Теория управления

4. Какую цель преследует каждый из нормативных документов: ЕГСД, ГСДОУ, Типовая инструкция? Как это определяет характер документа, его практическое использование?

 

В 1956 г. Было принято постановление  правительства о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). ЕГСД носит комплексный характер, т.е.  включает не только вопросы  делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и техническому оснащению. В общей части определяются задачи разработки нормативного документа, устанавливается сфера его применения и правовой статус. Здесь подчеркивается, что единые принципы работы с документами и совершенствование документации и документооборота выступают условием разработки основ информационного обеспечения при автоматизации информационных процессов.

В основном содержании тематических разделов можно выделить четыре группы проблем:

1. Унификация и стандартизация документов;
2. Рациональная организация работы с документами (основные разделы этой части: рациональная организация документооборота; регистрация документов и построение справочного аппарата; организация контроля за исполнением документов; составление номенклатур и формирование дел; подготовка документов к последующему хранению и использованию);
3. Организация труда делопроизводственного персонала;
4. Механизация и автоматизация производственных процессов

Раздел «Подготовка служебных  документов», построенный на старых стандартах не может быть использован  в практике создания документов. В  настоящее время при оформлении документации должны учитываться требования стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.

Разделы ЕГСД, в которых  заложены основы организации работы с документами, актуальны и по сей день, так как принципы организации  документооборота остаются неизменными, несмотря на существенные изменения, связанные с компьютеризацией делопроизводства. В разделе «Рациональная организация документооборота» сформулированы такие принципы организации движения документопотоков, как  целенаправленное регулирование движения документов, их оперативное прохождение, единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки документов.

В разделе «Регистрация документов»  основное внимание уделено карточной  форме регистрации. В настоящее  время многие учреждения используют РКК (регистрационная-контрольная карточка) (также и в электронном варианте), так как она содержит наиболее полную и важную информацию о документе.

В разделе «контроль исполнения документов» установлены основные принципы контроля, его технология (с использованием РКК), определены сроки исполнения документов, даны рекомендации по формированию сроковой картотеки.

Особое внимание заслуживает  положение раздела «Составление номенклатур дел и формирование дел», так как они сохраняют свою значимость и по сей день. Закреплено обязательное использование рекомендаций раздела, в котором предлагается методика составление номенклатуры дел (ее форма дана в приложении), устанавливаются правила индексации дел и формирование документов в дела.

Актуальны в настоящее  время и рекомендации раздела  «Подготовка документов к последующему хранению и  использованию», в котором  освещаются вопросы экспертизы ценности документов к дальнейшему хранению, передачи их в архив, устанавливаются  основы организации и деятельности экспертных комиссий.

Востребованными сегодня  остаются рекомендации ЕГСД  по формированию структуры и функций основного структурного подразделения ДОУ – канцелярии.

Практическую значимость представляют и приложения к ЕГСД, которым относятся: примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; типовое положение о  канцелярии и типовые должностные  инструкции; форма РКК; формы сведений по контролю исполнения документов; форма  номенклатуры дел; примерный перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; примерный  перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения; формы описей дел, акт о выделении к уничтожению документов и дел, обложки дел.

Таким образом, ЕГСД по большей  части не утратила своего практического  значения. Однако в конце 1980-х гг. возникла необходимость пересмотра ЕГСД и формирования новой, более  современной концепции в связи с прошедшими изменениями в области использования новых информационных технологий и с расширением международных контактов. Эти пробелы были отчасти восполнены при переработке ЕГСД и создании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) -1988 г.

В настоящее время это  основной общегосударственный нормативно-методический документ, который представляет собой  совокупность правил, устанавливающих  единые  требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях; он носит рекомендательный характер. Таким образом, основные цели ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современной технологии сбора обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ состоит из общих  положений и четырех тематических разделов:

1. Документирование управленческой деятельности
2. Организация работы с документами
3. Механизация и автоматизация работы с документами
4. Служба документационного обеспечения управления.

Раздел «Документирование  управленческой деятельности» в  свою очередь включает четыре части:

1. Состав управленческих документов;
2. Унификация и стандартизация управленческих документов;
3. Оформление управленческих документов (эти нормы в настоящее время устарели);
4. Составление текстов управленческих документов.

В разделе «Организация работы с документами» содержаться рекомендации по рациональной организации документооборота, созданию информационно-поисковых  систем, контролю исполнения документов, их подготовке к передачи в архив. Особенное содержание данного раздела совпадает с содержанием соответствующего раздела ЕГСД. Их различия связаны со спецификой  применения средств автоматизации при работе с документами. Во-первых, предполагается включение в схемы маршрутов движения документов всех пунктов ручной и автоматизированной обработки документов; во-вторых, в ГСДОУ рассматриваются правила создания информационно-поисковой системы, ориентированной на использование традиционных методов и автоматизированных средств.

В разделе «Служба документационного  обеспечения управления» определяется значимость делопроизводственной службы. В отличии от ЕГСД, рассматривающей только организацию канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретарь руководителя. В разделе формируются основные задачи служб, требования к их должностному составу, нормативному обеспечению.

В число приложений к ГСДОУ  входят: примерный перечень документов, подлежащих утверждению; примерный  перечень документов, на которых ставится гербовая печать; правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм; форм номенклатуры дел; перечень типовых сроков исполнения документов; форма обложки дела постоянного и временного сроков хранения; примерная структура текста должностной инструкции для работника службы ДОУ. Эти приложения могут быть использованы в практической деятельности и в настоящее время.

Таким образом, ГСДОУ –  система менее жесткая, чем ЕГСД, содержащая необходимый минимум  требований, - явилась новой, более  высокой ступенью в работе с документами, она до сих пор обеспечивает единство процессов документирования.

В 1992 г. Государственной архивной службой Российской Федерации  была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах  РФ (новая редакция дотируется 201 г.), устанавливающая единый порядок  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти и  служащая основой для разработки индивидуальной инструкцией по делопроизводству. В инструкции получили развитие основные положения ГСДОУ. Этот документ в большей степени отражает современное состояние дел  сфере ДОУ. Инструкция имеет следующую структуру:

1. Общие положения;
2. Документация федерального органа исполнительной власти;
3. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов;
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;
5. Правила оформления документов;
6. Организация документооборота и исполнения документов;
7. Поисковая система по документам;
8. Контроль исполнения документов;
9. Организация документов в делопроизводстве;
10. Порядок передачи документов на хранения в архив;
11. Приложения.

Принципиальные положения  ГСДОУ и Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство с использованием компьютерной технологии.

 

 

10. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ОАО «Русьимпорт» №354-12       12.06.2010

 

ОАО «Русьимпорт» - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

№354-12 - регистрационный номер документа;

12.06.2010 - дата документа;

 

 

20. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а). ген.директор  Подпись Рузников Н.И.     

б). О приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2010

в). Согласовано 12.04.10

     Ст.Менеджер    Подпись        Крицкий М.Р.

 

А)  Генеральный директор Личная подпись Н.И.      Рузников

Б) Приглашение на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2010

В) СОГЛАСОВАНО

Старший менеджер Личная подпись           М.Р.Крицкий

12.04.10

 

 

26 Исходя из предложенной ситуации определите соответствующий вид документа (-ов), охарактеризуйте их:

а). заседание кафедры русского языка и литературы

б). разъяснение пунктов постановления

в). Оперативное извещение  филиала компании о приезде делегации

 

а) Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов"

Протокол оформляется на основании  записей, которые ведутся во время  заседания. В тех случаях, когда  заседание стенографируется или  проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания  должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в  существе обсуждаемых вопросов зависит  качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы  по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов и другие документы, переданные в процессе заседания (все по 1 экземпляру).

Б)

В) Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.

 

34. Исключите неверный вариант (в каждом пункте) и обоснуйте ваш выбор:

а). прием конвертов, проверка правильности адресования, вскрытие конвертов и проверка вложении, предварительное рассмотрение (сортировка, разметка), , рассмотрение документов руководителем (резолюция)

б). письмо-просьба, письмо-приказ, письмо-приглашение, письмо-рекламация

в). наименование организации, заголовок, резолюция, отметка о наличии приложений, адресат