Организация системы закупочной деятельности розничного торгового предприятия

Организация системы закупочной деятельности розничного торгового предприятия. 

Введение

Тема курсовой работы является актуальной,т.к. закупочная деятельность является одной из основных коммерческих функций  торговых организаций.Она заключается в приобретении товаров,предназначенных для их последущей реализации.

Правильная организация закупочной деятельности не только способствует удовлетворению потребительского спроса,но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска,связанного с отсутствием сбыта товаров. 

Работа по закупкам товаров состоит из следующих операций:

1.Изучение и прогнозирование покупат ельского спроса.

2.Определение потребности в товарах.

3.Выявление источников товаров и выбор поставщиков.

4.Установлени е хозяйчтвенных связей споставщиками.

5.Контроль над исполнением договоров. 

Изучение и прогнозирование покупательского спроса является необходимым условием эффективного использование маркетинга для успешной коммерческой работы по закупочным товарам. 
 
 

1 Понятие и содержание закупочной деятельности предприятия. 

1.1 Понятие закупочной деятельности предприятия.Основные этапы.

  Этапы процесса закупок на предприятии: 

1. Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат). Добываются, анализируются и оцениваются данные о поставщике (параметры бюджета, предложения, подготовленные спецификации, невыполненные заказы, справочные списки потребителей). 

2.  Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции. В графике предусматривается время: 

на подготовку спецификаций;

на запросы продавцу;

на оценку и анализ, отбор, переговоры и заключение обязательств;

на утверждение проектной документации поставщика;

на изготовление и отгрузку к месту получения.

3.  Разработка предварительного графика закупки на основании известной требуемой даты поставки. Для этого устанавливается дата начала и завершения той или иной работы по формированию плана закупок, определяются важнейшие этапы этой работы. Затем следует организовать получение информации от поставщика по каждому виду продукции. 

4.  Размещение объявлений о подаче предложений. 

5.  Оценка предложения. 

6.  Окончательные переговоры. 

7. Составление документации. 

8.  Поставка и контроль качества. 

9.  Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств. 

      Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция. 

            Показатели,   характеризующие  деятельность  службы  закупок предприятия: 

-совокупный торговый оборот;

-общий объем закупок;

-закупочные цены на продукцию;

-средние цены на закупаемую продукцию;

-размеры отдельных (единичных) закупок;

-затраты на оформление и передачу заказов на поставку;

-количество запросов на оферты (приглашения выдвигать условия поставок);

-количество договоров на поставку;

-количество сотрудников службы закупок;

-количество поставщиков;

-условия платежа;

-условия поставки;

-аккуратность поставок;

-количество поставок за определенный период времени;

-срок поставок;

-надежность поставок.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок: 

-анализ рынка;

-изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. -Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

получение и оценка предложения поставщика;

выбор поставщика;

согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

размещение заказа;

делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

установление единой политики в отношениях с поставщиками;

выработка методов учета продукции;

сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;

ускорение оплаты продукции;

экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

отбор, классификация и анализ данных, необходим! тх лля поиска альтернативного вида продукции;

прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;

анализ ценности и возможностей поставщика;

разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на статус службы закупок на предприятии: 

объем закупаемой продукции и сопутствующего обслуживания. Значительная доля закупок в общих расходах предприятия подчеркивает важность функции закупок для логистической системы предприятия;

особенности приобретаемой продукции. Приобретение комплексных компонентов или необходимость широкого применения подрядных отношений представляют собой трудную задачу для сотрудников службы закупок;

ситуация на рынке продукции, жизненно важной для функционирования предприятия. Если на рынке доминируют продавцы, то значимость службы закупок повышается. Планирование закупок сырья -- планирование общего количества основных и значимых видов сырья, необходимых для производства конечной продукции в конкретные периоды времени (обычно по неделям).

1.2 Этапы работы с потенциальными поставщиками.

Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

конкурсные торги

изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.

посещение выставок и ярмарок

письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и переговоры поставщиков с потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) -- распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае закупок сырья, материалов, комплектующих на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны поставщику, так как он получает представление об условиях работы с потребителем, а также выгодны потребителю, так как он совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

реклама

разработка тендерной документации, которая инструктирует участников тендера о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров и услуг, устанавливает критерии для оценки предложений и определяет условия будущего контракта

публикация тендерной документации

приемка и вскрытие тендерных предложений

оценка тендерных предложений, которая ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Например, члены тендерного комитета рассматривают только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации, а также не вступают в переговорах с участниками торгов.

подтверждение квалификации участников торгов

предложение и присуждение контракта

В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), включающие в себя следующие реквизиты:

наименование товара

количество и качество товара

условия и срок поставки,

условия платежа

характеристику тары и упаковки

порядок приемки - сдачи

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить условия. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты. При обращении потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам вместо запроса высылается заказ.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Второй этап выбора поставщика - анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании основных критериев:

стоимость приобретения продукции или услуги

качество обслуживания -- соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки

удаленность поставщика от потребителя

сроки выполнения текущих и экстренных заказов

наличие у поставщика резервных мощностей

организация управления качеством у поставщика

психологический климат в трудовом коллективе поставщика

риск забастовок у поставщика

финансовое положение поставщика, его кредитоспособность

Основными критериями выбора поставщика являются стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и неимеющую денежного выражения стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников, например:

собственное расследование

местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители официальных органов

банки и финансовые институты

конкуренты потенциального поставщика

торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата

информационные агентства

государственные источники (регистрационные палаты, налоговая, лицензионная служба)

Западные фирмы для сбора информации, как правило, прибегают к услугам специализированных агентств, которые готовят справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Отечественные предприятия в основном полагаются на собственную информацию. В любом случае, при несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Поэтому при сборе информации для снижении риска необходимо пользоваться несколькими источниками информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой информации, а также использовать хотя бы один независимый источник информации (т.е. незаинтересованный в возможных последствиях использования предоставленной им информации).