Проведення ревізії

План:

 

1. Організація і підготовка до проведення комплексної ревізії.
2. Проведення ревізії.
3. Оформлення результатів ревізії.
4. Прийняття рішення за результатами проведеної ревізії.
5. Організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Організація  і підготовка до проведення комплексної ревізії

 

Згідно з методикою  проведення комплексної ревізії  економічної та соціальної діяльності ревізійний процес складається з 5 етапів:

 

•  організація і  підготовка до проведення  комплексної ревізії;

 

•  проведення ревізії;

 

•  оформлення  результатів  ревізії;

 

•  прийняття рішення за результатами проведеної ревізії;

 

•  організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.

 

На першому етапі: відповідно до строків, передбачених планом проведення ревізії керівник контрольно-ревізійного  органу за 3-5 днів до початку ревізії зобов'язаний видати наказ про її проведення.

 

Начальник контрольно-ревізійного  відділу на цьому етапі повинен  правильно визначити тему ревізії, ревізійний період, тривалість ревізії, створити ревізійну групу, призначити її керівника, розглянути і затвердити програму ревізії, запропонувати ревізорам  ознайомитись з відповідними нормативними документами, розглянути необхідність залучення галузевих спеціалістів, а також забезпечити ревізора необхідними бланками актів, довідок і т.д.

 

Керівнику ревізійної групи  одночасно з наказом про призначення  ревізії дається програма комплексної  ревізії, в якій, крім конкретних завдань, вказуються ділянки роботи, які підлягають суцільній перевірці.

 

Якщо до часу призначення  ревізії в контрольно-ревізійному  відділі е матеріали про факти  порушень на об'єкті перевірки (недостачі, крадіжки і т.д.), то вони також передаються керівнику групи. Склад ревізійної групи встановлюється залежно від тривалості періоду ревізії та самої програми. Підготовка ревізії починається із ознайомлення з діяльністю

 

об'єкта, що підлягає ревізії. На цьому етапі ознайомлюються із діяльністю об'єкта перевірки, вивчають відповідні нормативно-інструктивні матеріали, складають робочі плани .

 

Тривалість підготовки до ревізії - не більше 2 днів. Перший день присвячується ознайомленню з особливостями виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства. Другий день необхідний для вивчення нормативних документів та проведення Інструктажу.

 

2. Проведення ревізії

 

Другим етапом проведення ревізії е організаційна робота на об'єкті. Починається ревізія  з моменту прибуття ревізійної групи  на підприємство і пред'явлення керівником групи своїх повноважень на проведення ревізії. Керівник ревізійної групи на місці здійснює організаційну роботу, яка полягає в уточненні і конкретизації завдань, передбачених програмою ревізії. На цьому етапі начальник контрольно-ревізійного відділу в разі необхідності повинен подати ревізорам додаткову методичну допомогу з питань ревізії, а також контролювати виконавську і трудову дисципліну підлеглих, в т.ч.: вихід на об'єкт, а при виникненні суперечностей між перевіряючими і керівником об'єкта, що ревізується, розв'язувати ті суперечності. Начальник контрольно-ревізійного відділу має розглядати і вирішувати по суті звернення керівника ревізійної групи чи керівництва підприємства, що ревізується, з питань ревізії, в т.ч. щодо продовження чи скорочення її терміну. Планова тривалість ревізії становить не більше ніж ЗО робочих днів,

 

На початковій стадії комплексної  ревізії рекомендують перевіряти виконання  заходів з усунення недоліків  в роботі, виявлених попередньою ревізією, ознайомитись із змістом наказів, листуванням, актами перевірок, проведеними фінансовими органами і т.д. Закінчивши організаційну стадію комплексної ревізії, ревізійна група приступає до виконання своїх обов'язків відповідно до своїх робочих планів.

 

При здійсненні ревізії (перевірки) використовують такі прийоми документального і фактичного контролю:

 

1.  Техніко-економічні  розрахунки проводяться в процесі  ревізії для встановлення правильності  розрахункових показників, обгрунтованості  директивних показників, правильності  складання кошторису витрат капітального  і поточного ремонту основних засобів і т.д.

 

2.   Нормативна перевірка полягає в зіставленні фактичних звітних даних із встановленими нормативами, кошторисами або плановими нормами з метою визначення правильності їх дотримання;

 

3.  Документальна перевірка  змісту операцій і процесів  є провідним прийомом документального  контролю і проводиться за  даними первинних документів, облікових регістрів, звітності з метою встановлення законності операцій і процесів.

 

Перевірка первинних документів може проводиться:

 

•  суцільно — за ревізований  період перевіряють зміст всіх господарських операцій;

 

•  вибірково    - під час такої перевірки перевіряють  частину операцій за декілька днів в кожному місяці або за окремі місяці.

 

Перевірка змісту операцій, відображених в обліку, проводиться як у хронологічному, так і у систематичному порядку. Практика контрольно-ревізійної роботи показує, що найбільш раціональним контролем є систематизована перевірка змісту операцій і запису в облікові регістри. При такому способі ревізія ведеться по однорідних операціях за весь ревізований період (наприклад - операції по рахунках в банку, по розрахунках з підзвітними особами, руху товарно-матеріальних цінностей).

 

Перевіряючи зміст документів, ревізор повинен знати, що за зовнішньо правильним оформленням документів іноді ховаються зловживання і порушення (виписування фіктивних нарядів, трудових угод, актів і т.д.).

 

Достовірність господарських  операцій встановлюють при формальній і арифметичній перевірці. При формальній перевірці визначають повноту і  правильність заповнення реквізитів, які характеризують операції, виявляють  підчищення, виправлення і т.д.

 

Арифметична перевірка дає  можливість встановити правильність підрахунків  в документах і виявити зловживання, крадіжки.

 

4.   Зустрічна перевірка  документальних даних полягає  в тому, що достовірність  і   правильність відображення в  документах господарських операцій  перевіряється зіставленням даних  різних документів, які стосуються одних або різних, але взаємопов'язаних операцій (наприклад: повноту і своєчасність оприбуткування готівки в касу звіряють з даними прибуткових касових ордерів і виписок банку).

 

5.   Взаємний контроль  змісту різних документів здійснюється шляхом вивчення і зіставлення окремих реквізитів, що повторюються в різних документах.

 

(і. Перевірка правильності  відображення господарських операцій  за даними документів в регістрах бухгалтерського обліку (наприклад: касові операції відображаються в журналі-ордері ,\°1 відомості №1.1)

 

Практика контрольно-ревізійної роботи показує, що за правильно оформленими документами, але за неправильним відображенням їх в регістрах бухгалтерського обліку стоять випадки крадіжок та привласнення грошових коштів, ТМЦ.

 

До спеціальних прийомів фактичного контролю належать:

 

•   інвентаризація;

 

•   контрольне замірювання;

 

•   контрольний запуск сировини, матеріалів у виробництво;

 

•  перевірка якості сировини і матеріалів;

 

•  експертна оцінка;

 

•  службове розслідування.

 

 

 

 

 

3. Оформлення результатів  ревізії

 

Кваліфіковано провести ревізію, об'єктивно й принципово обгрунтувати кожний факт, що наведений в акті ревізії, — важлива і відповідальна  частина ревізійної роботи. Ревізія  вважається завершеною, якщо виявлені порушення усунено, винних притягнено до адміністративної, дисциплінарної чи матеріальної відповідальності і  вжито заходів щодо недопущення  таких порушень надалі.

 

За умови виявлення  ревізією грубих порушень чинтпіх нормативних  актів ревізор має встановити обсяг заподіяної матеріальної шкоди, знайти причини допущених порушень та винних у цьому конкретних осіб,

 

Від кожної винної у зловживанні  особи треба отримати відповідне письмове пояснення з вичерпними, точними й обгрунтованими поясненнями  фактів, що відображені в акті. Після викладення кожного факту порушень необхідно обов'язково назвати документи, що підтверджують цей запис і додаються до акту.

 

У разі виявлення зловживань ревізор має одержати від посадових  осіб підприємства, установи або організації, що ревізується, копії документів, які свідчать про зловживання, а у разі необхідності - - вилучити потрібні йому документи до закінчення ревізії чи перевірки, залишивши у справах акт про вилучення документів та їхні копії

 

Копії оригіналів документів ревізор отримує лише за умови, якщо сам зміст документа є доказом факту порушень. Кожна копія документа має бути завірена печаткою та підписом посадової особи підприємства, установи чи організації, що ревізується

 

Копія з оригіналу знімається у двох примірниках. Другий примірник  копії зберігається разом з актом  у справах контрольно-ревізійної служби, перший примірник копії разом із матеріалами ревізії передається до правоохоронних органів.

 

За результатами документальної ревізії ревізором складається  акт — двосторонній документ, у  якому мають бути об'єктивно відображені  наслідки ревізії фінансово-господарської  діяльності перевіреного підприємства, установи чи організації, наведено перелік фактів виявлених порушень та хиб у їхній роботі. Форма складання акта затверджується відомчими положеннями й інструкціями.

 

Розрізняють два види актів  — проміжні та загальні.

 

За проміжними актами оформляються результати інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків із дебіторами й кредиторами, результати контрольного запуску сировини у виробництво, їх складають і тоді, коли виявлене порушення чи зловживання може бути приховане, або коли па підставі виявлених фактів треба вжити термінових заходів, щоб усунути порушення чи притягти до відповідальності винних у здійсненні зловживань осіб.

 

Проміжні акти підписуються ревізорами, які проводять ревізію, та посадовими особами, які безпосередньо відповідають за ту ділянку, де здійснюється перевірка. Проміжні акти складаються також і за результатами ревізії кас. Такі акти підписуються ревізором, головним (старшим) бухгалтером і матеріально відповідальними особами (касиром).

 

Загальний акт має бути складений закінчення строку проведення ревізії, підписаний керівником ревізійної групи, керівником та головним бухгалтером підприємства, установи, організації, де була проведена ревізія. У загальному акті відображаються наслідки перевірок усіх передбачених програмою ревізії питань, у тому числі й за фактами, що наведені у проміжних актах.

 

Умовно акт ділиться на кілька частин:

 

1) Загальні відомості.

 

У загальній частині вказується підстава для проведення ревізії, склад ревізійної групи, тема ревізії, повне найменування, а не абревіатура підприємства, його підпорядкованість, якщо вона є, повна назва міністерства чи відомства. У цій частині вказується, за який період діяльності даного підприємства проведено ревізію, зазначається, зокрема, за який період проведено суцільним методом ревізію касових, банківських операцій, наводяться прізвища, посади керівників та період, протягом якого вони відповідали за стан бухгалтерського обліку. У загальній частині акта наводиться дата початку й закінчення ревізії. Крім того, зазначається, ким і коли проводилась попередня ревізія, чи усунено виявдені нею порушення і які перевірки було після неї здійснено.

 

У цій частині акта наводяться відомості про те, як підприємство, що ревізується, виконує пропозиції щодо усунення хиб, згаданих у попередньому акті ревізії, про відшкодування заподіяних збитків, оформлення позовів чи подання матеріалів до слідчих органів, поліпшення обліку, окремо вказується на ті вади, для усунення яких не було вжито належних заходів.

 

2)   Виробнича-фінансова  діяльність (виконання кошторисів). У цій частині наводиться перелік  основних показників виробничої  програми протягом одного-двох  років і їх виконання, аналізуються  фінансові результати або виконання  кошторисів, розрахунки з бюджетом, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, відображається правильність виплати готівкою з каси і обґрунтованість безготівкових розрахунків, дотримання норм використання сировини, матеріальних цінностей, їх збереження тощо.

 

У цій частині акта у  логічній послідовності відповідно до програми ревізії і з дотриманням суворої об'єктивності чітко, стисло й лаконічно описуються усі перевірені за наявними на підприємстві, в установі чи організації документами факти порушень або зловживань. При цьому не можна записувати до акта (довідки) різних висновків, пропозицій та не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта, що ревізується. Забороняється також вносити до акта (довідки) дані слідчих матеріалів та посилатися на свідчення посадових осіб, які вони дали слідчим органам.

 

Не можна в актах (довідках) давати кваліфікаційної оцінки щодо дій окремих посадових осіб, при  складанні цих документів необхідно  також уникати таких висловлювань, як «привласнив», «розікрав кошти, товарно-матеріальні цінності», «сфабрикував», «злочинець», «шахрай», «недбалість», «зловживання», «злочин» тощо. Ці висловлювання є прерогативою слідчих і судових органів.

 

У цій частині загального акта можуть бути виділені окремі розділи  залежно від галузевої специфіки  діяльності об'єкта, що ревізується. Такими розділами можуть бути:

 

ревізія каси і касових  операцій, ревізія операцій за рахунками  у банках та інших коштів, ревізія  кредитних операцій, ревізія основних засобів, ревізія розрахунків з  оплати праці й соціального страхування, ревізія збереження і руху матеріальних цінностей, ревізія операцій з формування й використання прибутку, ревізія достовірності обліку і звітності. 3) Бухгалтерський облік і звітність

 

У цій частині аналізується стан бухгалтерського обліку й достовірність наданих звітів.

 

У тому разі, якщо під час проведення ревізії стає зрозуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то незалежно від того, проводитиметься чи не проводитиметься слідство за наслідками ревізії, при складанні загального акта у ньому необхідно зазначити кожний факт, кожний епізод зафіксованих порушень чи зловживань. Якщо ж встановлено достатньо велику кількість ідентичних порушень, що мають однорідні ознаки (за винятком обсягів збитків, періоду їх заподіяння), можна застосувати шаблонне за змістом формулювання суті порушення.