Басшылық ұғымы

1.      Мақсатты бағыт рөлі мұнда топ міндеттерін таңдау және оны орындау мүмкіндігін ойластыру көзделеді.

2.      Сүйемелдеуші бағыт рөлі мұнда топтың іс-әрекетін сүйментеу мақсаты қойылады. Американдық басқарушылар мақсатты рөлдік, ал жапондықтар мақсаттық және сүйемелдеуінің рөлдерді орындайды.

Топтағы іс-әрекеттің түрлері:

-  мақсатты рөлі, мәлімет іздестіру, пікір жинау, мілімет алу, пікір айту, талқылау үйлестіру, көтермелеу өлшемдерді белгілеу орындаушылық сезімін білдіру.

8 ТАҚЫРЫП

МЕНЕДЖМЕНТТЕГІ РЕТТЕУЛЕР МЕН БАҚЫЛАУ ҚЫЗМЕТІ

I – БАҚЫЛАУ ҚЫЗМЕТІ

1.      Бақылаудың табиғаты мен мақсаты

2.      Бақылау типтері

3.      Бақылаушының жауапкершілігі

4.      Бақылау схемасы

5.      Тиімді бақылаудың сипаттамасы

6.      Бақылауды мәліметтер мен қамтамассыз ету.

1.      Бақылаудың табиғаты мен мақсаты.

              Басқару процесі әрқашан сәтті бола бермейді. Адамдарды өзіне қатысты құқықтар мен міндеттерді қабылдай бермейді. Басшылар  адамға қойылған меқсатты әрдайым дәлелдеп түсіндіре алмауы мүмкін.

              Ұйымдастыру қоршаған орта жағдайының өзгеруіне қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы өзінің ойына қойған мақсатына жеткенін анықталуы үшін өз қатесін және қызметшілерінің қатесін байқауы үшін бақылау қажет.

              Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, талдаудан және басқарудың келесі цикілінде қажетті іс-әрекеттерді айқындау мақсатқа оны белгіленген бағдарлама бойынша салыстырудан тұрады.

              Бақылау – бұл ұйымның мақсатына жетуін қамтамассыз ету процессы. Бақылау бұл қолда не барын және де не болу керектігін ұдайы салыстыру, яғни бақылау тек қана тексеру емес.

Ұйымының қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылауының маңызы зор. Бақылау болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез-келген топтың қызметін біріктіру мүмкін болмайды. Бақылау ұйымының қажеттілігі, көмескі жайттардан толық сенбеушіліктен туындайды.

Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайының пайда болуын алдын ала сақтандыруға да байланысты.

              Ұйым ішіндегі жағдайды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде түзетіп дұрыс арнаға салмаса кейіннен оны қалпына келтіру қиынға соғады.

              Бақылау қызыметі: - Бұл проблеманы айқындауға мүмкіндік беретін әр туындаған проблеммалар ұшырамай тұрып ұйым қызыметіне тиісті өзгерістер енгізетін басқару сипаты. Осыдан 3 мың жыл бұрын қытайдың дана кітаптары И Цзинге (өзгеріс кітабы) басқару кітабы пайда болмай тұрып былайша жазылған: Ақылды адам табысқа қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағы да солай істейді. Егер қатесін сезіне, оны ол қайталамайтын болады.

Бақылауды жүзеге асырудың қажеттілігінің басты себептерінің бірі сол, кез келген ұйым қажеттілігін дер кезінде таба білуі әрі оның ұйының алдындағы мақсатына нұқсан келмей тұрып дұрыс арнаға бағыттай білуде.

2 Бақылау типтері мен принциптері

Бақылау басқарудың маңызды әрі күрделі қызметі, еңбек өнімділігін қызметкерлердің ынта – жігерін артырудың басты құралы.

Бақылаудың басты принциптерінің бірі – бақылау тұтастай қамтылуы тиіс.әрбір басшы және оның көмекшілері өзінің тікелей жауапты міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.

Бақылаудың келесі принципі – ол басқару принципін негізгі элемент болып саналады. Басқа қызметтерді одан бөлек қарастыруға, немесе қарсы қоюға болмайды.

Тиімді бақылаудың басты принциптері – жүйелік және жан-жақтылық бақылаудың мақсаты – тексеру барысында тек кемшілікті алып қана қоймай сондай-ақ оны жою немесе түзету шараларын құрастырудың зор маңызы бар.

Бақылаудың негізгі 3 түрі бар –

1.      Алдын ала, күнделікті, қорытынды.

Алдын ала бақылау – Мұндай бақылауды жүзеге асырудың негізгі құралдары белгіленген ережелерді процедураларды және тұрыс-жүріс линиясын жүзеге асыру. Жүріс-тұрыс ережесі мен линиясы жоспарды орындауды қамтамассыз ету жасалатындықтан, оны мүлтіксіз сақтау – бұл жұмыстың белгіленген бағытта дамитындығына көз жеткізудің әдісі. Осы секілді егер қызмет міндеттері айқын жазылса, мақсат бағынышты қызметтерге нақты түсіндірілсе, басқарудың әкімшілік аппаратына білікті адамдар алынса осының барлығы кәсірорынның ойлаған мақсатта жұмыс істеуі мүмкіндігін арттыра түседі.

Алдын ала бақылау 3 салада – адамдар, материалдық және қаржы ресурстары тарапында жүзеге асырылады.

Адам ресурстары саласындағы алдын ала бақылау – белгілі бір қызмет міндеттерін орындауға қажетті кәсіптік біліммен шеберлігі мұқият талдау және біршама дайындығы мен біліктілігі  бар адамдарды таңдау арқылы жүргізіледі.

Көптеген ұймда адам ресурстарын алдын ала бақылау жұмыскерлерді жалдағаннан кейін де, жұмысқа баулу арқылы оларға негізгі міндеттеріне кіріспе бұрын тағы да нені үйрену қажетілігін білуге мүмкіндік береді.

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық ресурстарды алдын ала бақылауында – материал сапасының стандарттарға сәйкестігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жан күні, жарамдылығы анықталады.

Қаржы ресурстарын алдын ала бақылаудағы маңызды буыны – бюджет (ағымдағы қаржы жоспары), мұның өзі де жоспарлау қызметін жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Бюджет алдын ала бақылаудың механизімі болып саналады.

Күнделікті бақылау Қ.Б. – жұмыс барысында жүзеге асырылады, оның объектісі көбінесе бағынышты қызметкерлер ал мұны жүзеге асырушы тікелей басшы. Бағынышты адамдардың жұмысын ұдайы тексеру, белгіленген жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқуға жол бермейді.

Қ.Б. нақты жұмысты орындаумен бір мезетте жүргізілмейді. Оның өзі орындалғаннан кейінгі нақты нәтиженің өлшемін білуге, ойланған мақсатқа жетуге негізделеді.

Қ.Б. жүзеге асыру үшін бақылау аппаратарына ақпараттар, яғни кері байланыс қажет.

Кері байланыс жүйесі – алынған нәтижелер туралы деректер кері байланыстың қарапайым мысалы  басшының қарамағындағы адамның қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабарын айтуға болады. Кері байланыс жүйесі басшыға көптеген күтпеген проблеммаларды айқындауға, соған сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылған мақсаттан ауытқуы дер кезінде болдырмауға мүмкіндік береді.

Қорытынды бақылау – Мұның екі маңызды қызметі бар.

Бірінші қызметі – егер жоспарларға қажетті ұқсас жұмыстарды алдағы уақытта атқару ұсынылған жағдайда, Қ.Б. басшыға ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

Нақты алынған нәтиже мен талап етілетін нәтижені салыстыру арқылы басшының жоспарларының қаншалыұты дәл

Жасалатындығын бағалауға мүмкіндік береді. Мұның өзі, сонымен қоса пайда болған проблеммалар туралы ақпарат алуға, сөйтіп болашақта мұндай проблеммалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

Екінші қызыметі мотивацияға – ықпал етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтермелеуді белгілі бір нәтижелік деңгейімен байланыстырған болса ондай жағдайда әрине, нақты қол жеткен нәтижені дәл әрі әділетті бағалау қажет.

Сонымен кез келген жобаның және кезеңдегі жұмыстың аяқталу нәтижесін бақылау артқа сондай-ақ алға зер салудың, әрі келесі сұрақтарға жауап берудің негізі болуы тиіс:

-         Біз нені үйрендік? Келесі жолы қалайша басқаша істеуге болады.

-         Белгіленген мекеден ауытқу себебі неде? – жаңа мақсаттарға жоқ үшін қандай тоқтамға кіру қажет.

3.Басқарушының жауапкершілігі

                            Бақылаудың қатаң тәртібі тек төменгі қызметкерлерге қатысты емес. Сонымен қатар басшы да өз міндеттерінің қалай орындалып жатқаны туралы есеп беруі тиіс.

Әрбір орындаушы өзінің өндірістік ісіндегі кәсіптік деңгейіне жауап береді. Ал әрбір басқарушы көптеген адамдарға жауап береді.

Басқарушының жауапкершілігінің міндеттері.

Артық қысым                                              оның бір саусағы (сұқ саусағы)                

Кінәлісіз                                                       кімді  кінәләғысы

Кімнің таңдауы?                                          келетіндігін, ол үшін саусағы

Кімнің нұсқауы?                                                                      кінәні өзіне қарай

Кімнің бақылауы?                                       аударатындығын көрсетеді  

Сонда мынадай сұрақ туады:

1.      Өз міндетерін нашар орындайтын осындай адамдарды кім таңдады?

2.      Кім оған нұсқау береді? Ол қалай берілді?

3.      Оның жұмысына тиісті бақылау жүргізқілді ме?

Басшылық жақсы болатын жағдайда неге нашар нәтиже алынады? Үш пунктегі сұрақтардын жауап алғаннан кейін “кінәләйтын” саусақты бүгуге болмайды. Мұндайда басбармақ артақ қысым көрсетудің табысқа жетудің керек еместігін ескереді.

Бақылау схемасы.

Бақылау процесі 3 кезеңнен тұрады: стандарттар мен критерилер жасау, оларды нақты нәтижелермен саластыру енгізілетін қажетті түзетулерді қабылдау.

Стандарттарды пайдаланатын барлық стандарттар ұймның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс. Бақылау ұймның стандарт ретінде пайдалануға болатын мақсаттың маңызды 2 ерекшелігін атап көрсетуге болады. Олар уақыт аясының байланысымен, сол уақыт аралығындағы жұмыстың орындалуымен сипатталады, солар арқылы жұмыстың орындалу дәрежесін бағалауға болады.

Бақылау процесінің бірінші кезеңі.

                                                           Стандарттарды белгілеу                                                     

                                                           Нәтижелік көрсеткіштерін жасау.                                         

Нәтижелік көрсеткіштер түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл көрсеткіштер сандық өлшемге келмейтін мақсаттар мен міндеттері бар. Мұндай жағдайда арнайы тексеру, сұраку салу арқылы жұмыскерлердің рухани деңгейі мен хал-ахуалы туралы мәлімет алуға болады.

Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру.

Поцестің екінші кезеңі, сол арқылы менеджер қол жеткен нәтижелердің алдын ала күтетін нәтижелер мен сәйкес келуін, әрі стандартқа сай келуін немесе одан ауытқуын айқындайды. Бақылаудың осы кезеңде тиісті баға беріліп, оның өзі тиісті шешім қабылдауға шешім қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, мәліметтің берілуін анықтау және оны бағалау.

Бақылау процесінің екінші кезеңі.

Алынған нәтижелерді стандарттар мен салыстыр.

Ауытқу ауқымын белгіле.

Ерекшелік ауқымын белгіле Ерекшелік принципін пайдалан, нәтижесін өлше.

Стандарттар және нәтижелер туралы мұқият хабарла.

Жоғарғы буын басшы мүмкіндігін бейнелейтін ауытқуды, сол арқылы алынған нәтиженің белгіленген нәитжеден ауытқу қауіп-қатер туғызбауы тиіс. Шағын бизнесмендер де жылай істеуі мүмкін, алайда оларды ауытқу ауқымы шамалы болады.

Бақылау процесінің үшінші кезеңі.

Жүріс – тұрыстың қолайлы линиясын таңдау.

Ештеңе қолданбау, аытқуды жою, стандартты қайта қарау.

Егер нақты нәтижені стандарт пен салыстырғанда көздеген мақсатқа жеткені айқындалса, онда ештеңе қолданбауды ұсынады.

Ауытқу байқалған жағдайда, сол ауытқудың себебі анықталса, онда ұйымды жоспарлаған жеке қайтару жазаларын қолданып ауытқуды жояды.

Стандарттар жоспарларға негізделеді, ал мұның өзі болашақ болжамы ғана болып саналады, сондақтан стандарттар нақтылы болмаса, онда жоспар да, стандартта қайта қаралады (көбейтеді немесе кемітеді).

Бақылаудың экономикалық тиімділігін арттыру үшін ерекшелік принципі бойынша бақылау тәсілі қолданады, мұндайды стандарттар едәуір ауытқу байқалғанда ғана бақылау жүйесі іске кіріседі.

Нәтижелерді өлшеу – бақылаудың қиын да, қымбатқа түсетін элемент. Бақылау жүйесі тиімді әркет ету үшін міндетті түрде тиісті жұмыскерлерге белгіленген стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет.

Бұл мәліметтер дәл болуы, уақытында келіп түсуі және де қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы тиіс. Стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болуы керек.