Учетная политика предприятия

     Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

     Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной  деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

     Во  всех применяемых ведомостях указывается  месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

     Схема документооборота в пределах этой формы  учета выглядит следующим образом:

     Схема 1. - Документооборота

     Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

     Проверенные и принятые к учету документы  систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными  ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

     Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

     Рисунок 1. Мемориальный ордер

     По  операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

     В организациях, в которых по объему операций не требуется составления  накопительных ведомостей, корреспонденция  счетов указывается на отдельных  мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

     Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее  следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных  документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

     Мемориальные  ордера подписываются главным бухгалтером  или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета  – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

     Данные  мемориальных ордеров переносятся  в главную книгу, в которой  каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне  счета отражаются данные о хозяйственных  операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Рисунок 2.- Главная книга

     Таким образом, схема документооборота при  мемориально-ордерной форме учета  представляется следующим образом:

Схема 2. - Документооборота при мемориально-ордерной форме учета

     Преимуществами  мемориально-ордерной формы учета  являются простота и наглядность  ее учетных регистров. В то же время  при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

     Вследствие  этого была разработана более  совершенная –журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

     В основе этой формы бухгалтерского учета  лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

     Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

     Записи  в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых  для управления финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

     При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы выглядит следующим образом.

     Таблица 1. – Регистры синтетический и  аналитический учета

     Кроме учетных регистров рекомендуются  следующие формы разработочных  таблиц:

     Таблица 2. – Регистр заработной платы

     В виде исключения по некоторым видам  счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут  быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в  конце месяца составляться оборотные  ведомости.

     Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

     Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости  применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические  показатели сложно получить непосредственно  в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

     Итоговые  данные журналов-ордеров в конце  месяца переносятся в главную  книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

     Главная книга открывается на год и  служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

     В главной книге данные о текущих  оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты  по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции  с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

     Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и  кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

     При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость  в составлении шахматной контрольной  ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

     Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 3.

     Схема 3.- Первичные документы

     Запись  в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

     При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

     Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».

     Корректурный  способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию  счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

     Сущность  корректурного способа состоит  в том, что ошибочный текст  или сумма зачеркивается и  над зачеркнутым (или под зачеркнутым  – в зависимости от имеющихся  возможностей) пишется правильный текст  или сумма.

     Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

     Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

     В бухгалтерской практике часто встречается  выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

     Нормативными  документами порядок производства записей «сторно» не определен.

     Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

• сальдо (остаток) на начало месяца;
• обороты за месяц;
• сальдо на конец месяца.

     Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

     Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную  ведомость. Расчет заработной платы  бухгалтер производит на основании  табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).

     Расчетная ведомость – это учетный регистр. За май она выглядит следующим  образом (в скобках указаны номера балансовых счетов).

     Таблица 3 – Расчетная ведомость

     На  основании расчетной ведомости  составим оборотную ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:

     Таблица 4 – Оборотная ведомость

     Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.

     Теперь  представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских  проводок:

     Дебет 44 Кредит 70

     – 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);

     Дебет 70 Кредит 68

     - 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;

     Дебет 70 Кредит 76