Управление сбытом нефтепродуктов при помощи системы "Парус"

Система также  позволяет жёстко отслеживать взаиморасчёты с клиентами по объёмам отпускаемого топлива в рамках оговорённых в договоре авансовых отгрузок (лимитов).

С переходом  на ПО от «Паруса» стала по-настоящему прозрачной работа с договорами. Группа учёта договоров ведёт работу с компаниями, которые предоставляют услуги (электроэнергия, охрана, связь, вывоз мусора) для обеспечения деятельности АЗС. База насчитывает более 800 договоров. В системе отражаются все шаги по исполнению каждого договора с момента подписания, например, получение счёта, его утверждение, планирование платежа, создание платёжного документа, отражение фактического платежа, создание бухгалтерских проводок. В системе автоматически формируются плановые платежи, счета-фактуры, распоряжения на оплату, накладные и т. д.

Информация по исполнению договоров доступна для просмотра всем отделам. При этом система позволяет увидеть пошаговое исполнение договора в графическом отображении, с образовавшимися связями, историей происхождения документа и при этом в удобной для визуального восприятия форме. Для специалистов ПЭО собираемая информация важна с точки зрения оценки затрат на содержание той или иной АЗС.

Эксплуатация  деятельности АЗС, бухгалтерский  учет

Внедрение современных  технологий прежде всего позволило  решить задачу по синхронизации данных оперативного и бухгалтерского учёта. Сведения из ежедневных сменных отчётов АЗС отрабатываются в бухгалтерском учёте. Специалисты ведут в системе учёт и контроль за движением нефтепродуктов по АЗС, формируют акты списания (оприходования), недостачи (излишков).

Бухгалтерский учёт стал абсолютно прозрачным: движение финансов и ТМЦ по каждой операции можно проследить от первичного документа  до бухгалтерской проводки. В системе  отражаются все типы первичных документов — акты выполненных работ, счета-фактуры  — и основные этапы работы с ними. Кроме того, в любое время можно получить информацию о размере денежных средств на расчётном счёте, отследить их движение в рамках утверждённого бюджета.

Информационная  система управления «Парус» позволила  получать оперативную информацию о размерах дебиторско-кредиторской задолженности и вести гибкую политику в этом направлении. Возросла оперативность расчётов с покупателями, за счёт чего компания ожидает увеличения оборачиваемости активов.

Как для управляющей  и головной компаний, так и для сторонних организаций автоматизированная система стала надежным источником оперативной бухгалтерской информации для разнообразных отчетов и планов:

1. отчётов по затратам и доходам всего общества в целом с детализацией по отдельным статьям и каждой АЗС;
2. формирования бюджета компании (ранее на подготовку требовалась неделя, теперь — два дня) и отчётов о его исполнении;
3. ежемесячных отчётов комиссионера;
4. отчётов в 32 налоговые инспекции Подмосковья;
5. отчётов в администрации подмосковных районов (например, об объёмах реализации нефтепродуктов на их территории или об уровне доходов специалистов ОАО «Татойл-Сервис» для составления социальных программ);
6. отчёты для Госкомстата;
7. отчёты для Антимонопольного комитета Москвы и Московской области (например, о реализации нефтепродуктов в разрезе марок бензина и цен).

Ранее на сбор информации с территориально распределённых АЗС  требовалось от нескольких дней до недели. Сегодня сроки сократились  в три раза.

Важно отметить, что сотрудники «Татойл-Сервис»  практически перестали работать сверхурочно. Про авральный режим в две-три смены забыли не только в обычные дни, но и в период сдачи отчётности. В системе с большими объёмами информации одновременно работают более 40 сотрудников компании.

Реализован автоматизированный обмен информацией с системой «клиент-банк» (около 5 тыс. документов в месяц), что позволяет соблюдать жёсткий регламент по исходящим платежам и в автоматическом режиме регистрировать входящие платежи.

Реконструкция и строительство АЗС

Теперь посмотрим на результаты, полученные в ходе этой части проекта.

Внедрение системы  позволило:

1. организовать учёт строительных работ и движения средств, упорядочив отношения между заказчиком, подрядчиком и агентом;
2. избежать ошибок в планировании поступления денежных средств от инвестора и сроков выполнения договоров;
3. контролировать весь бюджет строительных работ;
4. исключить возможность возникновения перерасхода средств по отдельным договорам подряда и объекту в целом;
5. осуществлять контроль за дебиторской и кредиторской задолженностью;
6. анализировать предстоящие затраты до начала строительства или реконструкции объекта и оптимизировать их;
7. полностью учитывать распределение материалов по складам и строительным объектам.

«Информационная система позволила готовить оперативные отчёты для руководства компании и инвестора по взаиморасчётам с подрядчиками строительных работ в разрезе дат, объектов, сроков исполнения договорных обязательств», — утверждает Джемал Багатурия, заместитель генерального директора по строительству и реконструкции ООО «Татойл-Сервис».

Основные  характеристики проекта 

Автоматизированы  процессы управления компанией в  следующих сферах: финансовой, сбытовой, материально-технического снабжения.

В процессе реализации проекта были внедрены следующие  модули:

1. «Управление закупками, складом и реализацией» в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
2. «Управление финансами» — в дирекции, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций (6 лицензий, пользователей — 9 + 4);
3. «Розничная торговля нефтепродуктами» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе учёта реализации, диспетчерской службе (11 лицензий, пользователей — 14 + 4);
4. «Бухгалтерский учёт» — в коммерческом отделе, бухгалтерии, ПЭО, группе текущих операций, АХС, группе учёта реализации, группе строительных операций, группе учёта ТМЦ, группе учёта договоров (28 лицензий, пользователей — 30 + 4);
5. «Дизайнер пользовательских интерфейсов» — в диспетчерской службе (5 лицензий, пользователей — 2 + 4).

С каждым модулем  в рамках работы по расширению базового функционала работает часть сотрудников  отдела ИТ (4 человека).

Некоторые технические параметры

Система обрабатывает до 10 млн документострок в год. В сети работают 5 серверов (один выделен для работы системы «Парус» — 2 х Р4 2,6 ГГц, RАМ 4Гб, 4 х 70Гб SСSI) и 65 компьютеров. В системе «Парус» — 41 пользователь. Размер базы — 67 Гб. Скорость сети — 100 Мbрs. Для работы с системой «Парус» используются компьютеры с процессорами Intel — Се1еrоn и Реntium 4 с оперативной памятью от 128 Мб до 1 Гб.

Перспективы

В результате сотрудничества корпорации «Парус» и ОАО «Татнефть» родилась идея разработки нового инструмента  для мониторинга и анализа деятельности эксплуатирующих организаций. Предполагается, что такой инструмент, представляющий информацию в наглядной, графической форме, позволит быстро обнаруживать проблемы или вскрывать источники дополнительной прибыли в деятельности эксплуатирующих организаций. Фактически это система поддержки принятия решений (СППР). Мониторинг деятельности предполагается вести по стандартным разрезам — финансовому (объём продаж, измеренный через объём пролива, и оборачиваемость капитала), клиентскому, производственному и кадровому.

«Как мониторинг будет выглядеть на практике, можно  представить на примере такого показателя, как оборачиваемость капитала. Общеизвестно, что на АЗС должен быть достаточный  запас топлива. Если оно закончится — это прямые потери, но если на АЗС его избыток — это замороженный капитал. Посредством мониторинга в системе можно визуально контролировать количество топлива на каждой заправке. Цвет индикатора для каждой АЗС показывает уровень запасов. Например, если запас меньше, чем на сутки, — красный; больше, чем на сутки, — зелёный; больше, чем на двое суток, — жёлтый», — так видит реализацию данного блока Алексей Казарезов, коммерческий директор ЦКР корпорации «Парус».

На сегодняшний  день данное решение — пока только модель, но специалисты «Паруса» надеются довести её до промышленной эксплуатации. Пока остаётся открытым один из самых важных и сложных вопросов — разработка системы показателей, которая базируется на соответствующих методах учёта и управления.

Специалистам  «Татойл-Сервис» в ближайшей перспективе предстоит построить автоматизированную систему, позволяющую консолидировать данные еженедельного мониторинга цен на рынке АЗС и объёмные показатели розничных продаж для принятия оперативных решений по изменению розничных отпускных цен на нефтепродукты.