Управление  сбытом нефтепродуктов при помощи системы "Парус"

В одном из подразделений  «Татнефти», компании «Татойл-Сервис», построена автоматизированная система  управления сетью многопрофильных  и территориально распределённых АЗС  на базе программных продуктов компании «Парус». Внедрение системы обеспечило эффективное управление сетью, повысило прозрачность всей деятельности компании. Значительно возросли оперативность получения информации для управления процессами производства и управления, получение оперативных данных о запасах, расходе и поставках топлива. Ведение оперативного и бухгалтерского учёта реализовано в единой информационной базе, своевременно сдаётся отчётность (внешняя и внутренняя), чётко отслеживается выполнение договоров. Обеспечиваются учёт и информационная поддержка в части строительства и реконструкции АЗС и пр. Снизилась трудоёмкость, повысились качество и оперативность работы служб, надёжность и устойчивость ведения бизнеса в целом.

О компании-заказчике

ООО «Татойл-Сервис»  было создано в феврале 2000 года и является эксплуатирующей организацией в структуре ОАО «Татнефть» — одного из ведущих предприятий топливно-энергетического комплекса России.

Среди основных направлений деятельности «Татойл-Сервис»  — реализация горюче-смазочных материалов компании «Татнефть» через сеть АЗС в Московской и Тверской областях и строительство и реконструкция АЗС, принадлежащих «Татнефти».

Кроме того, «Татойл-Сервис»  осуществляет техническое обслуживание всех автозаправочных комплексов, поддерживает в надлежащем состоянии прилегающие территории, сдаёт в аренду торговые помещения, входящие в состав АЗС.

С 2000 года сбытовая сеть в Московской и Тверской областях выросла в четыре раза. Сегодня  компания управляет круглосуточной работой более 90 АЗС. Эффективное  оперативное управление сетью многопрофильных и территориально распределённых АЗС позволило сделать бизнес компании более устойчивым. Не случайно ООО «Татойл-Сервис» — один из крупнейших налогоплателыциков Московской области.

Основные  задачи проекта

Главной целью проекта стало построение такой информационной системы, которая позволила бы эффективно управлять растущей сетью АЗС и увеличить эффективность инвестиций «Татнефти» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов.

Головная компания «Татнефть», одобряя проект построения комплексной информационной системы для «Татойл-Сервис», обозначила приоритеты и основные функции, которые должна обеспечивать КИС. Приводим их ниже.

По компании в целом:

1. давать возможность эффективно управлять растущей сетью АЗС в единой информационной среде;
2. получать данные о расходах и доходах по бизнесу в целом и в разрезе каждой АЗС с учётом рентабельности и структуры затрат;
3. осуществлять детальный постатейный анализ деятельности предприятия с предоставлением в головной офис систематических отчётов по статьям расходов и доходов;
4. увеличить эффективность вложений компании «Татнефть» за счёт снижения затрат эксплуатирующей компании на реализацию нефтепродуктов;
5. унифицировать и оптимизировать процесс взаимодействия различных подразделений компании;
6. создать единую информационную платформу, поддерживающую процесс принятия управленческих решений.

В рамках деятельности по эксплуатации АЗС:

1. получать полную информацию о движении нефтепродуктов на автозаправочных станциях;
2. рассчитывать оптимальный объём заказа на дополнительную поставку топлива для каждой АЗС на основе данных по остаткам на утро;
3. формировать заказы на поставку топлива и прогнозировать будущие продажи;
4. консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты;
5. создать единое информационное поле для оперативного и бухгалтерского учёта, синхронизировав данные по бизнес-процессам.

Основная проблема заключалась в том, что информация в компании циркулировала в нескольких, практически не пересекающихся потоках, своих информационных полях. Оперативные  данные поступали в диспетчерскую  в результате телефонных опросов  и обобщались в таблицах, по которым принимались управленческие решения по снабжению. В бухгалтерском учёте эта информация находила отражение лишь по прошествии двух недель, а то и более.

В рамках деятельности «Татойл-Сервис» по реконструкции  и строительству АЗС целевое  финансирование данного направления осуществляет «Татнефть», поэтому ставилась следующая задача: с помощью информационной системы обеспечить получение данных по комплексному анализу финансирования проектов:

1. анализ планового и фактического исполнения проектов;
2. авансовые платежи по договорам подряда (ожидаемые и исполненные);
3. размеры дебиторско-кредиторской задолженности по каждому проекту в разрезах «субподрядчик» и «АЗС».

Кроме того, необходимо было наладить поток оперативной  информации об остатках материалов и оборудования на складах и их резервирования по проектам; свести в одну базу информацию о целевом использовании средств, количестве проектов, строительных площадок, подрядчиков, складов с материалами.

Выбор системы 

«Высокая динамика бизнеса ОАО „Татойл-Сервис" и жёсткая конкуренция на рынке дистрибуции нефтепродуктов привели высший менеджмент компании к пониманию того, что необходимо построить КИС, позволяющую решать задачи полномасштабного управления и контроля», — отмечает Вячеслав Веялко, заместитель генерального директора по эксплуатации ООО «Татойл-Сервис». Если в 2000 году количество автозаправочных станций составляло лишь 20, в 2002 году — 68, то на начало 2005 года — 90.

На первом этапе  построения сети АЗС управлять движением  нефтепродуктов можно было и «вручную». Но при увеличении количества АЗС объём данных, связанных с учётом работы станций, достиг критической точки. Потребовалась автоматизированная система, которая стала бы единой информационной платформой, объединяющей все бизнес-процессы компании и позволяющей управлять движением горюче-смазочных материалов через сеть АЗС. Специалисты «Татойл-Сервис» приступили к рассмотрению функциональных возможностей различных систем, в том числе западных. Важно было не только принять верное решение по выбору ПО, в том числе в плане соотношения «цена — качество», но и обеспечить оперативное внедрение системы и её дальнейшую поддержку и развитие.

Аргументы в пользу «Паруса»

Выбор ПО «Парус»  во многом был обоснован наличием у компании успешного опыта выполнения аналогичных проектов. ИТ-решения, связанные с организацией учёта и управления нефтепродуктами, специалисты «Паруса» реализовали к тому времени уже в нескольких крупных нефтяных компаниях.

Для представителей «Татойл-Сервис» была проведена  презентация результатов проекта в ОАО «ЛУКОЙЛ-Севернефтепродукт». Среди преимуществ было отмечено:

1. отражение в системе учёта движения нефтепродуктов;
2. наличие журнала отгрузок по каждой автозаправке;
3. составление протокола деятельности АЗС с оперативной первичной информацией;
4. наличие в системе управления «Парус» специализированного модуля для автоматизации розничной торговли нефтепродуктами.

Модуль  «Розничная торговля нефтепродуктами» позволяет:

1. проводить сбор и проверку сменных отчётов с автозаправочных станций, получать отчёты в электронном виде из различных систем автоматизации АЗС;
2. вести порезервуарный учёт движения нефтепродуктов на АЗС в разрезах времени заправки, вида нефтепродукта, номера колонки и пистолета, покупателя, лицевого счёта покупателя, номера карты, вида расхода, вида оплаты, а также отгрузки, температуры, объёма, плотности, массы, цены, суммы;
3. вести учёт взаиморасчётов с покупателями за наличные деньги, по ведомостям и кредитным картам;
4. вести учёт реальных и «книжных» остатков топлива на автозаправочных станциях и нефтебазах, в том числе учёт нефтепродуктов и материалов, помещённых на ответственное хранение и полученных на комиссию.

Ведение оперативного и бухгалтерского учёта осуществляется в единой информационной системе. Сама система управления «Парус» базируется на промышленной СУБД Огаclе, что позволяет надёжно работать с большими объёмами информации.

Результаты  проекта

Эксплуатация  деятельности АЗС, оперативный  учет

Решена задача оперативного сбора информации о  деятельности АЗС. Ежедневно в автоматическом режиме в офис «Татойл-Сервис» по сотовым модемам поступает полная база данных с каждой АЗС, включая информацию о приходе и продаже топлива, товаров и услуг, остатках топлива в резервуарах и т. д. Данная задача решается с помощью АСУТП АЗС «БУК ТS-G» (продукт компании ЗАО «Нефтепродукттехника»), осуществляющей управление технологическими процессами на АЗС, формирование баз данных, их автоматическую пересылку в офис и загрузку в ИСУ «Парус».

Сергей Вахминцев, генеральный директор ЗАО «Нефтепродукттехника»: «Программное обеспечение АСУТП «БУК ТS-G» разработано с учётом всех требований к современным системам автоматизации АЗС. Система ориентирована на использование как на небольших АЗС, так и на крупных заправочных комплексах. АСУТП поддерживает работу с кассами, уровнемерами, обеспечивает приём различных видов оплаты, в том числе по талонам со штрихкодом, магнитным, смарт- и электронным картам (платёжным и дисконтным), продажу товаров и услуг, реализует двухсторонний обмен информацией между АЗС и офисом».

Специалисты «Татойл-Сервис»  готовы ежедневно к 13.00 представлять в управляющую (ООО «Татнефть  — Москванефтепродукт») и головную компании отчёты об объёмах реализованного за сутки топлива в разрезах видов  топлива, оплаты (топливные карты, ведомости, наличные деньги), включая скидки, а также сведения по поставке топлива.

Оперативная информация, поступающая с АЗС, расставила новые  акценты в работе диспетчерской  службы. На сбор данных, которые поступали  в «Татойл-Сервис» по телефонам  и факсам, ранее уходило семь-восемь часов. С внедрением автоматизированных технологий перешли на работу с электронной информацией. Благодаря такому подходу в несколько раз возросла скорость передачи данных и их обработки. Кроме того, было сведено к минимуму количество ошибок при вводе оперативной информации, что привело и к уменьшению расхождений между бухгалтерским и оперативным учётом (ранее на корректировку сведений специалисты диспетчерской и бухгалтерской служб тратили два-три дня).

В результате диспетчеры смогли сосредоточиться на решении ключевых задач — формировании заказа на поставку топлива и эффективном управлении движением машин, которые осуществляют круглосуточную поставку топлива на АЗС.

«Час простоя некоторых АЗС по причине несвоевременной поставки топлива может привести к потере выручки до 60 тыс. рублей в „пиковое" время. Поэтому важно наладить по этому направлению бесперебойную работу», — говорит главный диспетчер ООО «Татойл-Сервис» Ольга Новосадова.

На базе информации, которая консолидируется в ИСУ  «Парус», специалисты в автоматическом режиме ведут учёт реализации нефтепродуктов в двух единицах измерения — литрах и тоннах, поскольку бензин продаётся в литрах, а отчёты перед комитентом составляются в тоннах. Такие отчёты готовятся ежемесячно. Ранее на их составление требовалось восемь рабочих дней, теперь затрачивается не более пяти.

Ежедневно из АЗС  в группу учёта реализации поступает  информация об объёмах проданного топлива, сопутствующих товаров и услуг. С помощью системы можно увидеть построчно каждую отгрузку, сведения о количестве отпущенной клиенту продукции в разбивке по видам оплаты, остатках.

В ИСУ «Парус»  ежемесячно поступает информация и  из процессингового центра, где консолидируются  данные по продажам нефтепродуктов клиентам ООО «Татойл-Сервис» по топливным картам на АЗС, принадлежащих «Татнефти» и другим компаниям ЕКА, МТК и расположенных в различных регионах. Система позволила в автоматическом режиме готовить документы по отпуску нефтепродуктов в разрезе клиентов, по эксплуатирующим организациям, которые осуществили отпуск топлива, по видам топлива с указанием скидки. Решена задача массовой печати документов (накладных, счетов-фактур, актов сверки). С момента получения данных о 200 клиентах до этапа получения напечатанных подборок документов, включая отработку в оперативном и бухгалтерском учётах, проходит пять часов. При ручной обработке информации на это требовалось несколько дней.