Финансовая функция

Финансовая функция — это  совокупность необходимых процессов, циклов и подразделений, которые  взятые вместе:

способствуют получению выручки  на всех стадиях с помощью проведения финансового анализа;

управляют расходами с помощью  анализа необходимости закупок, утверждения всех расходов (включая капиталовложения) в масштабе всего предприятия;

следят за имеющимися финансовыми  средствами и обязательствами;

управляют поступлениями и расходованиями денежных средств, включая оплату налогов;

ведут поиск оптимальных источников и условий финансирования;

способствуют проведению бартерных  операций;

осуществляет финансовый анализ проектов на всех этапах;

выполняют работу по составлению бюджета, планированию и прогнозированию  как для предприятия, так и  его подразделений;

учитывают и регистрируют каждую операцию, проводимую предприятием;

способствуют распределению заработанного  сотрудникам и акционерам.

 

Основная роль финансовой функции  состоит в оптимизации использования  предприятием своих ресурсов. В связи  с этим целесообразно:

организовывать работу предприятия  вокруг основных процессов, а не вокруг заданий или людей (наиболее эффективно создание структуры предприятия  вокруг трех-пяти основных процессов  с конкретными результатами работы);

выполнять каждую важную операцию только в одном отделе (сбыта и маркетинга, финансов, кадров и т.д.);

упростить организационную структуру, сократить в ней число уровней (необходимо использовать команды для  управления изменениями — назначить  ответственного (директора проекта) за выполнение каждой работы, который будет отвечать за измеряемые результаты; определить взаимоотношения ответственного и остальных членов команды; поручать работнику не более 6-7 видов работы);

вознаграждать за хорошую работу пропорционально  вкладу работника в прибыль предприятия (это будет поддержкой в реорганизации и, в конечном счете, будет способствовать увеличению прибыли предприятия);

информировать и обучать всех работников;

не бояться экспериментировать (поскольку не существует никакой  правильной «науки реорганизации», настоящая наука — найти то, что заработает на данном конкретном предприятии).

 

При проверке эффективности существующей финансовой функции предприятия  или создании новой традиционными  являются следующие вопросы:

 

Какой должна быть роль финансовой функции предприятия?

 

Как измерять ее эффективность?

 

Как следует организовать финансовую функцию?

 

Какие изменения необходимо ввести в существующую организацию?

 

Как следует распределить ответственность  в новой организации?

 

Сколько времени необходимо и имеется для внесения указанных изменений?

 

Хорошо поставленная финансовая функция  необходима для успешной работы в  условиях жёсткой деловой конкуренции  и позволит предприятию добиться ощутимых материальных результатов. Правильно  организованная финансовая функция предприятия минимизирует возможности злоупотреблений на рабочем месте и мошенничества. Потенциальные выгоды могут значительно превосходить издержки реорганизации. В результате реализации проекта по оказанию технической помощи в совершенствовании финансового управления на восьми российских предприятиях их выгоды составили от 200 до 5 000 тыс. долл. США.

 

Плохо поставленная финансовая функция  может привести к значительным затратам. Перечислим основные отрицательные  последствия при неудовлетворительной организации финансовой деятельности.

 

Сбои в системе управления предприятием:

без систематической и полной информации об имеющихся финансовых ресурсах и  обязательствах предприятие может  потерять до 20% своих активов;

«искаженная» калькуляция затрат может привести к неверным решениям по ценообразованию;

расходование средств не скоординировано  с поступлением средств;

могут возникать инфляционные потери и незаработанные проценты;

могут появляться затраты, которых  можно было бы избежать, и многое другое.

 

Ограниченные инвестиции: при отсутствии четкой и эффективной финансовой функции предприятию трудно привлечь надежного иностранного/национального  стратегического инвестора. Финансовая функция играет ключевую роль в том, чтобы убедить инвестора, что его средства будут использованы как было запланировано. Это возможно только, если в рамках финансовой функции осуществляется действенный контроль за расходованием средств, проекты тщательно оцениваются на стадии их подготовки, процессы организованы эффективно.

 

Нерегулярные налоговые платежи: без должной постановки документооборота бухгалтеры вынуждены начислять  налоги и составлять финансовую отчётность на основе искаженных калькуляций прибыли  и затрат. В результате реорганизации  финансовой функции предприятия бухгалтерия регулярно планирует налоговые платежи.

 

Управление ростом: без четкого  определения роли и результатов  работы финансовой функции развивающиеся  компании часто распадаются или  переживают периоды тяжелого финансового  кризиса. Финансовая функция наиболее эффективна, когда сферы компетенции отделов не пересекаются. Четкое разделение обязанностей помогает выявить проблемы с персоналом и его подготовкой, а также определить внутренние и внешние риски, связанные с деятельностью предприятия, которые могут возникнуть в связи с расширением его деятельности.

 

 

Следует производить реорганизацию  финансовой функции на предприятии  вокруг основных финансовых процессов. Процесс — это последовательность заданий или процедур, которые  в совокупности облегчают завершение операции.

 

Создание организационной структуры  именно вокруг процессов необходимо, поскольку:

процессы, а не функции, должны определять или определяют характер работы организации;

процессы, взятые в совокупности, делают возможным завершение операций;

процессы усовершенствуются с  течением времени, однако они изменяются не так стремительно, как другие ресурсы организации;

основополагающие процессы организации  продолжают жить после того, как  уволился отдельный менеджер или  сотрудник;

руководство и сотрудники зачастую ограничены неоптимальными процессами.

 

В конечном итоге, финансовый процесс, а не функция, должен связывать смежные  задания на производство продукта или  оказание услуги покупателю, поставщику, финансовому учреждению или руководству.

 

Все необходимые финансовые процессы должны быть поставлены при учреждении/реорганизации  финансовых служб. Процессы являются ключом к созданию эффективной финансовой структуры. Потоки информации в процессе должны быть по возможности просты. Данные должны поступать к тем людям, кому эта информация действительно необходима. Если процесс поставлен верно, то реальный уровень затрат минимален, не происходит дублирования усилий и возникновения конфликтов при пересечении зон влияния.

 

Типичная организационная структура предприятий государств-участников СНГ приводит к нечеткому распределению ответственности, конфликту интересов и неэффективности.

 

Общие проблемы, обусловленные существующей структурой:

Руководству приходится обращаться во многие подразделения, чтобы получить полную информацию по конкретному вопросу: пример: информацию о дебиторской задолженности можно найти в финансовом отделе, отделе экспорта, коммерческом отделе (продажи по бартеру).

 

Некоторые важные функции не выполняются, что приводит к неэффективности управления: пример: анализ расходов, анализ денежных потоков, сбор дебиторской задолженности.

Неопределенность в разделении обязанностей и ответственности  между отделами может привести к  ненужным конфликтам между ними и  к тому, что никто не будет заниматься отдельными вопросами: пример: бухгалтеры не проводят определенных сверок по операциям, поскольку считают, что эту работу должен выполнять отдел сбыта.

Данные, предоставляемые руководству, зачастую несовместимы и неоднородны  от отдела к отделу и по времени: пример: на одном предприятии отгрузка продукции покупателям в пределах СНГ регистрировалась двумя отделами, экспортным отделом и финансовым отделом; пример: информация по сбыту, имеющаяся в коммерческом отделе, обычно неполная или искажена.

Однородные задачи выполняются  отделами независимо и по-разному, в  то время как следовало бы выполнять  их согласованно и единообразно, в  связи с чем подрывается эффективность  как получаемых данных, так и результатов: пример: утверждение продаж часто происходит в различных местах предприятия: в коммерческом отделе, отделе сбыта, в офисе руководства высшего звена, финансовом отделе.

Ответственность не всегда сочетается с полномочиями: пример: руководство  среднего звена часто получает конкретные задания, однако некоторые руководители могут не захотеть работать вместе, поскольку они «не были информированы генеральным директором».

Некоторые нефинансовые функции выполняются  в рамках финансовой структуры, тем  самым снижая эффективность финансовой функции: пример: на одном предприятии руководство отгрузкой продукции осуществлялось финансовым отделом.

Сроки документооборота редко соблюдаются, что приводит к возникновению  опасности штрафов и взысканий  за неправильное исчисление налогов  и к финансовым потерям в ходе текущих операций: пример: бухгалтеры зачастую не в состоянии закрыть счета в конце месяца, поскольку другие отделы не представили необходимых документов.

Чисто бухгалтерские функции часто  превалируют над финансовой функцией — бухгалтеры в конечном счете несут ответственность перед государственными органами и на все другие отделы смотрят как на менее важные: пример: обычно финансовая функция слабо развита и не является основной на предприятии. В результате налоговые соображения и вопросы отчетности доминируют над принятием решений.

Финансовые учреждения часто недовольны количеством действующих подразделений  и заинтересованных третьих сторон: пример: платежи часто приходят от многих сторон (поскольку банковский счет может быть заморожен), таким образом, банк должен связываться с несколькими отделами различных организаций.

Ни один менеджер не ведет целенаправленной работы по направлению и координации  финансовой деятельности.

Бухгалтеры цехов отчитываются перед руководителем цеха и не являются независимыми, тем самым они заинтересованы в обслуживании потребностей своих цехов, а не всего предприятия.

Покупатели и поставщики не имеют  единой точки для контактов.

 

Деятельность, осуществляемая в рамках плохо работающей финансовой функции, может привести к финансовой катастрофе предприятия (табл. 1).

 

Это лишь часть примеров того, к  каким последствиям может привести неэффективная финансовая функция. Как правило, указанные проблемы вместе и приводят к банкротству.

 

К десяти наиболее общим причинам банкротства предприятий относятся:

длительное непогашение векселей и дебиторской задолженности;

неправильное ценообразование;

расточительное расходование средств;

чрезмерная кредиторская задолженность;

недостаток оборотных средств;

ограниченный акционерный капитал по сравнению с заемными средствами;

чрезмерные капиталовложения в  основные средства;

плохое управление денежными потоками;

предоставление чрезмерных скидок;

политика продажи в кредит.

 

Всех этих проблем можно бы было избежать при нормально работающей финансовой функции.

 

Таблица 1

Последствия плохо работающей финансовой функции предприятия 

 

 

 

Финансовый отдел американского/европейского предприятия более консолидирован по сравнению с финансовым отделом  на типичном предприятии государств-участников СНГ. Хотя и полезный зарубежный опыт напрямую не может быть использован предприятиями государств-участников СНГ, этот опыт, очевидно, следует рассматривать в качестве ориентира в долгосрочной перспективе. Выводы, которые можно сделать из зарубежного опыта, приемлемые для работы предприятий государств-участников СНГ уже сегодня, состоят в следующем:

на каждом предприятии должен быть создан финансовый отдел;

трех отделов — планирования, бухгалтерского учета и финансовый — достаточно для эффективного выполнения финансовой функции;

главный бухгалтер должен официально отчитываться перед генеральным  директором, но работать в тесном контакте с финансовым директором;

хотя юридический отдел напрямую подотчетен генеральному директору, он должен работать в тесном контакте с финансовым директором по вопросам обеспечения необходимой юридической поддержки при структурировании сделок;

отдел информационной технологии должен быть подотчетен финансовому директору, так как деятельность этого отдела сосредоточена на бухгалтерских и финансовых аспектах работы предприятия.

 

Результаты от изменений возникают  уже по ходу процесса, однако полная значимость реорганизации будет  выявлена в конце. Наиболее значительные результаты достигаются с течением времени по ходу развития и роста предприятия, когда появляется необходимость и проявляются все возможности новой финансовой функции.

 

Этап 1 предстоящей реорганизации  — понять принципы организации финансовой функции.

 

Процессы на каждом предприятии  можно объединить в четыре «цикла»:

цикл расходов: покупка товаров  и приобретение услуг от сторонних  организаций;

цикл производства: использование сырья и материалов, рабочей силы и добавленной стоимости  для производства конечного продукта;