Бухгалтерские и финансово-аналитические инфрмационные системы на предприятии

3.1 Бухгалтерские комплексы

Первые бухгалтерские  системы представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ.

В настоящее время комплексы  используются, прежде всего, для автоматизации  складского учета, учета затрат на производство и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные  и средние предприятия с большим  оборотом хозяйственных средств, многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно  выделить: “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма  “Фолио”), “Торговый склад” (фирма  “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1 С – зарплата” (фирма “1 С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский  комплекс представляет собой несколько  программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, «подводящей итоги» мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление  в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой  бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились  так называемые мини-системы или  мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам  самой разной квалификации. К данному  классу относятся программы, предназначенные  главным образом для бухгалтерий  с численностью 1-3 человека без явной  специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы  на малый бизнес, реализуют функции  ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить  и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых  предприятиях основной объем работ  приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: “Интегратор-Соло” (фирма “Инфософт”); “ДиаСОФТ BALANS” (фирма “Диасофт”); “АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма “О’Стрим”); и другие.

3.2 Комплексные или интегрированные  бухгалтерские системы

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских  ИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились  комплексные или интегрированные  бухгалтерские системы, такие, как  “ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию  в 50-60 человек. К этому классу относятся  программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций  и разделов. Интегрированные бухгалтерские  ИС в основном ориентированы на средний  бизнес и служат для работы на одном  компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При  этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные  пакеты фирм ПАРУС (“Парус-предприятие” – вариант для крупных и  средних предприятий), ИНФОСОФТ (“Интегратор”), “Интеллект Сервис” (“БЭСТ” – для  комплексной автоматизации предприятий), “Ланкс” (“Суперменеджер”), “Диц” (“Турбобухгалтер”) и других.

Данный класс бухгалтерских  систем относится к системам, которые  легко настраиваются на специфику  ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут  работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных  работников. Поэтому подобные системы  занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют  широчайшие возможности ведения  бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных  современных информационных технологий они обеспечивают:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;
• ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;
• регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – “от проводки” и “от первичного документа’. В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
• формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;
• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;
• сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельностью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); путем закрытия от изменений всех данных за определенный период; с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
• введение многовалютного бухгалтерского учета;
• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

3.3 Западные системы

Среди финансово-экономического программного обеспечения на российском рынке особое место занимают западные системы. Они демонстрируют комплексный  подход к управлению финансами и  бизнесом. Наиболее широко зарекомендовали  себя программные комплексы для  крупного бизнеса, такие, как “Scala”, “Sun System”, “Platinum”, “SAP”, “Avalon”, “Triton”.

Западные программные  продукты относятся к классу комплексных  бухгалтерских систем, в которых  учет ведется в режиме реального  времени. Они построены по модульному принципу; основными модулями такой  системы являются:

• Главная книга и Расширенный генератор отчетов;
• Банковская книга;
• Заказчики;
• Поставщики;
• Оформление заказов;
• Расчеты с заказчиками;
• Склад;
• Расчеты с поставщиками.

Основной причиной распространения  западных программ на российском рынке  явилась необходимость ведения  бухгалтерского учета в международных  стандартах. Российские пакеты изначально создавались для российского  рынка и не были предназначены  для расширения своих функций  до ведения западного варианта учета. Западные пакеты с момента выхода их поставщиков на российский рынок  в начале 1990-х гг. сумели успешно перестроиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве они способны поддерживать два варианта учета – западный и российский, однако очень громоздки и сложны для изучения, а также очень дорогостоящи. Российские производители подобных систем мало известны широкой общественности, наиболее известным сейчас является отечественный комплекс “Галактика” (фирма “Галактика”).

бухгалтерский учет интегрированный  информационный

3.4 Финансово-аналитические программы

Дальнейшее развитие возможностей бухгалтерских информационных систем вызвано необходимостью аналитической  обработки учетной информации, накапливаемой  в этих системах и используемой менеджерами  и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных  экономико-математических методов, методов  математической статистики, соответствующих  инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

• анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;
• экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;
• анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;
• расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;
• расчет дополнительных показателей по алгоритмам пользователя;
• одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;
• использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;
• табличное и графическое представление информации.

К ним можно отнести  такие программы, как: “Экспресс-Анализ” (фирма “Телеком-Сервис”); “ФинЭксперт” (фирма “РосЭкспертиза”); “Альт-Финанс” (фирма “Альт”), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consulting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как  самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже  существующими системами в качестве приложения к ним.

Заключение

Теория бухгалтерского учета  является общей основой организации  системы бухгалтерского учета. Она  рассматривает основополагающие принципы бухгалтерского учета, теоретические  учетные категории, отвечающие современному уровню развития экономики.

Учет занимает одно из главных  мест в системе управления. Он отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и потребления, характеризует  финансовое состояние организации, служит основой для планирования и анализа ее деятельности.

Бухгалтерский учет не только отражает хозяйственную деятельность, но и воздействует на нее. Являясь  частью процесса управления, он дает важную информацию, позволяющую контролировать его стратегию и тактику; оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать  результаты финансово-хозяйственной  деятельности организации; устранять  субъективность при принятии решений.

В настоящее время общество переживает очередной этап своего развития – переход к постиндустриальной форме общественно-экономических  отношений. На данном этапе информационные технологии становятся неотъемлемой частью любой формы общественных отношений  – общество переходит от традиционных форм производства к производству знаний, информационных средств. Для успешного  осуществления такого перехода необходимо непрерывное развитие и совершенствование  взаимодействия пользователя (человека) и “машины” – автоматизированной информационной системы. Конечной целью  такого развития должно стать создание системы коммуникаций и единого  всемирного информационного пространства, охватывающего все области деятельности человека во всех уголках земного  шара.

Автоматизированные системы  бухучета обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами, автоматизируя  операции внутри системы и улучшая  качество или поставку конечного  продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в  поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной  информацией, а также проводить  различного рода исследования.

Таким образом, использование  технологий, которые входят в понятие  автоматизированной системы бухучета - залог успешной деятельности на рынке. Только в этом случае ему удастся  избежать “застоя” и постоянно  оставаться на переднем крае научно-производственной жизни общества.

Аналогичным образом должно вести себя и предприятие, желающее иметь устойчивые преимущества перед  конкурентами, ведь ни для кого не секрет, что в современных условиях организация, активно изучающая, внедряющая и  грамотно использующая новейшие информационные технологии, находится в заведомо более выгодном положении на рынке, чем конкурирующие фирмы, не уделяющие  информационным технологиям должного внимания. Руководство предприятия  должно способствовать как развитию материально-технологической базы предприятия (производить закупку, обеспечивать установку современных  информационных технологий), так и  обучению и тренингам персонала. Информационные технологии должны входить  в стратегию развития и управления предприятием. В этом случае затраты  на внедрение информационных технологий/систем и тренинг персонала не только будут окупаться в кратчайшие сроки, но и приносить существенную прибыль.