Организация рабочего места руководителя

        Все средства коммуникационной техники надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

Компьютер

       В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во - вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в - третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Необходимо также учитывать, что для полноценной работы необходимо: хорошее программное обеспечение, выхода на компьютерные сети и наличие компьютерной сети внутри организации.

     13

         Следует сказать о правилах безопасной работы и физиологичном положении при работе за компьютером. Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так и нельзя работать за дисплеем и только при местном освещении.  Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Основными источниками вредного воздействия на организм являются электромагнитные колебания низкой частоты. Скапливающийся на экране монитора

электростатический заряд вызывает де ионизацию атмосферы, что приводит к вредному воздействию на ЦНС.

       Защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики.

       Чтобы работа была безопасной и комфортной необходимо позаботиться об аппаратном оборудовании компьютера

       Рабочее место с монитором

          -    специальный компьютерный стол переменной высоты;

          -     длина 120-160 см;

          -     ширина 80-90 см;

          -     поверхность желательно светлая;

       Освещение

-         сила света 500-600 люкс при работе с экраном;

-         свет уравновешенный без теней;

-         по возможности дневной, но не ослепляющий;

       Экран

-         на расстоянии не менее 50 см;

-         со слабым излучением;

-         с высокой контрастностью и разрешающей способностью;

-         с верхней строкой экрана на уровне глаз;

-         с экраном, установленным параллельно окну;

-         с регулярной очисткой экрана;

14

   Клавиатура

-         не выше 3 см;

-         с наклоном не больше 15 градусов;

-         с длинным кабелем для свободной передвижки;

      Офисные приборы

          -    лазерный принтер с озоновым фильтром

1.3  Невербальные способы  общения, его особенности в работе руководителя

      Успешное руководство неразрывно связано с эффективной коммуникацией. Если руководитель не умеет извлечь максимум возможного из общения с людьми, то ему не удастся  заставить их выкладываться на полную силу.

      Люди не только слушают, что им говорят, но и внимательно следят за жестами, которыми сопровождается речь, а также за обстановкой в которой происходит общение. Большинство людей знакомы с теорией языка телодвижений, связанных с подсознанием. Есть ситуации, в которых руководитель и подчиненный чувствуют себя неловко, и часто единственным средством, способным снять напряжение является именно уместный жест. Хорошим примером такой ситуации является собеседование при приеме на работу. Если руководитель сидит за столом, это лишний раз подчеркивает его положение и власть в организации, но его собеседник будет чувствовать себя напряженно и неестественно. Поэтому директору лучше сесть с ним и на протяжении всего разговора избегать положений, которые могут поставить визитера в «тупик».

4. Моника Тиль. «Знакомьтесь; Ваш компьютер".

15

       Знание языка телодвижений помогает также во время общения, так как умение понимать язык жестов помогает улавливать перемену настроения собеседника. То же можно сказать и про приемы посетителей. Их можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные можно проводить:

1.      за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет наладить личный контакт;

2.      за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы. За ним лучше принимать провинившихся работников.

         Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя, работник понял свою вину.

         Другим важным фактором в общении является межличностное пространство – как близко или далеко собеседники находятся по отношению к друг другу. Социальный статус руководителя также играет большую роль в определении личного пространства. Межличностное пространство исходя из видов отношений бывает:

1.      Интимное расстояние (до 0,5 м) – соответствует интимным отношениям, и используется в общении с близкими людьми.

2.      Межличностное расстояние (0,5 – 1,2 м) – для разговора друзей с соприкосновением или без соприкосновения друг с другом. На таком расстоянии люди общаются на вечеринках, официальных приемах, дружеских встречах или на работе. Если руководитель хочет наладить с коллегой или партнером менее официальный контакт, он использует это расстояние.

16

3.      Социальное расстояние (1,2 – 3,7 м) – для неформальных социальных и деловых отношений, причем верхний предел более соответствует формальным отношениям. Как правило, это расстояние и соответствует длине стола в кабинете у руководителя, где он проводит небольшие совещания, что позволяет ему сохранять формальную обстановку.

4.      Публичное расстояние (свыше 3, м) – оно уместно при обращении к большой группе людей, например при выступлениях в аудиториях и на собраниях.

           Вот некоторые правила, которые можно вывести исходя из вышесказанного. Чтобы люди чувствовали себя комфортно при общении, надо всегда соблюдать дистанцию. Единственное исключение из этого правила – это пространство, обусловленное социальным положением человека. Например, генеральный директор крупной фирмы любит проводить уик-енды, ловя рыбу вместе со своими подчиненными. На рыбалке они могут вторгаться в личные и даже в интимные зоны друг друга. Но на работе директор будет держать своего приятеля на социальной дистанции. Это неписаный закон социального разделения. Руководители могут использовать метод вторжения в личное пространство, если хотят получить от сотрудника информацию, которые могут по каким-то соображениям ее скрывать.

          При проектировании рабочего места следует упомянуть о факторах, влияющих на повышении статуса и властности руководителя. Это размер кресла и его аксессуары, высота стула и расположение его относительно другого человека. Высота спинки кресла повышает или понижает статус сидящего. Чем выше спинка, тем выше статус. Поэтому руководители предпочитают располагаться в кожаном кресле с высокой спинкой.                                            Вращающиеся кресла придают  их владельцам тоже больше властности, чем стулья с фиксированными ножками.  Низкий диван для посетителей. Телефон вертушка. Дорогая пепельница, стоящая вне досягаемости посетителя, что

17

создает для него неудобство при тушении сигареты. Несколько лежащих папок на столе с надписью «Совершенно секретно». Развешанные на стенах фотографии, дипломы, сертификаты, подтверждающие награды и квалификацию хозяина кабинета. Изящный дипломат с кодовым замком. Большие массивные портфели обычно носят те, кто выполняет всю работу.

     Все это повысит статус руководителя, придаст больший вес в глазах окружающих, поможет более эффективно общаться и влиять на других.

ВЫВОД

            Проектирование рабочего места руководителя является – важнейшим инструментом организации работы руководителя в целом. От того насколько правильно, органично, комфортно оно будет, во многом зависит  производительность труда и результаты работы.

         При проектировании, необходимо синтезировать и применять знания в области эргономики, дизайна интерьера, философии.

         Необходимо обеспечить работу руководителя необходимым инструментарием и техникой, соответствующей последним требованиям.

         Совершенствование информационных технологий предполагает необходимость компьютерной техники и оргтехники на рабочем месте.

        Компьютерные программы позволяют сделать процесс работы  наиболее безбумажным, конфиденциальным и динамичным.

       Использование невербальных способов общения и расположения предметов в офисе позволяет наиболее комфортно и безболезненно проводить общение с коллегами, партнерами, подчиненными. Повысить статус руководителя, более эффективно общаться и выполнять поставленные задачи.

5. Аллан Пиз «Язык телодвижений».

18

2.1.   П Р О Е К Т   РА Б О Ч Е Г О    М Е С Т А   Р У К О В О Д И Т Е Л Я

(ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ)

        Во второй части курсовой работы будет проведена практическая работа по проектированию рабочего места руководителя на  примере действующего предприятии города Калуги. На месте уже существующего кабинета, будет разработан паспорт рабочего места и предложен руководителю в качестве нового, улучшенного проекта рабочего места.

       Требуется. Разработать паспорт рабочего места по должности руководителя.

      Разделы. 1. Назначение и общая характеристика.

                      2.  Планировка рабочего места.

                      3.  Функции и задачи управления.

                      4.  Регламентирующая информация.

                      5.  Мебель и оборудование.

                      6.  Технические средства.

7.      Загрузка рабочего места.

8.      Условия труда.

9.      Оплата труда.

10. Охрана труда и техника безопасности.

11. Социальные льготы.

12. Критерии эффективности труда.

     Методические указания.

1.       Разработку паспорта следует начать со сбора необходимой информации на предприятии.

2.       Следует обосновать рациональное размещение  и схему планирования рабочего места, используя книги и справочники.

6. Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ –2-е изд., доп.

19

Методика разработки паспорта рабочего места включает такие этапы:

1.      Анализ литературы, типовых проектов, посещение передовых офисов.

2.      Расчет потребности в площадях, оборудовании, технических средствах.

3.      Разработка технического проекта, заказ мебели и оборудования, проведении ремонта помещений, монтаж мебели, разработка документов.

4.      Внедрение паспорта рабочего места.

За основу был взят существующий кабинет руководителя. (Приложение№1)

              Паспорт рабочего места директора малого предприятия.

1. Назначение и общая характеристика рабочего места.

    Предприятие ООО «Энерготехснаб» по производству  технических средств  и   оборудования.

Структурное подразделение – руководство.

Рабочее место директора.

Категория персонала – руководитель.

2. Планировка рабочего места директора предприятия (Приложение №2).

3. Функции и задачи управления.

3.1      Управление стратегией развития.

3.2      Организация системы управления.

3.3      Управление персоналом и социальным развитием.

3.4      Управление экономическим развитием.

3.5      Управление финансами и бухгалтерским учетом

3.6      Управление трудом и зарплатой.

3.7      Управление маркетингом и сбытом.

4. Регламентирующая документация.

4.1     Устав предприятия.

4.2     Договор учредителей.

4.3     Философия предприятия.

20

4.4     Правила внутреннего трудового распорядка.

4.5     Положения об оплате труда.

4.6     Штатное расписание.

4.7     Контракт директора.

4.8     Должностная инструкция директора.

5.   Мебель и оборудование.

Рабочий стол 120*180 см – 3 шт.

Стол для компьютера 80*80 см – 1 шт.

Уголок R 80 см. – 1 шт.

Книжный шкаф – 1 шт.

Кресло директора – 1 шт.

Кресла для посетителей – 3 шт.

Мягкий уголок – 1 шт.

Журнальный столик – 1 шт.

Стулья кабинетные – 10 шт.

Сейф металлический – 1 шт.

6.    Технические средства.

        Персональный компьютер – 1 шт.

        Принтер – 1 шт.

        Коммутатор внутренней связи – 1 шт.

        Телефонный аппарат – факс – 1 шт.

        Письменная доска – 1 шт.

        Кондиционер бытовой – 1 шт.

        Канцелярский набор «Органайзер»  - 1 шт.

        Папки деловые – 20 шт.

7.    Загрузка рабочего места.

       Нормативная общая трудоемкость

       Трудоемкость выполнения основных функций.

       Производственные командировки.

21

      Отпуска и регламентируемые перерывы.

       Норма управляемости.

       8.  Условия труда.

      Общая площадь – 30 м.

      Площадь на одного сотрудника во время совещания – 2м.кв.

      Санитарные условия – нормальные.

      Норма освещенности –200 лк.

      Средняя температура – 20 С

      Уровень влажности – до 50 %

      Уровень шума – не более 50 дб.

      Цвет помещения – светло бежевый.

9.   Оплата труда.

      Должностной оклад.

      Премия.

      Ежегодная премия.

10.  Охрана труда и техника безопасности.

      Инструкция по охране труда.

      Инструкция по эксплуатации технических средств.