизация управления. М: 1990 г.
5. Н.Н.Пушкарев. Информационные системы в экономике. Учебное пособие . М: ГИНФО 2002 г.