Оценка деятельности работы конкретной выставки, ярмарки или аукциона

Ярмарочная торговля в России как организационная  форма установления коммерческих связей получила достаточно широкое распространение. Традиционно ярмарочные торги получили свое выражение также через организацию  торговли в виде выставок-продаж или  выставок-салонов. 

При организации  биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа: 

1. Предварительный  этап включает принятие решения  и подготовку приказа о проведении  ярмарки. На этом этапе создается  ярмарочный комитет и формируется  рабочая группа, которые обязаны  разработать положение и разослать  информационные письма для участников  с полной информацией об условиях  участия в ярмарке. Рабочая  группа разрабатывает и другие  рекламные материалы типа пригласительных  билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия. 

При любой форме  участия необходимо за 15 дней до открытия ярмарки внести регистрационный  взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о  клиенте ярмарки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д. 

Основными источниками  доходов от проведения ярмарочной торговли является плата за участие, аренду под  экспозиции, транспорт, аренду складских  площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг. 

2. Организационный  этап заключается в подготовке  рекламного каталога, включающего  всех участников ярмарки, подавших  заявки. Помимо участников, в каталогах  публикуется и другая новейшая  рекламная научная и научно-техническая  информация о других передовых  фирмах России и мира, о передовом  опыте, соответствующем профилю  и тематике ярмарки или выставки-продажи.  Этот этап включает также оперативную  работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению  ежедневных показательных ярмарочных  торгов, презентаций и др. 

3. Заключительный  этап включает в себя подведение  итогов с выделением положительных  и отрицательных сторон в работе  ярмарки. Этот этап является  основой для принятия стратегических  решений по дальнейшей перспективе  ярмарочной торговли. 

Для общего руководства  конкретной ярмаркой образуется ярмарочный комитет. В его состав входят представители  государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается ярмарка. Ярмарочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях. Ярмарочный комитет определяет состав участников ярмарки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение ярмарки. 

Ярмарочный комитет  образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые  для обеспечения деятельности ярмарки, издаёт приказы и распоряжения, назначает  и увольняет работников ярмарки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность. 

Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение ярмарочного комитета отчёта о деятельности и баланса возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования ярмарки. 

На ярмарке целесообразно  создавать группу маркетинга. Специалисты  по маркетингу главным образом оценивают  существующую ситуацию и разрабатывают  прогноз развития рынка по каждому  виду товаров. 

Ход торговых операций на ярмарках контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров. 

Предметом торговли на ярмарке могут быть товары и  другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее  поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на ярмарке не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на ярмарках также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на ярмарке. 

Ярмарки могут проводиться  в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или  физическое лицо желает реализовать  или прорекламировать на ярмарке  свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место. Для успешного  проведения ярмарки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию. 

В ярмарочном хозяйстве  определяются два направления в  зависимости от характера торговых операций: 

1) ярмарки по реализации  продукции, поступившей в первичный  оборот; 

2) ярмарки по реализации  неиспользуемой и излишней продукции; 

Перед ярмарками  первого вида ставится широкий круг задач: 

а) усиление активного  воздействия рыночной торговли на формирование планов производства продукции на основе маркетинговых исследований; 

б) внедрение в  производство новых изделий, отвечающих требованиям мировых стандартов; одновременное определение продукции  с моральным износом, экономически нецелесообразной в эксплуатации, а следовательно, рекомендуемой к снятию с производства; 

в) работа связанная с демонополизацией в сфере производства и обращения продукции; 

г) обязанности по обеспечению приоритета потребителей, усилению экономического воздействия  на поставщика в случае нарушения  им договорных обязательств; препятствие  волевым приёмам и решениям центральных  органов в отношении производства и реализации продукции, противоречащим хозяйственным интересам предприятий, регионов, отраслей. 

Ярмарки второго  вида решают задачи по рациональному  использованию трудовых, финансовых, материальных, производственных ресурсов. 

Получают распространение  ярмарки, совмещающие реализацию как новой продукции, так и неиспользуемой, излишней. Такие ярмарки привлекательны для покупателей, но требуют более высоких затрат. В хозяйственной практике ярмарки организуются в двух направлениях: 

по закупке-продаже  товаров народного потребления; по закупке-продаже товаров производственно  технического назначения.  

По масштабу и  характеру осуществляемых торговых операций ярмарки подразделяются: 

1. Международные  ярмарки. 

2. Всероссийские  ярмарки соединяют интересы большого  количества предприятий, объединений  с различными направлениями хозяйственной  деятельности, специализации производства. На ярмарках сосредотачиваются  товары весьма широкого профиля  и ассортимента. 

3. Зональные ярмарки  привлекают к участию весьма  значительное количество организаций,  предприятий ряда близлежащих  регионов. Ассортиментный состав  предлагаемых товаров несколько  уже. 

4. Региональные (областные,  краевые, республиканские) ярмарки  функционируют для оперативного  удовлетворения потребителей необходимыми  товарами. В организационном плане  они более доступны для участников. 

Место, время проведения, тематика ярмарки определяется соответствующими ведомствами с участием коммерческих структур предприятий и объединений. Ярмарки работают по графику с  предварительной установкой времени  и места. При координации графиков следует добиваться недопущения  совпадения сроков проведения ярмарок, чтобы избежать параллельной их работы в близлежащих регионах. 

Изготовители, потребители  продукции, посреднические, организации  нуждаются в беспрерывном информационном обеспечении. В связи с этим на товарном рынке немалая роль отводится  постоянно действующим выставкам  продукции производственно-технического назначения и народного потребления. 

В мире проводится ежегодно множество тематических выставок. Наиболее популярные из них: по проблемам экологии - в Ганновере, Нижнем Новгороде, по проблемам металлургии и изготовлению машиностроительной продукции - в Москве, Дюссельдорфе и т.д. 

В современных условиях создаются новые организационные  формирования по типу ярмарочно-выставочных организаций. К ним относятся ведущие ярмарочно-выставочные комплексы, такие как Внешнеторговое объединение АО "Экспоцентр", Всероссийское АО "Нижегородская ярмарка", региональный коммерческий центр "Сибирская ярмарка" и др. 

Практический, научный  и коммерческий интерес представляли такие международные выставки-продажи, как "Экология, Ресурсосбережение, Метрология", "Медицина - 95", "Автосервис -95" и др. 

Функционирование  таких выставок преследует цели:

оказание предприятиям, организациям, арендаторам, лицам, занимающимся индивидуальной трудовой деятельностью, выставочно-информационных услуг; развёртывание рекламной деятельности; информирование потенциальных потребителей о новой продукции, сферах её применения и возможностях приобретения; обмен коммерческой информацией с другими регионами, что способствует рационализации хозяйственных связей; освещение достижений и перспектив развития в области науки и техники, освоения и внедрения новой технологии, прогрессивных технологических процессов и т.д.; при этом используется печать, радио, телевидение, кино, магнитофонные записи лекций и бесед и др.  

Проведение маркетинговой  работы на выставках связано с  изучением конъюнктуры рынка  и рыночных связей, организацией рекламы, оказанием услуг, подбором экспонатов, поиском и подбором зарубежных фирм, способных стать партнерами. 

На базе экспозиций павильонов, смотров, выставок организуются краткосрочные курсы, научно-технические  семинары и конференции, встречи  с целью обмена опытом, консультации посетителей. В организации выставок важное значение имеют показ техники, изготовляемой внешнеэкономическими партнёрами, систематическое изучение выставочного дела и методов показа экспонатов на зарубежных выставках с целью использования современных научно-технических средств в оформлении экспозиций. 

Выставки функционируют  за счёт денежных поступлений от взносов  её участников, входной платы посетителей, посреднических услуг, проводимых консультаций, сдачи в аренду экспозиционной площади, оплаты рекламы, изданий коммерческо-информационных материалов, заказов на художественно-оформительские работы, издательской деятельности и  средств, поступивших по договорам  с вышестоящими организациями. 

Ещё одним видом  оптовой и розничной торговли является аукционная торговля, при  которой продавец с целью получения  наибольшей прибыли использует конкуренцию  покупателей, присутствующих при продаже. 

Аукцион (от латинского auctio - продажа с публичного торга) представляет собой продажу таких товаров, которые обладают индивидуальными свойствами и ценностями. Их реализация осуществляется с публичного торга в определённом месте и в заранее установленное время. 

Аукционы бывают на повышение или понижение цены в гласной или негласной форме. 

При так называемом гласном аукционе на повышение цены торги начинаются после объявления минимальной цены, установленной  продавцом. После этого покупатели делают добровольные прибавки до окончательной  цены покупки, которые прекращаются после третьего удара молотка  аукциониста и гласного объявления номера покупателя и окончательной  цены. Первоначальная цена определяется в договоре между организатором  аукциона и владельцем товара. 

При негласном (немом) аукционе покупатели подают аукционисту  заранее установленные знаки  согласия на поднятие цены. Аукционист каждый раз объявляет новую цену, не называя покупателя. Негласное  проведение аукциона позволяет сохранить  в тайне покупателя.